電子契約のメリットとデメリット｜導入前に知っておきたいポイントや注意点も解説

業務効率化の手段のひとつとして昨今普及が進んでいるのが、電子契約です。当記事では、電子契約のメリットとデメリット、注意点を説明していますので、電子契約サービスの導入を検討している方は参考にしてみてください。

電子契約とは

電子契約とは、電子署名を施した電子ファイルをインターネット上で公開して、企業が保有するサーバーやクラウドストレージなどに保管しておく契約方式です。電子署名を施すことにより、電子ファイルに改変ができない形式で作成者の氏名などが記録されるため、情報が正確なまま保護された状態を維持できます。

ただし、紙による契約とは違い、電子ファイルそのものに署名をすることはできません。代わりに電子ファイルに電子署名を施すことで、契約内容が本人の意思によるものであることを証明することができるようになっています。

電子契約のメリット

電子契約のメリットと聞くと「紙の契約書のような保管場所が不要だから省スペースになる」という点を真っ先に思い浮かべる方が多いですが、このほかにもさまざまなメリットがあります。

収入印紙が不要

電子契約では、紙の契約を締結する際に購入していた収入印紙が不要です。印紙税は法令で「紙の書面に契約内容を記載して相手方に交付した時に印紙税の納税義務が発生する」旨が規定されており（印紙税法第2条および第3条）、電子契約には印紙税が課税されないためです。

収入印紙が不要になることで、紙の契約で必要だった収入印紙代がまるごとカットできるため、コスト削減につながります。

実際に、当社の電子契約サービス「クラウドサイン」を導入したお客様であるタマホーム株式会社様の導入事例では、工事請負契約の締結時に発生していた毎年8000～9000万の収入印紙代が電子契約の導入によって削減できるという試算に言及いただいています。電子契約の導入によるコスト削減を期待している方はぜひご一読ください。

＞お客様の手間や印紙代の負担を省き、契約書類の管理を簡単、確実に。（タマホーム株式会社様）

郵送費用の削減

電子契約は紙の契約と違って物理的な送付作業が不要なため、従来の紙の契約で必要だった郵送費用を削減できます。仮にレターパックライトでの郵送を利用していた場合なら、1契約あたり370円の郵送費用削減につながります。

また、紙での契約締結時には、印刷や保管作業などにかかる事務担当者の人件費も発生していましたが、こういった作業も無くなるため、電子契約の利用は郵送費用以外のコスト削減にもつながります。

契約が締結されるまでの時間の短縮

電子契約では契約締結が完了するまで一貫して電子ファイルのやりとりになり、印刷や製本、袋とじ、押印、送付などの紙での契約時に発生していた一連の作業が不要です。そのため、契約が締結されるまでの時間も短縮されます。

また、紙での契約締結の場合、契約書を相手方に送付して戻ってくるまでに約1週間前後かかる傾向がありますが、電子契約の場合はインターネットを介して瞬時に電子ファイルを届けられるため、契約を締結する双方の作業時間も短縮できます。

今まで数日はかかっていた契約作業をわずか数分で終えることができるため、契約締結がスピードアップすれば、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズになるでしょう。

文書管理・保管の効率化

電子契約であれば、過去の契約書を確認したい場合にも書類や契約相手の名前、締結日などから契約内容を容易に検索できます。
従来の紙の契約の時のようにわざわざ倉庫に移動して手作業で契約書を探す手間もかかりませんし、「ファイリングした契約書を日付順にキャビネットに保管する」というような一連の保管作業も不要です。

コンプライアンス強化

電子契約の場合、契約内容に応じてアカウントの閲覧権限を設定できるため、契約に無関係な社内のメンバーが契約内容を確認できるといった不備を避けられます。契約書を書き換えたり、流出させたりといった不正行為も防げるため、コンプライアンスの強化も期待できます。

また、電子契約では契約書の締結状況をクラウド上で一元管理できるため、「誰が・何を・どこまで」進めていたかを把握するのが簡単です。業務の透明性が向上し、契約や更新の抜け漏れ防止にもつながるでしょう。

電子契約のデメリット

電子契約の導入によってさまざまなメリットが得られますが、一方で導入前に知っておきたいデメリットもあるので、以下で確認しておきましょう。

電子契約では締結できない契約書の種類もある

電子契約の普及は進んできているものの、一部には電子契約では締結できない契約書の種類があります。紙の契約書での締結を法令で義務づけられている場合、電子ファイルでの契約締結は受け付けられないためです。

