PDFに電子印鑑を押印する方法とは？Adobe Acrobat Readerで作成する方法も解説

「PDFファイルに電子印鑑を押したいが、やり方がわからない」「フリーソフトで作成した電子印鑑に法的効力はあるのか？」という疑問をお持ちの担当者様も多いのではないでしょうか。

結論から述べると、無料のAdobe Acrobat Readerを使えば、誰でも簡単にPDFへ電子印鑑を押印できます。 しかし、ビジネスにおける重要書類（契約書など）に利用する場合は、セキュリティや法的効力の観点から注意が必要です。

当記事では、PDFに電子印鑑を押印する方法を解説します。電子印鑑をAdobe Acrobat Readerで作成する方法も解説しますので、電子印鑑の導入を検討している方は参考にしてみてください。

PDFに電子印鑑を押す方法

ここではPDFに電子印鑑を押す方法として「Adobe Acrobat Reader」の無料版を用いた方法をご紹介します。Adobe Acrobat ReaderはPDFの閲覧・署名・共同作業・注釈の追加ができる無料のソフトウェアです。

なお無料版の場合、印影データ内に捺印者や捺印日時などの識別情報は保存されないため、社外と締結する契約書など法的効力が必要で、識別情報が保存される電子印鑑を使用したい場合は、有償版のAdobe Acrobat Proを利用しましょう。

電子印鑑のデータ自体は無料のサイトなどでも作成できますが、偽造など安全性の問題も考えられるため、複製されにくい電子印鑑データを作成することも検討するとよいでしょう。
もし、法的効力が必要な書類一つひとつの電子ファイルに手動で電子署名を付与するのは作業負担を感じるという場合や管理コストや安全性等が気になるのであれば、「クラウドサイン」などの官公庁が公式に適法性を認めている電子契約サービスの導入も検討してみてください。

「Adobe Acrobat Reader」の無料版を使用する方法

事前の準備として、無料のAdobe Acrobat Readerがインストールされていない場合は、事前にAdobe公式サイト（https://get.adobe.com/jp/reader/）　からダウンロードしておきましょう。

1. Adobe Acrobat Readerの左上にある「ファイル」＞「開く」をクリックし電子印鑑を押したい書類を開きます。

2.左上のタブから「署名」をクリックし、「署名を追加」をクリックしたあとで表示される「画像」のタブを選択します。

3. 電子印鑑の画像を選択（またはドラッグ＆ドロップ）し「適用」をクリックするとPDFに電子印鑑が挿入されます。

4. 印鑑の位置や向き、大きさなどを調整します。挿入した電子印鑑を削除したい場合はゴミ箱のアイコンを押せば削除可能です。

5. PDFを保存する

保存した電子印鑑はAcrobat Reader内に保存されるため、次回以降は、保存されている電子印鑑を選択すればすぐにPDFへの押印が可能になります。

Adobe Acrobat Readerで電子印鑑を作成する方法

ここでは、Adobe Acrobat Readerの無料版で電子印鑑を作成する方法をご紹介します。ただし、無料版では印影データ内に捺印者や捺印日時などの識別情報は保存ないため、識別情報の付与された電子印鑑を利用したい場合は有料版を検討する必要がある点を留意しておきましょう。

1.Adobe Acrobat Readerの左側にある「すべてのツール」から「スタンプを追加」をクリックします。

2.「スタンプ」をクリックして「電子印鑑」にカーソルを当てると複数の電子印鑑のテンプレートが表示されるため、作成したい電子印鑑のテンプレートを選択します。

3.「ユーザー情報の設定」のウィンドウが表示されるので、電子印鑑に表示されるユーザー情報を入力します。会社名も電子印鑑の中に表示したい場合は「会社名（電子印鑑用）」の入力欄に情報を入力するようにしましょう。

