契約書の適切な郵送方法は？法的ルールや最新料金まで解説

書留・レターパックプラスの配達方法に関する注意点

書留やレターパックプラスは、受取人への対面手渡しが原則ですが、2024年以降、受取人側の事前の手続きや、宅配ボックスの有無によっては、必ずしも対面で渡されるとは限らないという点に注意が必要です。

書留の場合は、 受取人が専用の依頼書を提出し、一定の条件を満たす宅配ボックスを設置している場合、不在時に限らず宅配ボックスへの配達が行われます。レターパックプラスの場合は、 受取人がWeb等で「指定場所配達に関する依頼書」を提出している場合や、宅配ボックス・鍵付き容器が設置されている場合、不在時には玄関前など指定場所への「置き配」が行われます。

このように、送り主が対面での受け渡しを意図していても、受取人側の設定によっては置き配や宅配ボックスへの配達となり、紛失や情報漏洩のリスクが生じる可能性があります。

紙の契約書を確実に本人へ対面で届けたい場合は、一般書留にさらに270円を追加で支払う「本人限定受取郵便」の特殊取扱を付加する方法が確実です。このサービスを利用すると、郵便物に記載された受取人の本人に限り、運転免許証などの本人確認書類を提示することで郵便物が渡されるため、第三者による受け取りを防ぐことができます。契約書の重要性を鑑み、取引相手の状況も考慮した上で、一般書留や簡易書留、本人限定受取郵便といった選択肢を適切に使い分けることが重要です。

一方で、こうした物理的な郵送に伴う配達方法の複雑さや、意図しない置き配・誤配といったリスクを根本から解消する手段が「電子契約」です。オンライン上で契約締結が完結するため配送自体が不要となり、配達状況の確認や紛失のリスクからも解放されます。郵送が抱えるこれらの課題を解決する電子契約のメリットについては後半で詳しく解説します。

出典：日本郵便株式会社｜書留、日本郵便株式会社｜レターパック、日本郵便株式会社｜本人限定受取郵便、日本郵便株式会社｜置き配

重要書類を郵送する際の注意点

契約書を郵送する際は、単に書類を送るだけでなく、ビジネスマナーと確実性を両立させることが、相手方との信頼関係の構築に必要です。発送前と発送後、それぞれの段階で以下の点を確認しましょう。

発送前の注意点

1. 契約内容の最終確認
   発送する前に、契約書に署名・捺印漏れはないか、日付や金額、条項に誤りがないかを必ず再確認しましょう。内容の正確性は、後のトラブルを避けるための大前提です。
2. 添え状（送付状）の同封
   ビジネスマナーとして、何の書類を（契約書原本2通など）、誰が、何のために送ったのかを明記した添え状を同封します。これにより、相手方は内容物をすぐに把握でき、送り先に対して丁寧な印象を抱きます。
3. 書類の保護と封筒の書き方
   雨や汚れから守るため、書類はクリアファイルに入れてから封筒に入れます。
   封筒の表面には、宛名（会社名、部署名、担当者名）を正確に記載し、左下に赤字で「契約書在中」と明記します。これにより、社内で重要書類として扱われやすくなり、開封までの流れがスムーズになります。
4. （任意）返信用封筒の準備
   相手方に記名・押印後に返送してもらう場合は、相手方の手間を省くため、返送先の住所を記載し、適切な料金の切手を貼った返信用封筒を同封するとより丁寧です。

発送後の注意点

書留やレターパックで発送した後は、必ずその控え（追跡番号）を保管しましょう。そして、日本郵便の「郵便追跡サービス」のウェブサイトやアプリを利用し、配達状況を必ず確認しましょう。特に重要なのは、「配達完了」のステータスを確認することです。万が一、相手からの返送が遅れるような場合でも、この追跡記録を元に「〇月〇日頃に到着しているかと存じますが、ご確認いただけましたでしょうか」と、丁寧かつ具体的な状況確認が可能になります。

こうした丁寧な手続きが、郵送ミスを防ぐだけでなく、取引相手に対する誠意の表明となり、円滑で信頼性の高いビジネス関係を築くことにつながります。

契約書の郵送に潜む「隠れたコスト」と「リスク」

契約書を1通郵送する、という日常的な業務には、普段意識している以上の「コスト」と「リスク」が潜んでいます。書留やレターパックの料金だけでなく、契約締結と全体でかかる負担を可視化してみましょう。契約書の郵送の課題としては大きく以下の3つに分けられますので、それぞれ詳しく解説します。

