電子契約のやり方と必要な準備、関連する法律をわかりやすく解説

昨今のペーパーレス推進や電子帳簿保存法における電子データ保存義務化の流れを受けて、紙の契約書から電子契約に移行する企業が増えてきています。当記事では、電子契約のやり方と必要な準備について解説していますので、紙の契約書を電子化するための具体的な方法を知りたい方は参考にしてみてください。

なお、電子契約で締結できる契約書の種類を確認したい方は以下の資料もあわせてご活用ください。
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電子契約とは

電子契約とは、インターネット等の情報通信技術を利用し、電子ファイルに対して電子データ（電子署名・タイムスタンプ等）を記録して締結する契約のことをいいます。

法令上の厳密な定義を確認しておくと、電子委任状法2条2項では電子契約を以下のように定義しています。

この法律において「電子契約」とは、事業者が一方の当事者となる契約であって、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により契約書に代わる電磁的記録が作成されるものをいう。

電子契約は従来の紙の契約書とは異なり、暗号技術を応用した「電子署名」を電子ファイルに施すことで契約を締結するやり方です。紙の契約書のように物理的な印刷や押印といった作業が必要ないため、時間や場所にとらわれずに契約内容の確認から締結まで完結させることができます。

電子契約の基礎知識について知りたい方はこちらの記事もご確認ください。

• 電子契約とは？仕組みと導入のメリットや注意点をわかりやすく解説
  

電子契約をはじめるための準備

電子契約をはじめるために必要なものとして、「クラウドサイン」などのクラウド型電子契約サービスを利用する場合には、メールアドレスとアカウントを用意するだけで、簡単に電子契約の利用を開始できます。受信する側も特に準備する必要はなく、アカウントを持っていなくてもメールアドレスさえあれば利用可能です。

クラウド型電子契約サービスとは、クラウド上に契約交渉済の契約書をアップロードし、相手方が承認するだけで契約を結ぶことができるサービスです。

電子契約サービスを利用しないで電子契約をはじめるには、電子契約サービスが普及する前のように、契約締結の関係者全員が「電子ファイルに電子署名を施すソフトウェア」や「本人の電子署名であることを証明する電子証明書」を準備する必要がありましたが、クラウド型電子契約サービスの登場により、契約締結における当事者両者にインターネット接続できる環境さえあれば、簡単に電子ファイルに電子署名することができるようになりました。

もちろん、電子契約サービスを使わずに電子契約は利用できますが、法的有効性の確保、セキュリティ対策、システム構築・維持管理の手間などのデメリットが大きく、専門的な知識が必要になるため、電子契約サービスを利用する方が現実的で有効かつ手軽にはじめられる選択肢となることが多いです。

クラウド型電子契約サービスが登場した経緯や仕組みを詳しく知りたい方は「電子契約とは？ゼロから学べる電子契約の基礎知識・導入メリット・法的効果・注意点」も参考にしてみてください。

電子契約に移行するための社内体制の整備も必要になる

電子契約をはじめるためには、紙の契約書から電子契約に移行するための社内体制の整備も必要になります。企業規模や締結する契約件数によっても異なりますが、電子契約をはじめるための一般的な社内体制整備の流れは以下のようなイメージです。

【電子契約をはじめるための社内体制整備の流れ】

1. 導入目的とゴールの確認
2. 電子契約サービスの比較検討
3. 予算の確保
4. 社内押印申請フローの整備
5. 電子署名管理規程の準備
6. 導入稟議
7. 社内へのアナウンス・マニュアル展開・説明会の実施

企業における電子契約の導入の流れを詳しく知りたい方は「電子契約を全社導入するための7ステップ—事前準備と導入プロセスの注意点」も参考にしてみてください。

電子契約のやり方

それでは、電子契約の具体的なやり方を確認しておきましょう。ここでは、クラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」で電子契約する場合を例に電子契約のやり方を解説していきます。