4.「ユーザー情報の設定」で「完了」ボタンを押した後、PDFに電子印鑑が挿入されます。必要に応じて場所や大きさなどを変更しましょう。

電子印鑑はAdobe Acrobat Reader以外でも作成できる

印影を画像化した電子印鑑はAdobe Acrobat Reader以外でも作成可能です。たとえば、実際の印影をスキャンして画像データを作成する、ExcelやWord等の文書作成ソフトにある図作成機能を使って画像として保存するといった方法が挙げられます。これらの方法であれば無料で作成できます。

電子印鑑をAdobe Acrobat Reader以外で作成する方法を知りたい方は「電子印鑑の作り方とは？作成する際の注意点も解説」も参考にしてみてください。

なお、印影を画像化した電子印鑑は単なる画像であるため容易に第三者から複製されてしまう恐れがあるため注意が必要です。単純な画像データの電子印鑑よりも信頼性が高い電子印鑑を選択したい場合には、タイムスタンプなどの識別情報が組み込まれた電子印鑑を検討してみてください。

また、電子印鑑を無料で作成する方法を知りたい方は「電子印鑑を無料で作成するやり方とは？ 書類に貼り付ける方法も解説」も参考にしてみてください。

そもそも電子印鑑とは

電子印鑑とは「PCやタブレットなどで作成した電子文書に対して捺印できるようにデータ化された印鑑」のことです。電子印鑑はPDFなどの電子ファイルに画像として貼り付けられるように画像化されたデータのため、PCやタブレットなど電子印鑑を捺印できる環境が整ってさえいれば出社の手間もなく押印が可能です。

また、物理的な印鑑の場合には紛失のリスクもありますが、電子印鑑はPC内にデータとして保管しておけるため紛失のリスクを防げるというメリットもあります。

電子印鑑のメリットやデメリットを詳しく知りたい方は「電子印鑑とは？導入のメリット・デメリットや電子契約との違いを解説」も参考にしてみてください。

電子印鑑のメリット

電子印鑑のメリットとして大きくは「業務効率化につながる」「コスト削減につながる」という点が挙げられます。簡単に詳細を確認しておきましょう。

業務効率化・スピードアップにつながる

電子印鑑を使用することで、さまざまな書類をペーパーレス化することができます。それにより作業の手間を削減し、業務効率化や業務のスピードアップにつながります。
具体的には、押印や書類管理といった物理的な作業がなくなったり、デジタル化することで書類の検索性が向上し、必要な書類をすぐに見つけられるようになります。

また、紙の書類の場合に時間がかかっていた「印刷、製本、押印、郵送、返送待ち」といった一連のプロセスが不要になり、契約締結までのリードタイムを大幅に短縮できます。
ほかにも場所を問わず承認ができるなど働き方の多様化への対応ができ、手続きが滞ることなくスムーズに業務が進行するメリットもあります。

コスト削減につながる

電子印鑑を導入することで紙の書類の場合に必要であった印刷や郵送の必要がなくなるため、印刷代や切手代、封筒代といった費用を削減できます。

さらに紙の契約書の場合、印紙税が課税されるものが多くありますが、印紙税法第3条および印紙税法基本通達第44条により電子契約を含む電子データの文書では印紙税がかからないため印紙代を削減することができます。

ほかにも紙の書類を保管するためのファイルやキャビネット、倉庫スペースなどが不要になるため全体的なコスト削減につながります。

電子印鑑の法的効力とリスク

ここでは電子印鑑の法的効力と、導入・運用にあたって注意すべきリスクについて、それぞれ解説します。

電子印鑑の法的効力

電子印鑑には大きく分けて２つの電子印鑑があります。ひとつは法的効力が認められにくい電子印鑑（単なる印影画像データ）、もう一つは法的効力が認められる電子印鑑（電子署名が付与されたもの）となります。

【電子印鑑の種類別：法的効力の違い】

種類	特徴	法的効力・信頼性
印影を画像化しただけの電子印鑑	実際の印鑑をスキャン、またはExcel等で自作。	低い。 単なる画像であり、誰でもコピー・偽造が可能。
電子署名が付与された電子印鑑	誰が・いつ押印したかのログが残るタイプ。	高い。 物理的な印鑑（実印など）が押された紙の文書と同等の法的効力が認められる。

