電子契約のメールアドレス認証で用いるメールアドレスの選び方 | 私用・共有メールアドレスの注意点

クラウド型電子契約サービスでは、電子メールを利用して契約当事者を特定し、相互に認証します。

そのため、電子契約に利用するメールアドレスの選択は重要です。メールアドレス認証に用いるメールアドレスの選び方について、特に私用メールアドレスや共有メールアドレスを使用するケースを題材に、契約の相手方とトラブルを起こさないためのセオリーについて整理しました。

電子契約のメールアドレス認証に用いるべきメールアドレスの選び方とセオリー

電子契約の本人認証に用いるメールアドレスの選択と運用に関して、以下のようなご質問をいただく機会が増えています。

• 従業員との雇用契約を電子的に結ぶ際、私用メールアドレスと会社用メールアドレスのどちらに送るべきか
• 代表者に代わって総務部長が署名するため、共有メールアドレスを作成して運用しても問題ないか
• 個人の保険や賃貸の契約を、勤務先のメールアドレスで締結してもよいか

これらのケースにおいて、法律上の絶対的な禁止規定はありません。しかし、電子契約の仕組みに照らし合わせると、万が一の際にトラブルを最小限に抑えるための適切な選択基準が存在します。

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セオリー1：認証を強化するため契約締結の前後の経緯と紐づくメールアドレスを選択する

法人間の電子契約のプロセスでは、その企業が利用するドメイン下のメールアドレスを利用して相互に連絡し、契約条件の交渉や事務手続きを進めます。

クラウドサインのようなクラウド型電子契約では、単にメールアドレスを通信の宛先として用いるだけでなく、契約締結権限者の本人認証の手段としても利用しています。契約交渉で本人と連絡を取る際に用いていたメールアドレス宛てに署名用URLを送信し、そこからアクセスして電子署名を付与することで、「本人のみがアクセス可能なメールアカウントの認証を経て同意した」ことを確認する仕組みです。

紙の契約書に氏名と住所を記名して本人を特定するように、メールアドレスが本人を特定する重要なキーになります。よって、企業間の契約においては、契約相手方企業のドメインが入った法人メールアドレスを通じて連絡をとり、締結に至るのがセオリーとなります。

セオリー2：相手方社内のメールアドレス管理権限に照らして選択する

通常、企業間の電子契約では双方が法人ドメインのメールアドレスを用いますが、個人と法人が契約する際には、メールアドレスの「管理権限」の問題から、あえて私用メールアドレスで契約を締結すべき場合もあります。

たとえば、従業員が雇用契約などを会社付与のメールアドレスで締結した場合、退職や解雇によってアカウントの管理権限を失うと、本人は過去の電子契約ファイルやメールログにアクセスできなくなってしまいます。

さらに注意が必要なのが、将来的に勤務先へ締結済みの書類が共有されてしまうリスクがある点です。

ご自身の保険契約や賃貸借契約など、業務とは無関係な私的な契約を勤務先のアドレスで締結していたとします。その後、勤務先がクラウドサインの有料プランを導入し、あなたのアドレスを自社の「チーム」に追加した場合、仕様上、過去にそのアドレスで送受信したすべての書類がチームの管理者にも閲覧可能な状態になります。

勤務先のメールアドレスは、あくまで勤務先の業務のために貸与されているものです。所属している会社から離れた立場で個人が契約を締結する際は、会社の管理権限から独立した私用メールアドレスでの締結がセオリーということになります。

万が一、勤務先のアドレスで私的契約をしてしまった場合の対処法

もし、すでに勤務先のアドレスで個人的な契約を結んでおり、あとから勤務先のチームへの「参加依頼」が届いた場合はどうすればよいでしょうか。

チーム参加依頼の画面には、参加を承諾すると過去の送受信書類が管理者に閲覧可能になる旨の注意書きが表示されます。もし管理者に見られたくない私的な書類が含まれている場合は、承諾する前に、個人のフリープランのアカウントを一度「退会（アカウント削除）」するという方法があります。

退会手続きを行うことで、メールアドレスと過去の書類との紐づけが解除されるため、その後にチームに参加しても、過去の私的な契約内容が管理者に共有されることはありません。退会前に、必要な書類の控えはあらかじめダウンロードしてご自身のお手元に保存しておくことをおすすめします。

参照：クラウドサイン ヘルプセンター チームへの参加依頼を確認する、チームへの参加依頼を確認する（アカウント未登録の場合）

セオリー3：共有メールアドレスの利用は電子契約導入初期に限定する

また、「共有メールアドレスを電子契約に用いてよいか」というご質問もよくいただきます。

共有メールアドレスで電子契約を締結すること自体が直ちに問題となるわけではありません。しかし、アカウントにアクセスできる従業員が複数いる場合、最終的に誰がその契約に同意したのか、また交渉過程のやりとりを誰が発信したのか、責任の所在が曖昧になる可能性があります。権限者のハンコを組織内で使いまわしている状態にも似ています。

共有メールアドレスを利用した運用は便利ですが、原則としては、契約した本人を特定しやすい個人のメールアドレスを用いるほうがトラブルを防ぐことができます。共有メールアドレスの利用はあくまで過渡期の次善策として扱い、電子契約導入初期に限定するのがセオリーです。

電子契約で利用するメアドの選び方まとめ

最後に、電子契約で用いるメールアドレスの選び方をまとめます。

• 契約の経緯と紐づくアドレスを選ぶ：契約交渉を行っていた本人と確実に連絡が取れるアドレスを使用する
• 個人の契約は私用アドレスで：退職後のアクセス権喪失や、将来的なチーム機能による管理者への書類共有リスクを防ぐため、私的契約に勤務先のアドレスは使用しない
• 共有アドレスは過渡期のみに：契約に同意した責任者が特定できずにトラブルとなるリスクを勘案し、最終的には個人名義のアドレスへ移行する

電子メールは枯れた技術と捉えられがちですが、ネット利用者なら必ずひとつは保有し、ほぼ確実に本人に到達して検証可能なログが残るという特徴を持っています。この特徴と「誰が管理しているアドレスか」を正しく理解しうまく活用することで、電子契約をより安全・確実なものとすることができます。

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