電子契約で用いるメールアドレスの選び方

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読者の方からいただいた「雇用契約を電子契約で結ぶ場合、個人メアドか会社メアドか、どちらに送るべきでしょうか?」というご質問。電子契約で用いるメールアドレスについて、セオリーを整理しました。

電子契約に用いるべきメールアドレスのセオリー

サイドバーに設置している「編集長へのお手紙」ボタンから、このようなご要望をいただきました。ありがとうございます。

記事の要望です。最近順調にクラウドサインを利用しているのですが、たとえば従業員との雇用契約を電子的に結ぶ際、従業員の個人メアドに送るべきか、会社が付与した従業員の会社メアドに送るべきかについてです。
当社ではオファーレターもクラウドサインから送ってますが、この場合はそもそも会社メアドをまだ作成していないので個人メアドにしか送れません。一方、雇用契約書などは入社当日に結ぶことになり会社メアドも作成済みのため、どちらに送るか迷います。
相手方が複数のメアドを持っている場合(従業員の場合も含め)、どのメアドに送るべきかについて、記事にしていただけないでしょうか?

お客様からいただくことの多いこのご質問。法的にどちらでなければならないという絶対的な決まりはありません。とはいえ、電子契約の仕組みから考えて、こうしておいた方が 万が一の際にトラブルをこじらせないためのセオリーは存在 します。

今回は、このセオリーについて整理を試みたいと思います。

セオリー1:メールが連絡手段かつ本人認証手段となっている実態に照らして考える

どの法人でも共通して利用できるインターネット経由の私信送付手段は、現状では電子メールが唯一と言ってよいでしょう。最近ではFacebook・LINE・Slack等のメッセンジャーツールで商談の連絡を取ることも増えてきましたが、法人として契約せずに用いているケースが少なくないはずです。

こうした事情から、電子契約締結の過程では、電子メールを介して連絡を取り合う ことになります。

そして、クラウドサインのようなクラウド型電子契約では、その 電子メールアドレスを宛先としてだけではなく、IDとしても利用し、法人および本人認証の手段として います。

すなわち、契約交渉で本人と連絡を取る際に用いていた企業ドメインのメールアドレス宛て、ユニークかつ一定期間のみ有効なURLを送信し、そのURLを経由してサーバー上の契約書にアクセスし電子署名を付与することで、「本人のみがアクセス可能な企業メールアカウントの認証を経てその契約書にアクセスし同意した」ことを確認する仕組みとなっているわけです。

独立行政法人 情報処理推進機構(IPA)が国内外130のウェブサービスを調査した結果によれば、金融分野で50%が二要素認証を採用しているものの、その他の分野ではID・パスワード認証のみでサービスを提供している実態があります(クラウドサインは金融分野同様の二要素認証の仕組みを備えています)。

さらに、メールアドレスをIDとして設定できるサービスは、そのうちの半数以上を占めているという結果になっています。紙の契約書の名義欄に氏名と住所を記名して本人を一意に特定するように、インターネットにおいては、メールアドレスが本人を特定する氏名および住所として重要なキーになっている実態があります。

IPA「オンライン本人認証方式の実態調査」 https://www.ipa.go.jp/files/000040778.pdf 2019年11月22日最終アクセス

こうした仕組みと社会実態に照らして考えると、契約検討・交渉の過程で本人のものであることを確認済みのメールアドレスを用いて電子契約をすることで、「私はこのような契約を受け取っていない」「同意していない」と反論された場合にも対抗しやすくなる と考えられます。

今回いただいたご質問のケースでいえば、候補者との内定受諾までの連絡には個人メールアドレスを用いていると思われます。この観点からは、その経緯と紐づく個人使用のメールアドレスを介した電子契約締結がベター、ということになります。

セオリー2:メールアドレスの管理権限に照らして考える

また、その メールアドレスの管理権限にも注目 しておいたほうがよいでしょう。契約締結に用いたメールアドレスの生殺与奪権を本人が有していない場合、紛争時にトラブルを助長することになりかねない ためです。

その典型例がまさにご質問のケースです。たとえば候補者Aさんがexample社に内定し、内定時点でX社からメールアドレス a@example.com を付与されたとします。このメールアドレスの利用者は、Aさんご本人がX社に就業中は、変わることなくAさんです。

しかし、Aさんが退職や解雇となった場合はどうでしょうか?管理者の手により、Aさんはexample社を退職・解雇となった日をもって a@example.com のメールボックスで受信していた電子契約ファイルや契約締結過程のメールログにもアクセスできなく なってしまいます。

もちろん、契約締結当時に当該メールアドレスを使用していたのが本人であることが確認できればよく、後にそのメールアドレスを利用できなくなったからといって、直ちに電子契約の効力が遡って無効になるわけではありません。紙の契約書において引越し前の住所と名前で契約しても、引越し後に無効になるわけではないのと同じです。

とはいえ、ご質問にあったようなケースでは、もめた場合はまさに紛争相手となる元従業員のメールアドレス管理権限を会社が有するというコンフリクトを抱えることになってしまいます。会社にとっても従業員本人にとっても、会社の管理権限から独立した個人使用のメールアドレスでの締結がベターということになります。

電子契約に共有メールアドレスを使用することは是か否か?

似たようなメールアドレスの問題に触れておくと、「共有メールアドレスを電子契約に用いてよいか」という論点 もあります。

共有メールアドレスで電子契約を締結されている実例は少なくありませんし、それが直ちに問題となるわけではありません。しかし、共有メールアカウントにアクセスできる従業員が契約当時複数いたということは、そのうち誰がその電子契約に対して同意したのかについて特定が困難になる 可能性があります。権限者のハンコを組織内複数人で使いまわしている状態にも似ています。

さらに、その共有メールアドレスに残る契約交渉過程のやりとりなども、共有者のうち誰が発信したものか、責任の所在がわからなくなることが予想されます。

共有メアドは個人に紐づかない分便利に扱えるのは確かですが、その代わりに、本人認証手段としてのメールアドレスの価値が途端に薄れてしまいます。それによる一定のリスクを許容できる契約であれば、共有メールアドレスの使用も検討の余地はあります。

しかし原則としては、メールアドレス所有者特定個人のみがアクセス・送信可能であったことを立証しやすいメールアドレスを用いることが、電子契約を締結した本人をより特定しやすくし、トラブルをこじらせずにすみます。

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(橋詰)

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