契約書をレターパックで送れる？適法な郵送手段を解説

契約書をはじめとする重要書類を取引先に送る方法にはいくつかのパターンがありますが、送付手段の選択を誤ると法律違反になることがあります。

当記事では、契約書をはじめとする重要書類（いわゆる「信書」）の適法な送付手段についてまとめました。バックオフィスなどで郵送業務を担当している方はぜひ改めてご一読ください。

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宅配便・メール便で契約書を送付するのは違法

宅配便・メール便で契約書を送付するのは違法です。宅配便やメール便は、「荷物」の配送を専門とするサービスであり、郵便法によって契約書をはじめとする信書の送付が禁止されているためです。

日本郵便株式会社が取り扱う郵便またはレターパック以外の手段で契約書を送付をすると、違法となる可能性がある という点は、気をつけなければならないポイントですので、ここで改めて郵便法についておさらいしておきましょう。

信書送達の独占を認める郵便法

信書を送る際のルールを定めている法律として、まず抑えておくべき法律が郵便法です。第4条をみてみましょう。

第四条（事業の独占）　会社【編集部注：日本郵便株式会社】以外の者は、何人も、郵便の業務を業とし、また、会社の行う郵便の業務に従事する場合を除いて、郵便の業務に従事してはならない。ただし、会社が、契約により会社のため郵便の業務の一部を委託することを妨げない。
２　会社（略）以外の者は、何人も、他人の信書（特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書をいう。以下同じ。）の送達を業としてはならない。二以上の人又は法人に雇用され、これらの人又は法人の信書の送達を継続して行う者は、他人の信書の送達を業とする者とみなす。
３　運送営業者、その代表者又はその代理人その他の従業者は、その運送方法により他人のために信書の送達をしてはならない。ただし、貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでない。
４　何人も、第二項の規定に違反して信書の送達を業とする者に信書の送達を委託し、又は前項に掲げる者に信書（同項ただし書に掲げるものを除く。）の送達を委託してはならない。

上記にある通り、他人の「信書」を送ることを業務として実行できるのは、原則として日本郵便株式会社だけということがわかります。

総務省「信書のガイドライン」では契約書は信書に該当

次に問題になるのが、「信書」とは何か、契約書は「信書」に該当するのか、という点です。条文の中で信書が定義されたカッコ内「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」を読んでも、その意味するところはなかなかわかりにくい内容になっています。

そこで、総務省が定める「信書のガイドライン」をチェックすると、信書には以下のものが含まれると定められています。

このガイドラインにおいて、契約書は「請求書の類」に含まれるものとして信書に該当する旨が明確に記載されています。したがって、宅配便やメール便で契約書を送信すると、郵便法違反になります。

契約書を送付するおすすめの方法と郵送コスト

前述の通り、契約書をはじめとする信書は宅配便やメール便で送付できません。また、企業間取引において重要書類である契約書を郵送する場合、万が一の誤配・紛失を防ぐために、配送記録の確認・追跡できる方法が適しています。

そのため、日本郵便株式会社が取り扱う、書留郵便かレターパック（プラス・ライト）のいずれかで送るのがおすすめの方法です。

次項から、各郵送方法について詳しく解説しますので、それぞれのポイントと郵送コストを確認しておきましょう。

書留郵便

書留郵便は、引受けから配達までの過程が記録され、損害賠償制度を備えているため、高い安全性を確保したい場合に最適な郵送サービスです。書留には簡易書留と一般書留があります。

【簡易書留と一般書留の特徴と郵送コスト】

書留の配達は原則として対面手渡しで受領印が必要です。しかし、2024年以降は、受取人が専用の依頼書を提出し、一定の条件を満たす宅配ボックスを設置している場合は、不在時に限らず宅配ボックスへ配達される可能性があります。

送り主が対面での受け渡しを確実に意図する場合、一般書留にさらに270円を追加して「本人限定受取郵便」の特殊取扱を付加する方法が最も確実です。これにより、郵便物に記載された受取人本人に限り、本人確認書類の提示によって郵便物が渡されるため、第三者による受け取りを防ぐことができます。