電子契約サービスへログイン

まず、電子契約サービスにご自身のアカウントでログインします。クラウドサインの場合、ログインして画面左上にある「新しい書類の送信」ボタンをクリックすると、契約書を送信するための準備を開始できます。

契約書のアップロード

契約書のPDFをドラッグ＆ドロップし、アップロードします。クラウドサインの場合、「新しく書類（PDF）をアップロード」の欄に締結した契約書のPDFをアップロードするか「テンプレートから書類を準備」をクリックして、書類を用意します。

契約書の情報入力

契約書のタイトルや契約締結日や契約期間といった書誌情報を入力します。クラウドサインでは「契約締結日」「契約開始日」「契約終了日」「自動更新の有無」のほか、「解約通知期限」「管理番号」「取引金額」といった社内向けの情報も入力可能です。

なお、クラウドサインの場合には書類情報項目の「取引相手の名称」「契約締結日」「取引金額」の項目を入力することで、電子帳簿保存法における電子データで保存する際の要件である「検索機能の確保」を満たすことが可能です。

契約書の保存において電子帳簿保存法に対応する具体的な方法については「電子帳簿保存法で定められた契約書の「データ保存」要件とは」も参考にしてみてください。

契約締結先の情報設定と契約書の入力項目の設定

契約締結をする相手方のメールアドレスや氏名、会社名を入力し、宛先を設定します。契約締結をする相手のメールアドレスを確認し、その方に契約締結の権限があるかなどを事前に確認しておきましょう。

また、クラウドサインの場合は必要に応じて契約書の入力項目にフリーテキストやチェックボックスの記入欄や押印欄を設定することも可能です。

契約書を相手方に送信する

契約締結先の情報や契約書の入力項目の設定がひと通り完了した後は、送信内容を確認し契約書を送信します。クラウドサインの場合「送信する」ボタンを押すと「書類の内容に同意の上、送信しますか？」という確認のポップアップが表示されるので、書類の内容に問題がなければ「送信」ボタンをクリックします。

以上で契約の相手方に電子契約による締結の依頼は完了です。クラウドサインの場合、相手方が契約書の内容に同意し「同意して確認完了」のボタンをクリックしたあとで契約書のPDFに電子署名とタイムスタンプが施されるため、それらの対応により契約内容の改ざん防止が可能です。

電子契約サービスを選ぶためのポイント

電子契約を導入する際には、どのサービスを選ぶべきか悩む方も多いでしょう。ここでは、電子契約サービスを選定する際に重視すべきポイントを解説します。特に料金の安さだけで選ぶのではなく、重要な書類をやりとりするために安心できるサービスを検討することが望ましいでしょう。

法的な要件を満たしているか

電子契約は法的な要件を満たしていることが不可欠です。契約が法的に有効であるためには、電子署名法や電子帳簿保存法など、関連する法律を遵守しているかを確認する必要があります。これにより、契約が無効になるリスクを回避できます。

操作性とサポート体制はどうか

電子契約サービスの操作性とサポート体制も、選定時に考慮すべきポイントです。ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいことは、業務効率の向上に繋がります。

また、トラブル発生時に迅速に対応してくれるサポート体制が整っていることも重要です。

セキュリティ対策は問題がないか

電子契約サービスを検討する際の重要な要素の一つとして、セキュリティ対策が十分に施されているサービスかどうかも確認するようにしましょう。十分なセキュリティ対策がなされていない場合は情報漏洩や改ざんといったリスクにさらされる可能性があるためです。契約書には機密情報が含まれるため、情報漏洩を防ぐための強固なセキュリティであるかどうか確認することが重要です。

たとえば、当社が提供するクラウド型の電子契約サービス「クラウドサイン」ではサービスの機密性を担保するためにアクセス制限（IPアドレス制限）機能やアカウント登録制限機能などのオプションを用意しています。

