電子署名の仕組みとは？役割や活用方法をわかりやすく解説
電子契約の導入を検討している方のなかには電子署名の仕組みが気になる方もいるでしょう。当記事では、電子契約サービスでも使われている電子署名の仕組みをわかりやすく解説します。電子契約による契約書の電子化を検討している方は参考にしてみてください。
なお、電子署名を付与する具体的な方法を知りたい方は「電子署名を付与する主な3つの方法とは？メリットや注意点も解説」も参考にしてみてください。
電子署名とは
電子署名とは、「電磁的記録（電子ファイル）」に付与される電子的なデータであり、「紙の契約書」における印影や署名に相当する役割を果たすものをいいます。印影や手書きの署名に代わり、電子データの作成者を表示すると同時にそのファイルが改変されない技術的措置が電子署名です。
電子署名と定義されるためには、下記の2つの要件を満たす必要があります。
- 電子ファイルの作成者を示すために行われたものであること
- 作成された電子ファイルが改ざんされていないことを確認できるものであること
たとえば、電子ファイルで契約を締結した後で電子ファイルの内容が改ざんされた場合には、裁判所からその証拠能力が疑われることになってしまいます。電子署名はそのような事態を回避し、電子ファイルが本物であることを確実に証明する役割を担っています。
電子署名を実現する公開鍵暗号方式の仕組みとは
電子署名を実現する技術は「公開鍵暗号方式」と呼ばれる暗号技術です。この暗号技術により、電子署名を付与した電子ファイルの改ざん防止が可能になっています。
公開鍵暗号方式によって、電子ファイルの作成者と、作成後にファイルが改ざんされていないことを推定する仕組みが一般に電子署名と呼ばれるものです。どのような仕組みになっているのか、公開鍵暗号方式の原理も確認しておきましょう。
公開鍵暗号方式の仕組み
公開鍵暗号方式では「暗号鍵（別名：秘密鍵、署名鍵）」と、それに対応した唯一の「復号鍵（別名：公開鍵）」の鍵のペアをつくります。暗号鍵は、平文（暗号化されていないデータ）を暗号化するために用い、復号鍵は暗号文を平文に復号しもとに戻すために用います。
たとえば、「暗号鍵A」と「復号鍵A」のペアをつくり、「復号鍵A」がある暗号文を平文に復号できたとします。その場合、その暗号文は「復号鍵A」に唯一対応する「暗号鍵A」で平文を暗号化したものと証明できます。
公開鍵暗号方式では、「暗号鍵A」を平文を作成した本人だけが知るパスワードなどで管理した秘密鍵にします。こうすることで、公開鍵で復号できる暗号文は、その公開鍵と1対1で対応する秘密鍵の管理者が暗号化したものと推定できます。
下図のように、電子文書のハッシュ値を暗号鍵（秘密鍵）で暗号化したものが電子署名となり、受信者は、復号鍵（公開鍵）でハッシュ値に復号し、この2つを比較して一致するかを検証します。
【公開鍵暗号方式の仕組みを表した図】
公開鍵暗号方式についてより詳しく知りたい方は「公開鍵暗号方式とは？秘密鍵、公開鍵、電子証明書の仕組みと役割についてわかりやすく解説」もご一読ください。
電子署名のメリット
電子署名とその仕組みを確認してきましたが、電子署名を導入することでどのようなメリットを享受できるのかも確認しておきましょう。
契約締結業務の効率化につながる
電子署名を導入することで、従来の紙の書類のやりとりで数日かかっていた契約締結業務を、わずか数分で終えられるようになります。契約締結がスピードアップすれば、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズになることが期待でき、取引開始のタイミングも早められるでしょう。
また、印刷・製本・郵送作業が不要になり、契約作業のための準備や出社も不要になります。従来の紙の書類で発生していた物理的な手間や時間が削減されることで、空いた時間を他の業務に利用できるのもメリットです。
改ざんを検知できる
電子文書の内容を保証・保護するために使用される技術として、電子署名には改ざんを検知できるメリットがあります。
電子ファイルに電子署名を付与することで署名者が誰であるかを表示し、文書の改ざんを防止できるようになっている上、改ざんが検知された場合は早急に対処できるため、セキュリティ上のリスクも低減できます。
書類管理しやすくなる
電子署名を導入して紙の書面を電子化することで、書類名や契約相手の名前、締結日などから契約内容を容易に検索しやすくなります。
従来の紙の書類のようにわざわざ倉庫に移動して手作業で書類を探す手間もかからない上、「ファイリングした書類を日付順にキャビネットに保管する」というような一連の保管作業も不要になります。
電子署名による契約書の電子化を進める際の注意点
電子署名を利用して契約書の電子化を進める場合、おさえておきたい注意点がいくつかあります。紙の契約書の電子化を検討している方は確認しておきましょう。
電子署名を利用した電子化ができない契約の種類もある
電子署名を利用した契約書の電子化は普及してきているものの、「事業用定期借地契約」や「任意後見契約書」など、電子署名では締結できない契約書も一部存在します。
電子契約で締結できない契約書の種類を確認したい方は「電子契約にできない契約書とできる契約書の違いとその見分け方」も参考にしてみてください。
取引先の了承を得る必要がある
電子署名を利用して契約締結を進める場合には、契約相手から了承を得る必要があります。企業によっては電子署名の利用が認められていない可能性もあるため、事前に確認しておくようにしましょう。
また、契約締結の際に利用するサービスの仕様によっては、相手方に準備の負担がかかる場合もあります。このような場合には、取引相手に対して十分な説明をして、事前に準備をしてもらうように依頼する必要がある点に留意しておきましょう。
社内への周知や業務フローの整備が必要になる
新たに電子署名を導入して書類を電子化する場合、現場での利用が進まず社内の電子化率が向上しない可能性があるため、電子署名の利用について社内への周知をしたり、業務フローを準備したりといった準備が必要です。
電子契約の導入推進担当は、電子契約サービスの具体的な使い方をレクチャーする「社内説明会」を実施したり、使い方をまとめたマニュアルを配布したりするなど、積極的な働きかけを進めていきましょう。
なお、当社の提供する電子契約サービス「クラウドサイン」の公式サイトにある「導入事例」では実際にクラウドサインの電子契約サービスを導入した企業の事例を紹介しています。運用フローの設計や導入推進プロジェクトの立ち上げなど導入時に工夫した点もお話しいただいているので、導入を検討している方は電子化推進のヒントにご活用ください。
電子署名を導入してコスト削減や業務効率化の実現を
電子署名を導入して契約書を電子化することで、印紙代や郵送費などのコスト削減や、締結完了までにかかるリードタイムの削減といったさまざまなメリットが得られます。
当社の提供する「クラウドサイン」は、電子署名を電子ファイルに施し、スピーディーかつ安全に当事者間の合意の証拠を残すことのできる電子契約サービスです。導入社数250万社以上、累計送信件数 1000万件超の国内シェアNo1の電子契約サービスとして、業界業種問わず多くの方にご利用いただいております。
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