なお、基本郵便料金は郵送物のサイズや重量によっても変わるため、正確な料金を知りたい方は郵便局の公式サイトにある「手紙（定形・定形外）の料金計算」から、郵送したい書類の重さ・サイズ・通数・オプションを選択して試算してみるのがおすすめです。

レターパック（プラス・ライト）

レターパックは、信書を送ることができ、追跡サービスが利用可能なサービスです。専用封筒を購入すれば切手は不要で、郵便ポストへの投函もできます。
「レターパックプラス」と「レターパックライト」の2種類あり、それぞれの違いは下表の通りです。

レターパックプラスは、A4サイズ・4kgまでであれば全国一律600円で送ることができ、配達は速達に準ずるスピードで土日祝日も行われます。配達は原則として対面手渡しで受領印を必要としますが、損害賠償制度がない点に注意が必要です。

レターパックライトは全国一律430円で送れますが、厚さ3cm以内の制限があり、配達先では郵便受けに投函されます。こちらも損害賠償制度はありません。

なお、レターパックプラスについても、書留と同様に配達方法に関する注意点があります。受取人がWeb等で「指定場所配達に関する依頼書」を提出している場合や、宅配ボックス・鍵付き容器が設置されている場合、不在時には玄関前など指定場所への「置き配」が行われる可能性があります。送り主が対面での受け渡しを意図していても、受取人側の設定によって意図しない置き配となり、紛失や情報漏洩のリスクが生じる可能性があるため留意が必要です。

書留・レターパックプラスの配達方法に関する注意点をさらに詳しく確認したい方は下記記事もご一読ください。

関連記事：契約書の適切な郵送方法は？法的ルールや最新料金まで解説

郵送コストや事務作業の手間を削減できる電子契約サービス

契約書などの重要書類の取り扱いには、取引において不可欠な郵送作業が伴いますが、そこには普段意識されにくい「隠れたコスト」と「潜在的なリスク」が潜んでいます。これらの課題を根本から解消し、契約締結までのプロセスを劇的に改善する選択肢として、電子契約サービスの導入が多くの企業で加速しています。

電子契約とは、インターネット等の情報通信技術を利用し、電子ファイルに対して電子署名やタイムスタンプ等の電子データを記録して締結する契約形態を指します。パソコンやスマートフォンを用いて、暗号技術を応用した電子署名を施すことで、スピーディかつ安全に当事者の合意の証を残すことができ、書面の契約書と同様に裁判時の証拠としても扱われます。

電子契約サービスを導入することで、従来の契約業務が抱える以下の課題を解決し、3つの主要なメリットを享受できます。

コスト削減効果

電子契約導入の最も分かりやすい効果は、金銭的コストの大幅な削減です。

書面契約においては、郵便料金（書留料金やレターパック料金を含む）や、封筒代、書類の印刷代といった直接的な費用が契約の都度発生していました。しかし、電子契約の場合、書類はオンライン上でデータを受け渡すため、これらの郵送費や印刷費は一切不要となります。

さらに、電子データで締結された契約は印紙税法上の課税文書に該当しないため、高額な印紙税が0円になります。書面契約では、契約金額に応じて数千円から数万円以上にもなる収入印紙代の負担が最大の金銭的課題でしたが、この負担がゼロになるのも電子契約導入の経済的メリットのひとつです。

契約業務のスピード向上と効率化

書面契約では、契約書を印刷、製本、押印し、送付状を作成して封入、投函し、さらに相手方からの返送を待つという物理的な制約を伴う一連の作業が必要でした。全てが順調に進んだとしても、契約締結完了までに1週間以上かかることは珍しくなく、この長い時間的コストがビジネスチャンスを逃す原因となる可能性も秘めています。

電子契約では、製本や押印、郵便局での発送手続きといった物理的な作業が完全に不要になります。

紙の契約書で締結した場合と電子契約サービス「クラウドサイン」で締結した場合のリードタイムの比較イメージ

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（橋詰）