法令の改正が進むことで電子契約を利用できる契約書の種類も増えていくため、ご自身が属している業界内での法律改正の動きなどを注視しておくのがよいでしょう。

電子契約で締結できない契約書の種類を確認したい方は「電子契約にできない契約書とできる契約書の違いとその見分け方」も参考にしてみてください。

契約相手から理解を得るために説明が必要な場合がある

電子契約による契約締結を進める場合には、契約相手に電子契約の利用を理解してもらう必要があります。相手方が電子契約を利用した経験がなければ、馴染みのない手続きを進めることに不安を抱いている可能性もあるため、電子契約にするメリットや仕組み、進め方などを説明することが重要です。

たとえば、電子契約に必要な手順の一つに「電子署名」がありますが、相手方が電子署名について理解していない場合には、不安を抱くことがあるでしょう。このような場合には、事前に電子署名に関する説明をしておくことで、相手方の理解を深めることができます。

また、締結の際に利用する電子契約サービスの仕様によっては取引相手にもサービス導入が必要になり、相手方に準備の負担がかかる場合もあります。このような場合には、取引相手に対して十分な説明をして、事前に準備をしてもらうように依頼する必要があります。

取引相手の負担軽減につながるため、導入企業社数の多い電子契約サービスや、取引相手がわざわざ導入しなくても利用可能な電子契約サービスを選ぶのもよいでしょう。

以上のように、電子契約を利用する場合は相手方とのコミュニケーションを大切にし、不安や疑問を解消するための十分な説明を行うことが重要です。

なお、電子契約のデメリットについては「電子契約のデメリット—導入済み企業に聞いた電子契約の注意点とその解決策・対処法」でも解説しておりますので、より詳しく知りたい方はご一読ください。

電子契約は紙の契約書と同様に証拠として扱うことができる

取引先が電子契約を導入したことを耳にして「自社でも電子契約を導入したい」と検討し始めた方のなかには、電子契約のデータに証拠力があるかどうか気になっている方もいるでしょう。

結論として、契約内容に関して民事訴訟で争う場合に提出できる契約の証拠は紙の契約書に限定されていないため、電子契約は押印や手書き署名で作成された紙の契約書と同じように、裁判における証拠として扱うことが可能です。

実際に、当社が提供する電子契約サービス「クラウドサイン」においても、クラウドサインによる電子契約を証拠・疎明資料として提出した実例の報告を複数いただいています。

電子契約の有効性や電子契約に法的効果が発生する仕組みを詳しく知りたい方は「電子契約とは？ゼロから学べる電子契約の基礎知識・導入メリット・法的効果・注意点」もご覧ください。

社内の関係者への周知や業務フローの整備も重要になる

電子契約を導入する場合、社内の関係者にもそのことを知ってもらう必要があります。また、契約を締結するための手順やルールを整備することも重要です。ただ電子契約サービスを導入するだけでは、現場での利用が進まず、紙での契約から切り替えるのにハードルが高くなってしまいます。

電子契約の導入推進担当は、社内の関係者に電子契約を利用するメリットを理解してもらい活用を促すために、電子契約サービスの具体的な使い方をレクチャーする「社内説明会」を実施したり、使い方をまとめたマニュアルを配布したりするなど、積極的な働きかけを進めていきましょう。

電子契約を導入する際は文書管理規程などの変更も必要になる

業務フローを整備する際には従来の「文書管理規程」や「印象管理規程」などの社内規程を電子契約に即した内容に変更するか、「文書管理規定」や「印象管理規程」の変更が難しい場合、新しく「電子署名管理規程」の作成を検討する必要があります。

電子契約では、契約書に電子署名を付けることで、契約文書の証拠力を担保します。もしも訴訟などで電子署名の真正性が問われた場合には、電子署名が正当な権限者によって使われていたことを証明する必要があるため、電子署名管理規程を作っておくことが大切です。

電子契約の運用で活用できる電子署名管理規程・印章等管理規程について詳しく知りたい方は「電子契約運用のための電子署名管理規程とは？作成方法やサンプルも紹介」もご一読ください。

電子契約を利用したい方は電子契約サービスの導入を検討する必要がある

紙での契約締結から電子契約への移行には、印紙代や郵送費用などのコスト削減や契約書作成・保管の効率化、コンプライアンスの強化など多くのメリットがあります。ただし、導入には社内の情報共有や業務フローの整備などの対応が必要です。そこで、電子契約サービスの運営会社から導入に向けたサポートを受けることで、円滑な導入が可能になります。

また、電子契約に必要な電子署名を電子ファイルに施すためには電子契約システムが必要です。その中でも、クラウドサインは導入社数130万社以上、累計送信件数1000万件超の実績を持ち、導入時の課題解決や運用定着化のサポートも充実しています。

クラウドサインでは契約書の電子化を検討している方に向けた資料「電子契約の始め方完全ガイド」も用意しています。電子契約を社内導入するための手順やよくある質問をまとめていますので、電子契約サービスの導入を検討している方は以下のリンクからダウンロードしてご活用ください。