もう契約書管理は迷わない —電子でも紙でも一元管理できる新サービス登場

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電子契約への移行の過渡期において、どうしても発生してしまう「紙の契約書」。これをユーザーがクラウドサインに取り込んで一元管理できる、新しいオプションサービスの提供をはじめます。

お待たせしました!「書類インポート機能」をリリース

クラウドサインを導入し、主要顧客との契約を電子契約に移行しても、それ以外のまだ電子契約に慣れていない契約相手から、

「弊社は社内規程で契約書への押印は印鑑と決められていますので」
「うちは法務部門が『電子契約は判例がまだないから判断できない』と煮え切らなくて…」

といった抵抗に遭い、紙の契約書が発生してしまうことはあると思います。

こうして紙の契約書が1件でも生まれ続ける限り、紙の契約書を管理するための台帳・ファイルシステムを更新することに。いったいいつまで電子と紙の多重管理に苦しめられることになるのか? そう疑問に感じながら、紙契約書の管理台帳を更新し続けている担当者様は少なくないはずです。

書類インポート機能がついにリリース。ユーザーの皆様にはお待たせしました。

この度、クラウドサインに追加された「書類インポート機能」は、そんな契約書管理の悩みを一気に解消する新しいサービスです。「紙と印鑑」で締結しPDF化した契約書を、お客様ご自身でクラウドサインにインポートでき、電子契約と一緒に一元管理 できます。

これにより、クラウドサイン導入以前に紙と印鑑で締結していた契約書の検索もシームレスにできるのはもちろん、契約内容のデータ化、契約の更新・解約漏れに対してのアラート設定も可能に。

最大のポイントは、80%のシェアですでに電子契約のスタンダードとなりつつあるクラウドサイン上で契約書を一元管理できるようになった、という点です。「紙だけでなく電子契約にも対応」したサービスはあっても、いつまでも紙の契約書管理の発想を原点としていては、近い将来電子契約が過半を超えた時に、大きなツケを回すことになると考えるからです。

アップロードファイルは複数選択も可能

CSVアップロードで書類情報の一括編集も可能に

この「書類インポート機能」のリリースに合わせ、クラウドサイン有料プランユーザー向けの新たな機能として、「書類情報一括編集機能」も追加いたしました。

  1. クラウドサイン上に保存されている契約の書類情報(「契約締結日」「契約終了日」「契約金額」など)のすべてを、CSVファイルで一括ダウンロード
  2. 契約を確認しながらCSVファイル上で各書類情報を編集
  3. 再度、編集済みのCSVをアップロード

することにより、クラウドサイン上で一つ一つの契約書を開かずとも、複数の書類情報を一括で編集することができる 機能となっています。

管理/管理書類一覧の右上にある「書類情報の一括編集」ボタンを押し、「CSVダウンロード」を選択

書類情報の整備・拡充により、検索性が向上するだけでなく、税務コンプライアンスの強化にもつながります。

面倒な大量の紙の契約書のデータ化は「クラウドサインSCAN」で代行も可能

「書類インポート機能」で契約書をPDFファイルとして取り込んで、「書類情報一括編集機能」でデータを整備したいのはヤマヤマだが、紙の契約書が大量にあり過ぎて、自社内の人員リソースではやりきる自信も時間もない・・・。

そんなお客様には、面倒な大量の紙の契約書の電子化・データ化の一切をおまかせいただけるサービス、「クラウドサインSCAN」 もご用意しています。

自社内リソースを割くのが難しいお客様には、アウトソーシングサービス「クラウドサインSCAN」をご提案。

私たち弁護士ドットコムと、株式会社うるるBPOをはじめとする提携企業様のパートナーシップにより提供するこのサービスでは、お客様の契約書のボリュームや管理状況に合わせて電子化作業費用をトータルでお見積もりさせていただきます。

セキュリティを特に重視される企業様に対しては、貴社社内に常駐しての電子化作業にも対応していますので、弊社営業担当者までご相談ください。

クラウドサインSCANのお問い合わせ・資料請求はこちら

新サービスの申込みは「プラン確認」画面から

書類インポート機能は有料のオプションプランとなります。ご利用は、「プラン確認」画面の「オプション」の項目の中から「書類インポート機能」からお申し込み ください。

書類インポート機能のご利用申込みは、画面からダイレクトにできます。

インポートや一括編集の具体的な方法、料金の計算等につきましては、

をご確認ください。

さあ、もう紙の契約書も迷わず、クラウドサインに取り込んでしまいましょう。

画像:
Elnur / PIXTA(ピクスタ)

(橋詰)