電子署名とは？役割や導入のメリットをわかりやすく解説

当記事では、電子署名とはどのようなものなのか、その仕組みや目的、導入するメリットについて詳しく解説します。

「法的に問題ないのか？」「ハンコと何が違うのか？」といった疑問を解消しますので、これから電子署名を導入して紙の契約書の電子化を検討したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

なお、法的な定義よりも「まずは実際に電子署名を使ってみたい」「契約業務を効率化したい」という方は、国内売上シェアNo.1（※）の「クラウドサイン」をご検討ください。

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電子署名とは

電子署名とは、紙の契約書における「印影（ハンコ）」や「手書きの署名」に代わり、電子データに対して行われる技術的な証明措置のことです。

主に以下の2点を証明する役割を持っています。

1. 本人性：その文書が間違いなく本人によって作成されたこと
2. 非改ざん性：その文書が作成された後に書き換え（改ざん）られていないこと

もし、電子ファイルで契約締結後に内容が改ざんされた場合、裁判所からその証拠能力が疑われることになってしまいます。電子署名の役割は、そのような不測の事態を回避し、電子ファイルが「本物」であることを確実に証明することです。

たとえば、当社の提供するクラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」を利用して電子署名した場合、契約書の電子ファイル（PDFファイル）をAcrobat Readerで開くと「署名パネル」から電子署名を確認できます。

クラウドサインで締結した書類のPDFで電子署名を確認する際の画面の一例

また、「署名パネル」に記載の「署名の詳細」からは「誰が（メールアドレス）」「いつ（日時）」契約に同意したかや契約締結後にファイルの改変がされていないことが確認できます。

ここまで説明してきたように、電子署名は手書きによる署名と役割が近いために「署名」という単語が使われていると理解しておきましょう。

電子署名の定義や、法的な有効性についてより詳しく知りたい方はこちらの記事もご確認ください。

• 電子署名法とは？電子署名の必要性や仕組み・方法、電子署名法の解釈のポイントを解説

電子署名と「電子印鑑」の違い

よく似た言葉に「電子印鑑」がありますが、これらは証拠能力の高さにおいて明確な違いがあります。

• 電子印鑑
  実際の印影をスキャンして画像化しただけのもの。見た目はハンコですが、コピーが容易であり、「誰が押したか」を技術的に証明することは困難です。
• 電子署名
  暗号技術を用いており、「誰がいつ作成し、改ざんされていないか」を検証可能です。法的な証拠力（真正な成立の推定）が認められます。

ビジネス上の重要な契約においては、単なる画像である電子印鑑ではなく、電子署名を施すことが推奨されます。

より詳しい違いや使い分けについては、以下の記事で解説していますので、こちらもあわせてご覧ください。

• 電子署名と電子印鑑の違いとは？法的効力も解説
  

電子署名を実現する「公開鍵暗号方式」

電子署名における公開鍵暗号方式とは、暗号化と復号にペアとなる異なる鍵を使用し、暗号化用の鍵を公開しても復号用の鍵を割り出すことが困難なため安全に鍵を公開できる非対称鍵暗号技術のことです。

このペアとなる鍵の仕組みにより、「本人以外には作成できず」「後から改ざんもできない」という強固なセキュリティを実現しています。

また、この仕組みに「タイムスタンプ」という技術を組み合わせることで、「その時刻にその文書が存在していたこと」もあわせて証明することが一般的です。

電子契約における公開鍵の役割や公開鍵暗号方式について詳しく知りたい方以下の記事もご一読ください。

• 公開鍵暗号方式とは？秘密鍵、公開鍵、電子証明書の仕組みと役割についてわかりやすく解説
  

電子署名の法的有効性

電子契約の法的有効性はさまざまな法律から確認できます。そのなかでも、特に重要な法律が2001年4月1日に施行された「電子署名法」です。電子署名法は電子署名の定義づけを行っているうえ、電子署名の有効性を支える法律として知られています。

法務省の公式サイト「電子署名法の概要と認定制度について」でも記載されている通り、電子署名法の施行により、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は「真正に成立したもの（本人の意思に基づき作成されたもの）」と推定されるようになりました。

電子署名を定義する電子署名法2条や電子署名の推定効を定める3条について詳しく解説しているため、電子署名法の内容をより詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。

