雇用契約書と労働条件通知書の違いを解説｜法的義務・兼用書式の活用・電子化の実務まで

人事・労務担当者が実務において頻繁に直面する疑問のひとつに、「雇用契約書」と「労働条件通知書」の違いがあります。

どちらも入社時や契約更新時に取り交わす書類ですが、その法的根拠、作成の目的、そして違反時のペナルティには明確な違いが存在します。近年では、法改正による電子化の解禁に伴い、これらの書類の運用方法は大きく変化しました。

本記事では、両者の法的な違いを厳密に整理した上で、実務上の最適解とされる「兼用書式」への一本化、そしてクラウドサインを用いた電子化のフローについて解説します。

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最大の違いは「合意」か「通知」か

まず、両者の決定的な違いを法的な観点から定義します。

労働条件通知書

会社が労働者に対して、労働条件を一方的に通知する義務がある文書（労働基準法）

雇用契約書

会社と労働者が、労働条件について双方が合意したことを証明する文書（民法・労働契約法）

実務においては、この2つの書類の役割を1つにまとめた「雇用契約書兼労働条件通知書」として運用するケースもありますが、法的な性質は全く異なります。それぞれの定義を詳しく見ていきましょう。

労働条件通知書とは（法的義務あり）

労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、使用者が労働者に対して交付を義務付けられている書類です。

労働基準法 第15条（労働条件の明示）

使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。

ここでのポイントは「明示しなければならない」という点です。労働者の同意は要件となっておらず、会社側から一方的に条件を伝えれば、法的な義務は果たされたことになります。したがって、労働者の署名や捺印は法的には必須ではありません（ただし、受領確認のために署名を求めることは実務上有効です）。

雇用契約書とは（作成は任意だが推奨）

雇用契約書は、民法第623条および労働契約法第6条に基づく契約文書です。

民法 第623条（雇用）

雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。

日本の法律において、雇用契約は「諾成契約（だくせいけいやく）」であり、当事者の合意（申し込みと承諾）があれば成立します。つまり、口頭での「明日から働いてください」「はい、働きます」というやり取りだけでも契約自体は有効です。

したがって、雇用契約書の作成自体には法的な義務はありません。しかし、後述する通り、「言った・言わない」のトラブルを回避するために、書面で合意の証拠を残すことが実務上のスタンダードとなっています。

比較表で見る「雇用契約書」と「労働条件通知書」

両者の違いを実務的な観点から整理した比較表は以下の通りです。

	労働条件通知書	雇用契約書
法的性質	労働条件の明示（通知）	労働契約の合意証明
法的根拠	労働基準法 第15条	民法 第623条、労働契約法
作成義務	あり（必須）	なし（任意だが強く推奨）
労働者の署名	法的には不要	必要（合意の証として）
記載事項	法定の「絶対的明示事項」が必須	任意（通常は労働条件を記載）
違反時の罰則	あり（30万円以下の罰金）	なし
電子化	可能（※労働者の希望が必要）	可能（電子署名法準拠）

罰則のリスクについて

特に注意すべきは「罰則」の有無です。

労働条件通知書（またはそれに準ずる明示）を交付しなかった場合、労働基準法第120条に基づき30万円以下の罰金が科される可能性があります。

一方、雇用契約書を作成しなかったこと自体に対する刑事罰はありませんが、解雇や残業代に関する民事トラブルが発生した際、会社側が極めて不利な立場に置かれるリスクがあります。

記載すべき事項（絶対的明示事項とは）

労働条件通知書には、必ず記載しなければならない項目（絶対的明示事項）と、定めがある場合に記載すべき項目（相対的明示事項）があります。これらは雇用契約書を作成する際にも、網羅しておくことが望ましい内容です。

出典：厚生労働省 令和６年４月から労働条件明示のルールが改正されます、採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました、常総労働基準監督署 労働条件の明示を適切に行なっていますか？

絶対的明示事項（必ず記載が必要）

1. 労働契約の期間　（有期か無期か）
2. 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準　（有期契約の場合）
3. 有期労働契約の更新上限の有無と内容　（有期契約の場合 ※2024年4月新設）
4. 就業の場所および従事すべき業務
   ※「雇い入れ直後」の内容に加え、「変更の範囲（将来の配置転換など）」の明示も必須化されました
5. 始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇
6. 交代制勤務をさせる場合は、就業時転換に関する事項
7. 賃金の決定、計算・支払いの方法、締切り・支払いの時期
8. 退職に関する事項　（解雇の事由を含む）
9. 昇給に関する事項

