電子契約を受け入れない取引先への対応策「自社のみ電子署名」

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電子契約の利用を断られた場合に、自社は電子署名で、相手方は押印で締結する「自社のみ電子署名」パターンを採用するケースがある。これが受け入れられるのか、実務上の問題点はないのか等について、法務部員として考えるところを述べてみたい。

電子契約の利用を取引先から断られたときの実務対応「自社のみ電子署名」

クラウドサインに代表される電子契約での締結を求めても、断られるケースが現実にはある。

電子契約サービスを導入した者ならば必ずといっていいほど経験する現象だろう。かと言って、わざわざこの新型コロナウイルスが猛威を振るっている中、押印のために出社したくはない。また、郵送や押印のために手間をかけたくもない。

そのような悩みの中で考え出された実務対応が、自社は電子契約サービスを使用して電子署名をし、相手方は押印をするという契約締結方法、「自社のみ電子署名」 である。

この方法ならば、確かに自社サイドの郵送や押印が不要になるため、いわゆる「はんこ出社」は無くなり、手間も最小限に抑えられる。しかし、そもそもそんな契約の締結方法が相手方に受け入れられるのだろうか。

結論から言うと、「その方法なら」と受け入れていただけるケースは、意外にも多い。では、なぜ受け入れられるのか?導入にあたってどのようなアクションが必要になるのか?、本記事にて紹介してみたい。

「自社のみ電子署名」パターンとは何か

この記事では、「自社のみ電子署名」パターンという表現を多用する。まずはこれが何を意味するのかについて、実務面から説明する。

「自社のみ電子署名」パターンでの実務の流れを詳しく述べると、以下のとおりとなる。

  1. 自社が電子契約サービスを用いて契約書のPDFに電子署名をする。
  2. 電子署名が付与されたPDFを契約の相手方にメール添付にて送付する。
  3. 契約の相手方がそのPDFを2部印刷、製本、押印する。
  4. 相手方押印済みの契約書を1部自社に返送してもらう。

これにより、自社の合意は電子署名の記録によって、相手方の合意は押印によって確認できるため、これら2つをあわせて契約締結に至ったと考える ことができる。

とはいえ、当然ながらこれまで先例があまり無さそうな方法であり、このような方法の提案が相手方に受け入れられるのかと、疑問を覚えるだろう。

「自社のみ電子署名」パターンがなぜ受け入れられるのか

疑問はもっともだ。しかし現実には、この「自社のみ電子署名」パターンが受け入れられるケースは多いのである。

事実、筆者の所属する会社ではこのパターンを用いているが、年間で見ると 新規契約全体の約20%がこの方法により締結されたもの である。仮に年間での契約締結件数が1,000件だとすると、200件がこのパターンで締結されたことになる。正直なところ、自社に電子契約サービス及び「自社のみ電子署名」パターンを導入した筆者自身も、こんなにもこのパターンが受け入れられるとは思っていなかった。

では、なぜ「自社のみ電子署名」パターンがこんなにも受け入れられるのだろうか。受け入れた理由を取引先数社に聞いたところによると、『電子署名をすることについての社内規程が整備できていない』が、『相手方が電子署名であることを禁止する社内規程はない』 という点にあるようだ。とんちのような話である。要は、自社の意思表示にはルールを設けるものの、相手方の意思表示は社内規程上どのようなものでも良い、ということだ。

なるほど、確かにそのような規程になっているなら、『電子署名はこちらからはできないが、相手方がする分には構わない』という結論になるだろう。事実、これほど受け入れられるなら、このパターンを試す価値がありそうである。

実務上の問題点

ただし、「自社のみ電子署名」パターンを導入するにあたっては、注意しなければならない点がある。それは、自社が電子署名をして、いざ相手方に電子署名済みのPDFを送ったときに、相手方から「想像していたのと違うから、やっぱり押印対応に変えて欲しい」と言われる ことである。

筆者の実感として、この反応をされることは意外と多いように思う。この反応に至る理由は、

①相手方が、電子署名自体がどんなものかを理解していないにもかかわらず、言われるがまま「自社のみ電子署名」パターンを受け入れてしまったこと
②電子署名がどんなものかを理解はしていたものの、印刷して保管した際に合意したことが分かるようなものが欲しかったこと

の2点が多い。そこで、取引先からのこうした反応への対処方法 について解説する。

①『相手方が、電子署名自体がどんなものかを理解していないにもかかわらず、言われるがまま「自社のみ電子署名」パターンを受け入れてしまったこと』への対処

こちらは、「自社のみ電子署名」パターンを提案する際の説明に問題があると思われる。

最近ではかなり普及が進んではいるものの、まだ電子署名や電子契約についての知識が不十分な企業は多い。そのような相手方に対し、いきなり電子署名済みのPDFを渡したところで、混乱を招くだけだ。そのため、 「自社だけ電子署名」提案時に、重要どころを抑えつつ、読んでもらえるように簡潔にまとめた、電子署名のアウトプットイメージが持てる提案書 を相手方に渡しておく。

提案書には、少なくとも

  1. 「自社のみ電子署名」パターンが法的に問題ないと自社が考える根拠
  2. 電子署名が付与されたPDFはどのようなものなのかを表したもの
  3. 実務の流れ

の3点を記載することが求められる。ここさえしっかり押さえておけば、後から揉めるケースはかなり抑えられるはずだ。

②『電子署名がどんなものかを理解はしていたものの、印刷して保管した際に合意したことが分かるようなものが欲しかったこと』への対処

こちらは、契約書を紙ベースで保管管理している企業が、どのような権限者がどのようなタイミングで承認したかが紙ベースでは分からないということで生じる問題である。

電子契約サービスの種類にもよるが、例えばクラウドサインでは、Adobe Acrobat Readerの署名パネルから権限者及び電子署名時を確認することができるが、これら署名パネルの情報は印刷時には表示されない。

この問題を解決してくれるのが、クラウドサインでいうところの「合意締結証明書」のような資料 である。合意締結証明書とは、いつ誰がどの書類について合意をしたかということが確認できるように、クラウドサインを運営する弁護士ドットコム株式会社名義で発行される証明書のことである。

こちらを相手方に渡すことによって、契約書を紙ベースで保管管理している企業に生じる「どのような権限者がどのようなタイミングで承認したかが紙ベースで分からない」という不安を解消することができる。

「自社のみ電子署名」パターンのススメ

電子契約が世の中に受け入れられ始めているのは、火を見るよりも明らかである。その勢いは今後も増し、いずれは電子契約が当たり前の世の中になるだろう。だが、そのいずれがいつになるのかはまだ分からない。

それならば、利用者の企業側としても今の業務をより簡潔に、効率的にする電子契約サービスの活用方法はないだろうか。その考えの元に生まれたのが、この「自社のみ電子署名」パターンである。いわば、電子契約と押印の折衷案だ。

これまで述べたように、この 「自社のみ電子署名」パターンを受け入れる相手方も、それにより得られる恩恵も多く、また生じうるいくつかの問題に対する解決策も既に見つかっている

電子契約サービスの更なる活用を模索している方は、是非この方法を検討してみていただければと思う。

(文 あいぱる, イラスト tiquitaca / PIXTA(ピクスタ))

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