電子契約のリスクとそれに対する対策について詳しく知りたい方は「電子契約のリスク分析—契約書への押印と電子署名との比較」も参考にしてみてください。

知名度や信頼性があるか

電子契約サービスを選定する際、認知度や知名度は重要な判断材料の一つです。高い認知度や知名度を持つサービスは、多くの企業に導入されている可能性が高く、信頼性や実績が豊富であると期待できます。

また、取引先も同様のサービスを利用していれば、スムーズな契約締結に繋がりやすくなります。サポート体制やセキュリティ対策に関する情報も得やすく、安心して利用できるでしょう。

電子契約のメリットとデメリット

ここでは、電子契約のメリットとデメリットを理解し、効果的に活用するための情報をお伝えします。

電子契約の主なメリット

電子契約の主なメリットは、コスト削減、業務効率化、コンプライアンス強化の3点が挙げられます。まず、紙の契約書にかかる印紙税、郵送費、印刷費、保管スペースなどが不要になるため、大幅なコスト削減が期待できます。

次に、契約書の作成から締結、管理までをオンラインで完結できるため、時間や場所を選ばずに業務を進められ、契約締結までのリードタイム短縮や担当者の負担軽減につながり業務効率が向上することにもつながります。

さらに、電子署名やタイムスタンプにより契約の改ざんリスクを低減し、締結履歴もシステム上に記録されるため、コンプライアンス強化や内部統制の向上にも寄与します。

電子契約で注意するべきデメリット

一方で、電子契約にはいくつかのデメリットも存在します。まず、導入時や運用時にコストがかかる点が挙げられます。ただ、これまでかかっていた印紙税や郵送費、印刷費、保管スペースなどのコストと比べて大きく削減ができるケースも多く、自社でかかっていたトータルコストを鑑みてメリットとなるのかデメリットとなるのかを検討することが必要です。

また、押印ワークフローを変更するための社内調整が面倒であったり、取引先にも電子契約で契約締結できるかどうか確認する必要があることなどもデメリットとしては挙げられます。

ほかにも、一度導入した電子契約システムを後で変更することが難しいといえることもあり、電子契約システム・サービスの選定を誤るとセキュリティや法的要件を満たさないリスクがあるため、しっかりと情報収集をすることが必要です。

より詳しく電子契約について知りたい方は以下の記事や無料でダウンロードできる資料をご利用ください。

• 電子契約とは？仕組みと導入のメリットや注意点をわかりやすく解説
  

電子契約導入にあたって理解すべき法律

今すぐすべてを理解する必要はありませんが、法律を理解しておくことは契約の有効性を確保し、トラブルを未然に防ぐことにつながります。電子契約に関連する法律について詳しく解説し、安心して電子契約を導入するための基礎知識をお伝えしますので理解を深めるためにご一読ください。

電子署名法について

電子署名法（正式名称：電子署名及び認証業務に関する法律）は、2000年に制定され、翌2001年に施行されたもので、電子的な方法で行われる署名を法的に認めるための法律です。電子署名法により電子署名は紙の契約書における自筆署名と同等の効力を持つことができ、契約書や申請書などの重要書類を電子的にやり取りする際の法的基盤が整備されました。

また、電子署名法では電子署名に必要な電子証明書を発行する認証業務についても、その信頼性を確保するための認定制度を設けています。

近年では、「クラウドサイン」のようなクラウド上で電子署名を行うサービスも普及しており、これらのサービスも電子署名法の枠組みの中で運用されています。

電子帳簿保存法について

電子帳簿保存法（正式名称：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）は1998年に制定された法律で、帳簿や書類を電子データとして保存する際の基準を定めたものです。この法律は、事業者の帳簿書類保存に係る負担軽減、ペーパーレス化による業務効率の向上、およびデータの活用促進を目的としています。

2024年1月からは電子取引で授受した電子データは、原則として全ての事業者（法人および個人事業主）が電子データのまま保存することが義務化されました。

電子帳簿保存法についてより詳しく知りたい方は以下の関連記事もご覧ください。

• 電子帳簿保存法とは？
  

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