• 金銭的コスト
• 時間的コスト
• 紛失・情報漏洩のリスク

「金銭的コスト」は最もわかりやすい負担であり大きな課題と言えるでしょう。郵便料金（例：基本郵便料金（定形郵便物、長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内、50g以内なら140円）＋350円＝490円）に加え、封筒代、書類の印刷代、インク代などがかかります。相手方の返信を求める場合は、返信用封筒と切手の同封も必要です。さらに、契約金額によっては数千円から数万円以上にもなる「印紙税」の負担が発生します。これらが契約の都度、継続的に発生するコストです。

そして意外と見落とされがちな負荷としては「時間的コスト」です。契約締結までにはざっと洗い出すだけでも「書類の印刷、製本、送付状の作成、押印、封入、宛名書き、収入印紙の購入、郵便局窓口での発送手続き、相手方への郵送にかかる日数、相手方での確認、押印、返送準備、自社への返送にかかる日数」というように相当な時間がかかります。すべてがスムーズに進んでも、契約締結完了までに1週間以上かかることは珍しくありません。そして時間的コストだけではなく、締結準備をしている間に、顧客や取引先の気が変わって大切なビジネスチャンス自体を逃してしまったというケースも耳にします。

また、郵送には「紛失・情報漏洩のリスク」もゼロではありません。書留を利用しても、輸送中の事故による遅延や、人的ミスによる誤配・紛失のリスクはあります。契約書という企業の機密情報が物理的に移動すること自体が、情報漏洩のリスクを内包していると言えます。

これらのコストとリスクは、ひとつひとつは小さく見えても、積み重なることで企業全体の生産性に大きな影響を与えます。

契約書の郵送に対する課題は電子契約で解決を

前述した郵送における様々な課題を、根本から解決する手段として導入が加速しているのが「電子契約サービス」です。郵送と電子契約を比較すると、その違いは一目瞭然です。

電子契約について詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

電子契約を導入することで、具体的に以下4つのメリットが生まれます。

• 圧倒的なコスト削減ができる
• 契約締結スピードの向上
• 業務プロセスの効率化
• 内部統制・コンプライアンスの強化

それぞれのメリットについて詳しく確認していきましょう。

圧倒的なコスト削減ができる

郵送費や印刷費が不要になるだけでなく、電子データでの契約は印紙税法上の課税文書に該当しないため、高額な印紙税も0円になります。

関連：電子契約で収入印紙が不要になるのはなぜか？

契約締結スピードの向上

契約書ファイルをアップロードし、相手方の情報を入力して送信するだけで手続きは完了。相手方もオンライン上で内容を確認し、数クリックで同意（締結）できるため、契約業務のリードタイムを劇的に短縮します。実際に、電子契約を導入して契約スピードが上がった成功事例も増えています。

• 【ソフトバンク株式会社様】 月数万件もの申込書の電子化に向けて、ソフトバンクがやってきたこと
  

• 【トラコム株式会社様】「クラウドサインSales Automation」で営業活動の効率化を実現 0.4日で契約締結可能に
  

• 【九州旅客鉄道株式会社様】JR九州グループが電子契約を本格始動 クラウドサインとのAPI連携により年間5,000件を超える契約手続きをワンストップで完結
  

業務プロセスの効率化

製本・押印・送付状作成・封入・投函といった一連の物理的な作業が不要になり、契約担当者の負担を大幅に軽減します。創出された時間で、より付加価値の高い業務に集中できます。

内部統制・コンプライアンスの強化

締結済みの契約書はクラウド上に自動で保管され、ファイリングの手間や保管スペースを削減します。「いつ」「誰が」「どの契約に」合意したかという証拠（ログ）も電子的に記録されるため、内部統制やコンプライアンスの強化にも繋がります。

これらのメリットから、契約業務のDXの第一歩として、多くの企業が電子契約サービスを導入しています。ペーパーレス化の進んでいる昨今、従来の郵送方法だけでなく、電子契約サービスも選択肢のひとつとして検討してみてはいかがでしょうか。

重要書類を送る際には、法令の順守や郵送コストなどさまざまな観点で注意が必要になりますが、電子契約サービスを利用した場合は、郵送ではなくオンライン上での送信になるため、それらに注意する必要が限りなく少なくなります。

電子契約サービスを導入する場合には、社内に存在する課題の整理や運用の定着化も重要になってきます。
当社の提供するクラウド型の電子契約サービス「クラウドサイン」は、導入時の課題解決や運用定着化のサポートも充実しています。

幅広い業界での導入実績があるため、コスト削減や業務効率化のための電子契約導入を検討中の方はお気軽にご相談ください。

電子契約はメリットが大きいですが一部デメリットも存在しますので、気になる方はこちらの記事や電子契約についてまとめた資料をダウンロードしてご覧ください。

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なお、クラウドサインでは、電子契約で実現するコスト削減の方法を知りたい方にぜひご一読いただきたい資料「業務プロセスの無駄をなくすには？電子契約の導入からスタートする戦略的コスト削減」をご用意しています。

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