PDFに電子署名するやり方とは？確認方法も解説

契約書の電子化を検討している方の中には、PDFに電子署名する実際のやり方を知りたい方もいるでしょう。当記事では、Adobe社のAcrobatまたはAcrobat Readerや電子契約サービスを利用してPDFに電子署名するやり方を解説します。電子署名済みのPDFから電子署名を確認する方法も解説しますので、電子契約による契約書の電子化を検討している方は参考にしてみてください。

PDFに電子署名を付与する際に必要なツール

PDFに電子署名を付与する際に必要なツールは主に2種類あります。一つはPDF作成・編集ツール、もう一つは電子契約サービスです。

PDF作成・編集ツールの代表的なものとしては、Adobe社のAcrobatやAcrobat Readerが挙げられます。これはPDF文書の作成、編集、そして署名の追加が可能なソフトウェアで、直接署名を付与することができます。

一方の電子契約サービスはビジネスシーンで広く利用されている電子署名ツールです。電子契約サービスは、ユーザーがクラウド上にアップロードしたPDFに電子署名を付与できます。また、電子契約サービスは、電子署名の有効性や文書の完全性を保証する強固なセキュリティ機能を備えている傾向があります。

これらのツールはそれぞれ特徴やメリットがあるため、自社の状況や利用者のニーズに合わせて選択するのがよいでしょう。

PDFに電子署名を付与するやり方

PDFに電子署名するやり方として、Adobe社の提供するツールを利用する方法と電子契約サービスを利用する方法の2つが挙げられます。それぞれの詳細を解説するので、PDFへ電子署名したい方はやり方をおさえておきましょう。

なお、電子署名がどのようなものなのか知りたい方は「電子署名とは？役割や導入のメリットをわかりやすく解説」もご一読ください。

Adobe社のツールを利用する

AcrobatやAcrobat Readerを利用してPDFに電子署名する際は各ツールの環境設定からデジタル ID を作成する必要があります。電子署名を付与する過程でデジタルIDの作成を求められる場合もありますが、事前に用意しておくのがよいでしょう。

取引相手に電子署名を依頼する場合、Acrobat または Acrobat Reader で PDFを開き、ツールもしくは「電子サインを依頼」を選択すると、受信者の電子メールアドレス入力欄が表示されるため、必要項目を入力して取引相手に電子署名を依頼します。

AcrobatやAcrobat Readerを利用したPDFへの電子署名の方法を詳しく知りたい方はAdobe公式サイトの「PDF ファイルで電子署名を利用する方法 （Acrobat /Acrobat Reader）」を参考にしてみてください。

なお、Adobe Acrobat Readerの場合、無料版は月に最大2件までの電子署名の依頼が可能です。3件以上の電子署名が発生する場合には有償版のツールや他の電子署名方法も検討するのがよいでしょう。

電子契約サービスを利用する

民間企業が提供する電子契約サービスを利用することでPDFに電子署名する選択肢もあります。電子契約サービスとはインターネット等の情報通信技術を利用し、電子ファイルに対して電子データ（電子署名・タイムスタンプ等）を記録して契約締結することが可能なサービスを指します。

従来の紙の契約書の場合、押印や手書きの署名で証拠を残すためにオフィスへ出社して作業をしたり、物理的な印鑑を用意したりといった手間が発生していました。

これに対し、電子契約ではパソコンやスマートフォンを使い、暗号技術を応用した「電子署名」と「タイムスタンプ」を電子ファイルに施すことで、スピーディかつ安全に当事者間の合意の証を残すことができます。

とくに在宅勤務の普及に伴い幅広いユーザーに利用されるようになったのが「事業者署名型電子契約サービス」です。事業者署名型の場合、電子署名に必要なハードウェアをクラウド事業者側が準備するため、ユーザーが電子署名に必要な署名鍵や電子証明書を用意する必要がありません。

「クラウド型電子署名」を利用して電子ファイルで契約締結する方法はサービスによっても異なりますが、PDF化した書類を相手方のメールアドレス宛に送信し、受信したファイルの内容に相手方が同意すれば契約締結するという流れが一般的です。

当社の提供するクラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」もアップロードとメール送信のみで契約締結までの作業を完了することができます。書類の受信者はクラウドサインに登録する必要がないため、取引相手に準備の負担がかかることなく契約締結が可能です。

「クラウドサイン」のサービスの特徴や利用イメージを知りたい方は以下のリンクからサービス説明資料を無料でダウンロードできますので、電子契約サービスを比較検討する際の参考にしてみてください。

PDFに電子署名を付与する際の注意点

PDFに電子署名する場合、次の2点に注意する必要があります。

• 付与できる電子署名の件数に上限が設けられている場合がある
• タイムスタンプが付与されない場合がある

まず、無料のツールや電子契約サービスの無料プランを使って電子署名する場合、電子署名を利用する件数は制限されている傾向があります。無料で利用できるツールやサービスは有料プランに契約する前のお試しの機会として提供されているためです。

また、無料のツールや電子契約サービスの無料プランのなかには、タイムスタンプの付与に対応しておらず、契約書の改ざんに対するセキュリティ対策が十分でないものもあります。無料の電子署名ツールや電子契約サービスを利用する際は、ご自身の利用状況に適しているかどうかを見極めるようにしましょう。

無料で電子署名する方法について詳しく知りたい方は「無料で電子署名する方法と注意点を解説」も参考にしてみてください。

安全性を重視してPDFへの電子署名を行いたい方は電子契約サービスの検討を

電子契約サービスを探している方は、クラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」の利用を検討してはいかがでしょうか。クラウドサインはPDFなどの電子データに電子署名とタイムスタンプを付与することで「誰が」「何を」「いつ」合意したかが証明できる電子契約サービスです。クラウドサインを利用することで電子契約の完全性と真正性がより強固になるため、コンプライアンス強化にもつながります。

クラウドサインは導入社数250万社以上、累計送信件数 1000万件超の国内シェアNo1の電子契約サービスのため、取引先に電子契約による締結を受け入れてもらいやすいというメリットがあります。

クラウドサインではこれから電子契約サービスを比較検討する方に向けて「電子契約の始め方完全ガイド」をご用意しています。「電子契約を社内導入するための手順」や「クラウドサインの利用手順」「よくあるご質問」など、導入前に知っておきたい情報を網羅して解説しているため、導入検討時に抱いている疑問や不安を解消することが可能です。下記リンクから無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

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