2024年（令和6年）4月の法改正で追加された3つの重要ポイント

従来の記載事項に加え、現在は以下の内容の明示も必須化されています。古いテンプレートを使い続けていると法違反になる恐れがあるため、注意が必要です。

1.就業場所・業務の変更の範囲（全ての労働者対象）

将来的な配置転換や職種変更の可能性がある範囲を記載します。

2.更新上限の有無と内容（有期契約労働者対象）

「通算契約期間は5年まで」「更新回数は3回まで」といった上限の有無を明示します。

3.無期転換申込機会・無期転換後の労働条件（無期転換ルール対象者）

通算5年を超える有期契約労働者に対し、無期転換への申込権が発生する契約更新時に明示が必要です。

出典：令和６年４月から労働条件明示のルールが改正されます

相対的明示事項（制度がある場合は記載が必要）

• 退職手当の定め
• 臨時の賃金（賞与など）
• 食費、作業用品などの負担
• 安全衛生、職業訓練、災害補償など
• 表彰や制裁
• 休職に関する事項

※パートタイム・有期雇用労働者への注意点として、「昇給」「賞与」「退職手当」の3項目については、制度自体がない場合でも「有無」を書面で明示することが義務付けられています（例：「賞与：なし」と記載する）。また、「相談窓口」についても、苦情処理等のためにあらかじめ担当部署等を特定し、明示することが義務付けられています。

出典：パートタイム・有期雇用労働法の概要、短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律施行規則

なお、2024年4月の法改正内容（就業場所・業務の変更範囲など）の詳細を知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

• 労働条件の明示義務とは｜2024年4月法改正後の労働条件通知書の記載事項を紹介
  

実務の最適解は「雇用契約書 兼 労働条件通知書」の活用

ここまで両者の違いを解説しましたが、実務の現場でこれらを別々に作成・交付することは稀です。2つの書類を作成すると、内容の重複による管理コストの増加や、記載内容の矛盾（通知書と契約書で金額が違うなど）によるリスクが生じるためです。

兼用書式のメリット

多くの企業では、「雇用契約書 兼 労働条件通知書」というタイトルの単一書面を作成します。

• 法定記載事項（絶対的明示事項）をすべて盛り込む。
• 末尾に会社と労働者双方の署名（または記名押印・電子署名）欄を設ける。

この形式をとることで、労働基準法上の「通知義務」を果たしつつ、民法上の「契約の合意形成」も同時に証明することが可能になります。

実務において、紙で締結する場合は本書を2部作成して双方が1部ずつ保管しますが、電子契約の場合は締結完了後のPDFデータがクラウド上で保管され、双方がいつでも閲覧・出力できる状態になります。

これにより、ファイリングの手間がなくなるだけでなく、従業員にとっても「入社時の署名手続きがスマホひとつで完了し、書類を紛失する心配もない」という大きなメリットがあります。

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電子化の解禁と法適合性

雇用契約書と労働条件通知書いずれも、現在では電磁的方法による合意（または通知）が可能なため、電子化できる書類になっています。それぞれの電子化が解禁された経緯や法的根拠も確認しておきましょう。

2019年4月法改正：労働条件通知書の電子化

かつて、労働条件通知書は「書面（紙）」での交付が原則とされていました。しかし、働き方改革やDXの推進により、現在では電子的な方法による交付・締結が認められています。

具体的には、労働基準法施行規則の改正により、以下の要件を満たすことで、FAX、電子メール、SNSメッセージ等の電子的な方法による労働条件の明示が可能になりました。

• 労働者が電子交付を希望（同意）していること
• 書面として出力（印刷）できる形式であること

労働条件通知書の電子化に関する法的要件と注意点については、こちらの記事もご覧ください。

• 労働条件通知書の電子化とは？法的要件・メリット・注意点等を徹底解説
  

雇用契約書の電子化

雇用契約書は民法における役務提供型の契約に該当します。民法522条2項には、契約締結方式の自由を認める条文が明記されており、原則として、どのような契約でも電子契約で締結が可能です。そのため、雇用契約書は電子契約（電子署名）による締結が認められています。

民法 第522条 第2項

契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

最新の実務フロー

現在は、「雇用契約書 兼 労働条件通知書」をPDFファイル等の形式で作成し、クラウド型の電子契約サービスを用いて締結・交付する手法が普及しています。これにより、以下のメリットが生まれます。

• 郵送コスト・事務工数の削減（印刷代、封筒代、郵送費が不要になるほか、返送確認やファイリング等の管理コストも大幅に削減）
• 回収リードタイムの短縮（オンラインで即日締結・交付完了）
• コンプライアンス強化（誰がいつ合意したかのログが残る）
• 法改正対応（2024年4月改正のような項目追加もテンプレート修正で即座に対応可能）