• 電子署名法とは？電子署名の必要性や仕組み・方法、電子署名法の解釈のポイントを解説
  

契約書の電子ファイルに電子署名する方法

契約書の電子ファイルに電子署名を行うには、主に以下の3つのパターンがあります。

電子契約サービスを利用する（クラウド型）

クラウドサインなどの電子契約サービスを利用する方法です。メール認証等で本人性を担保するため、専用ソフトやICカードが不要で、相手方の負担も少ないのが特徴です。現在のビジネス利用の主流となっています。

PDFソフト（Acrobat等）を利用する

Adobe Acrobat Readerなどで、自身で取得した電子証明書を用いて署名する方法です。

※注意点： 信頼性の高い署名を行うには、事前に認証局から有料の電子証明書を購入・設定する準備（コストと手間）が必要です。また、契約相手側でも検証のための設定が必要になる場合があり、相手のIT環境によっては負担をかけてしまう可能性があります。

WordやExcelの機能を利用する

Officeソフトに標準搭載されている署名機能を利用する方法です。

※注意点： 手軽ですが、機能が簡易的であるため、社内文書の承認など限定的な用途に使われることが一般的です。重要な対外契約にはあまり向きません。

なぜ「電子契約サービス」が選ばれるのか？

Acrobat等のソフトで署名する場合、ファイルをメールで往復させる「バケツリレー」になりがちで、「どれが最新版かわからない」「誰で止まっているかわからない」といった管理上のリスクが発生します。

そのため、多数の取引先と契約を結ぶ場合や、契約管理を安全かつ効率化したい場合は、準備不要で進捗も可視化できる「電子契約サービス」の利用が最もスムーズです。

契約書の電子ファイルに電子署名したい方は、次のパートで解説するクラウド型の電子契約サービスを利用して電子署名を行う流れもおさえておきましょう。

なお、クラウド型の電子契約サービスを利用する以外の電子署名の方法は以下の記事で解説しているため、電子契約サービスを利用する以外の方法を知りたい方はこちらもご一読ください。

• 電子署名する方法とは？WordやExcel、Acrobat Reader等を利用した電子署名を解説
  

クラウド型電子契約サービスを利用して電子署名を行う流れ

クラウド型電子契約サービス（クラウドサインなど）では、一般的に以下の流れで締結が完了します。

1. 契約書（PDF）をクラウド上にアップロードする
2. 相手方のメールアドレス等を指定して送信する
3. 相手方がメールを受信し、内容を確認して同意ボタンを押す
4. システムが自動的に電子署名とタイムスタンプを付与し、締結完了

当社の「クラウドサイン」も、この仕組みにより、アップロードとメール送信のみでスピーディに契約作業を完了できます。

クラウド型電子署名サービスを用いた電子契約のイメージ図

「クラウドサイン」のサービスの特徴や利用イメージを知りたい方は以下のリンクからサービス説明資料を無料でダウンロードできますので、電子契約サービスを比較検討する際の参考にしてみてください。

電子署名により契約書を電子化するメリット

電子署名により契約書を電子化するメリットとして「業務効率化」や「コスト削減」「コンプライアンス強化」が挙げられます。紙の契約書の電子化を検討している人はどのようなメリットがあるかを確認しておきましょう。

業務効率化やコスト削減につながる

紙ベースで契約書を作成する場合、書類の印刷や郵送作業、締結済みの契約書の回収、保管などさまざまな手順が必要になります。電子署名を利用して契約書を電子化することでこれらの手順を省略し、業務効率化を図ることができます。

また、電子署名により契約書を電子化した場合には、書類の印刷費用や郵送費用、印紙代がかからないため、大幅なコスト削減が可能です。

コンプライアンス強化につながる

利用する電子契約サービスによってはアカウントの閲覧権限を設定できるものもあります。その場合、契約に関係のないアカウントが契約内容を閲覧できないように制限でき、契約書の書き換えや不正な流出を防げるため、コンプライアンス強化につながります。

さらに、電子契約では契約書の締結状況をクラウド上で一元管理できます。これにより「誰が・何を・どこまで」進めていたかを簡単に把握でき、業務の透明性向上も期待できます。