電子署名法に準拠した電子印鑑（電子署名サービス）を利用していれば原則として法的効力は認められます。重要な文書には、電子署名が付与されたタイプの電子印鑑（電子署名サービス）を利用しましょう。

それぞれの詳しい内容を解説すると、ひとつめの電子印鑑は上記の無料版Adobe Acrobat Readerで電子印鑑を作成する方法で作成したり、フリーソフトを使って作成する場合、単なる印影画像データの電子印鑑となります。

一方、法的効力が認められる電子印鑑は印影の見た目だけでなく「いつ」「誰が」「何を」承認したのかを証明する電子証明書とタイムスタンプが付与された電子印鑑（電子署名サービスを利用したもの）となります。

電子署名法第3条では「本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているとき」は、「真正に成立したものと推定する」と定められており、本人が作成したことと改ざんされていないことは電子証明書とタイムスタンプによりこの2点を証明することが可能です。

そのため、適切な電子署名が付与された電子文書は、物理的な印鑑（実印など）が押された紙の文書と同等の法的効力が認められるということになります。

セキュリティ上のリスク

電子印鑑のリスクとしては、上記のように無料で作れる単なる「印影画像」の印鑑においては特に「偽造・なりすましのリスク」と「改ざんのリスク」が伴います。

偽造・なりすましのリスク

印影画像データの場合、容易にコピーや加工が可能です。悪意のある第三者が印影データを不正に入手し、勝手に文書に利用する「なりすまし」のリスクが非常に高く、誰がその画像を貼り付けたのかを技術的に証明することは難しいです。

電子署名が付与されたタイプの電子印鑑（電子署名サービス）の場合、なりすまし等のリスクは減りますがIDやパスワードの使い回しや流出による悪用の可能性はゼロではありませんのでアクセス管理を徹底することが必要です。

文書改ざんのリスク

単なる印影画像データを使用する場合、画像を貼り付けた文書（WordやExcelなど）は、後から容易に内容を書き換えられてしまう可能性があり、改ざんされた場合にそれを検知することが困難です。

電子帳簿保存法への対応

2024年1月より完全義務化された「改正電子帳簿保存法」により、電子的に授受した領収書や請求書は、一定の要件（真実性の確保・可視性の確保）を満たした状態で保存する必要があります。

PDFに単なる印影画像データを「貼っただけ」の状態には、以下の3つのリスクが潜んでいるため、現状の運用で問題ないか確認しておきましょう。

① 「真実性の確保」という高いハードル

同法では、データの真実性を担保するために以下のいずれかの措置が必要です。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る、または速やかに付与する
• データの訂正・削除の履歴が残る（または禁止された）システムで授受・保存する
• 不当な訂正削除を防止する事務処理規程を作成・運用する

単なる印影画像データで作成した電子印鑑は、後から誰でも簡単に差し替えや削除ができてしまいます。これだけでは「いつ、誰がその書類を確定させたか」の公的な証明にならないため、税務調査時に「真実性がない」とみなされるリスクがあります。

② 「可視性の確保」と検索要件

電子データは、税務職員の求めに応じて「日付・取引先・金額」で即座に検索できなければなりません。 単純にPDFへ電子印を押してフォルダに保存しているだけでは、この検索要件を満たすための管理（索引作成など）に多大な工数がかかります。電子契約サービスであれば、押印と同時にこれらの情報が自動でデータベース化されるため、法令遵守がスムーズになります。

③ 「電子印鑑 ＝ 電子署名」ではないという誤解

最も注意すべきは、「電子印鑑にはタイムスタンプ機能が含まれていないことがある」という点です。

• 電子印鑑: あくまで「ハンコの外見」を模した画像。
• 電子契約（電子署名）: 書類が作成された時刻を証明し、その後の改ざんを検知する技術（デジタル署名）。

単なる画像としての電子印鑑は、いわば「コピー機で印刷したハンコ」と同じ状態です。

電子帳簿保存法が求める「データの非改ざん性」を証明するには、電子印鑑そのものではなく、それを補完する「タイムスタンプ」や「クラウド保存システムのログ」が不可欠であることを理解しておく必要があります。