なお、「電子化のメリットは理解できたが、具体的な導入手順や、法的に気をつけるべきポイントを詳しく知りたい」という方に向け、専門家が解説するセミナー動画を公開しています。すきま時間に視聴可能ですので、導入検討にお役立てください。

クラウドサインで実現する、安全でスピーディーな雇用契約

雇用契約および労働条件の通知は、企業と従業員の信頼関係の第一歩となる重要なプロセスです。しかし、入社手続きの煩雑さが、人事担当者の負担となっているのも事実です。

国内売上シェアNo.1（※）の電子契約サービス「クラウドサイン」を活用すれば、法的要件を遵守しながら、雇用手続きを効率化できます。
※：株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2025年版」（電子契約ツールベンダーシェア、2024年度実績）

クラウドサインが選ばれる理由

機能面の便利さはもちろんですが、「圧倒的な知名度と信頼性」は多くの企業に選ばれる理由です。

クラウドサインはあらゆる規模の企業や東京都をはじめとする多数の自治体・官公庁でも公式に採用されています。「すでに知っている」「見たことがある」サービスであることは、内定者や契約更新を迎える従業員にとって心理的な抵抗感なく署名を行うための重要な要素となり、導入時の説明コストも最小限に抑えられます。

具体的な活用メリットは以下の通りです。

「労働条件通知」と「雇用契約への合意」をワンストップでできる

「雇用契約書兼労働条件通知書」のPDFをアップロードし、従業員（内定者）のメールアドレスに送信するだけで書類の送信が可能。相手方はPCまたはスマホひとつで内容を確認し、同意ボタンを押すだけで手続きが完了します。ハンコも郵送も不要です。

未完了者への「自動リマインド」で追跡コストをゼロに

「誰がまだ合意していないか」が管理画面で一目でわかります。未完了者を特定し、すぐにリマインドメールを送ることができるため、電話で確認をしたり、状況確認に時間や手間がかかることもなく、心理的・時間的負担から解放されます。

電子帳簿保存法・労働基準法へ完全対応

クラウドサインで締結された書類は、クラウド上で安全に保管され、いつでも検索・閲覧が可能です。「書面として出力できる」という労働基準法の要件も満たしており、監査対応もスムーズです。

テンプレート機能による誤記防止

法改正により頻繁に変更される記載事項も、クラウドサイン上のテンプレートを一元管理することで、記入漏れや古い書式の誤用を防ぎます。CSVによる一括送信機能を使えば、数百人規模の契約更新も数分で送信完了します。

重要な個人情報を守る強固なセキュリティ

雇用契約書には給与や住所などの機微な個人情報が含まれます。クラウドサインなら、書類を開く際に独自の「アクセスコード（パスワード）」を設定できるため、メールの誤送信による情報漏洩リスクを防ぎ、紙の紛失リスクよりも安全に管理できます。

雇用契約の電子化による導入効果・活用事例

実際にクラウドサインを導入し、入社手続きのペーパーレス化やリードタイム短縮に成功した企業の事例をまとめました。

「郵送等のアナログ作業がゼロになった」「内定通知から承諾までの期間が劇的に短縮された」など、飲食・小売チェーンから大手企業まで、様々な業種におけるリアルな導入効果は以下よりご覧いただけます。

• RIZAP、塚田農場…入社・雇用手続きの業務効率化 成功事例6選
  

今こそ、安心で効率的な契約業務を

法改正が続く昨今、企業には法的な「通知義務」の遵守と、確実な「合意形成」の両立がより一層強く求められています。これらをあいまいにしたままでは、予期せぬ労務トラブルや法違反のリスクを抱え続けることになりかねません。

また、入社手続きは従業員にとって企業との最初の接点でもあります。煩雑なハンコや郵送のやり取りをなくすことは、人事・労務担当者の業務負担を大きく軽減するだけでなく、新入社員に対して「先進的で働きやすい会社である」という安心感を与えることにもつながります。

「コンプライアンスの強化」と「業務効率化」。 この2つの課題を同時に解決できる雇用契約の電子化は、これからの企業経営において避けては通れない、必須の選択肢と言えるでしょう。

なお、電子契約「クラウドサイン」では、労働条件通知書や雇用契約書だけでなく、内定通知書、入社承諾書、個人情報取扱い同意書などさまざまな人事・採用関連書類の電子化が可能です。バラバラになりがちな紙書類を一括で管理したいという方はぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

• なぜ今「人事労務に電子契約」か？雇用契約を電子化するメリットと実務的Q&Aを解説
  

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