• 電子帳簿保存法とは？中小企業が知っておくべき基本と対応ステップをわかりやすく解説
  

電子サインと電子契約との違い

電子契約と電子サインの違いとして端的に説明すると、電子サインは契約における「個別の承認行為」、電子契約は「契約プロセス全体の電子化ソリューション」となります。

電子サインとは、電子化された文書に対して行われる署名や記名押印に相当する行為そのものを指し、契約内容への同意や本人であることの証明を示すものです。具体的には、文書ファイルへのデジタル署名の付与や、認証プロセスを経た電子的な承認操作などが含まれ、これまでの物理的なサインや印鑑の役割を代替する技術です。

クラウドサインをはじめとする電子契約は契約の申し込みから締結、その後の保管・管理までの一連の契約プロセス全体を電子的に行う仕組みを指します。

契約書の電子的な作成、当事者間での安全な送受信、内容確認、合意形成、さらにはタイムスタンプを用いた締結日時の客観的な証明、契約文書の電子データとしての適切な保管といった契約全般の電子化が含まれます。

電子契約システムは電子サインの機能に加え、改ざん防止のための技術や否認防止の仕組み、長期署名に対応する技術などを組み合わせることで、契約の法的有効性や信頼性を高めるように設計されています。

以上のように、電子印鑑は業務効率化に大きく貢献するツールですが、法的効力やリスクは異なります。単なる印影画像データは利便性が高い反面、法的効力が弱くリスクも高いため、契約書など法的な証拠能力が求められる文書には、電子署名法に準拠した電子署名サービスを利用することが望まれます。

クラウドサインでは契約書の電子化を検討している方に向けた資料「電子契約の始め方完全ガイド」も用意しています。電子契約を社内導入するための手順やよくある質問をまとめていますので、電子契約サービスの導入を検討している方は以下のリンクからダウンロードしてご活用ください。

ビジネス書面の電子化を進める場合は電子印鑑の他に電子契約サービスも選択肢になり得る

セキュリティ面でリスクの懸念があるため、Adobe Acrobat Readerの無料版やWord、Excelなどの文書作成ソフトで作成した電子印鑑は社内での資料回覧など認印としての役割に限定し、社外とのやりとりでは他の手段を検討するのがおすすめです。そこで、契約書の電子化を検討している方におすすめできる選択肢のひとつが電子契約サービスを導入することです。
電子契約の導入には次のようなメリットがあります（詳しくはこちら）。

【電子契約のメリット】

・収入印紙が不要になる
・郵送費用を削減できる
・契約が締結されるまでのリードタイム短縮につながる
・文書管理・保管の効率化ができる
・コンプライアンスを強化できる

当サイトを運営する「クラウドサイン」は単純な印影の画像データを電子文書に施す電子印鑑とは異なり、合意締結した契約書の証拠力を担保できるクラウド型の電子契約サービスです。

 

安心して長期保管していただけるよう弁護士ドットコム株式会社による電子署名に加え、認定タイムスタンプを付与することで契約書の改ざん防止を図っています。

日本で初めて主務官庁によって電子署名法上の「電子署名」に該当することが確認されたクラウド型電子署名サービスとして、これまでに250万社以上の導入実績があり、業界業種問わず多くの方にご利用いただいております。

なお、当社ではクラウドサインの機能や料金をコンパクトにまとめた「クラウドサイン サービス説明資料」をご用意しています。クラウドサインを導入するメリットや導入までの流れ、お客様の声などクラウドサインの導入検討するために知っておきたい情報を網羅的に解説していますので、クラウドサインのサービスの詳細について知りたい方は、下記リンクからご入手ください。

クラウドサインでの「契約書の準備から送信」までの流れを体験したい方は下記バナーから体験いただけるデモをご確認ください。