電子契約の運用ノウハウ

雇用契約は電子契約で締結できる?メリットや事例を解説【Word版ひな形ダウンロード付】

採用活動において発生する雇用契約の締結業務は、契約書の準備から郵送、管理等のさまざまな工数が発生するため、紙の書面ではなく電子化することでその工数を削減したいと考えている企業が増えています。そこで、当記事では雇用契約を電子化するメリットや電子化のポイント、注意点を解説します。雇用契約の電子化を検討している方は参考にしてみてください。

また、雇用契約書のひな形・テンプレートを探している皆様のために、無料でダウンロードできるWordファイルも無料提供いたしますので、ぜひダウンロードしてご活用ください。

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雇用契約とは

雇用契約とは、自社で雇用する従業員との間で締結し、主に労働条件等を明確にすることを目的として権利義務を定める契約のことです。法律を紐解くと、雇用契約は民法第623条で以下のように定められています。

第六百二十三条 雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。

また、民法の特別法としての労働契約法第4条には、

第四条 使用者は、労働者に提示する労働条件及び労働契約の内容について、労働者の理解を深めるようにするものとする。
2 労働者及び使用者は、労働契約の内容(期間の定めのある労働契約に関する事項を含む。)について、できる限り書面により確認するものとする。

と記載されており、契約内容の確認はできる限り書面で行うことが推奨されています。口頭の約束でも契約は成立しますが、後々のトラブルを避けるために避けるために、雇用契約書を作成するのが一般的です。

雇用契約は電子契約で締結可能

雇用契約は電子契約を用いて締結可能な契約類型です。雇用契約を電子契約で締結することで、従来の紙の書面ではなく電子ファイルで雇用契約の手続きが完結できるようになります。電子契約にはさまざまなメリットがあり、雇用契約の電子化は人事担当者の業務効率化の選択肢として注目されています。

労働条件通知書も電子契約サービスで送信可能

雇用契約書とセットで送ることの多い「労働条件通知書」も電子契約サービスで送信可能です。従来、労働条件通知書は紙の書面での交付しか認められていませんでしたが、労働基準法に基づく省令の改正により2019年4月から電子メール等による通知が認められるようになりました。

雇用契約の形式は民法上自由に選択できますが、労働条件通知書は紙の書面または電子メールや電子契約サービスを利用する方法等で交付・送信する必要があります。このような背景から、雇用契約書と労働条件通知書は2通に分けた状態で送付するのが一般的です。

雇用契約を電子化するメリット

雇用契約を電子化するメリットはいくつかありますが、主なメリットは次の4つです。

作業時間を短縮できる

紙の契約書では、印刷、郵送、受取、保管などの手続きが必要ですが、電子契約ではワンクリックで締結することができます。製本や郵送といった工数を省けるため、新入社員の入社時のような繁忙期でも作業時間を大幅に短縮することが期待できます。

待ち時間を短縮できる

紙の契約書の場合は早くても締結までに1〜2週間はかかりますが、電子契約の場合は最短で送信した当日のうちに契約を締結できます。

採用業務において、雇用契約が届くまでの待ち時間を短縮できれば、入社予定者の心変わりを未然に防ぐことにもつながるため、大きなメリットと言えるでしょう。

不備書類への対応を軽減できる

紙の契約書で生じていた相手方の記入漏れや捺印漏れといった不備が起こる可能性を抑えられるため、不備書類で何度もやりとりが発生するといった対応を軽減できます。

契約管理がシンプルで楽になる

紙の契約書で必要だったファイリングの作業が不要になります。検索機能を使えば、簡単に書類を見つけられるため、キャビネットの中を手探りで探す手間も省けます。

実際に雇用契約を電子化した企業の事例

電子契約サービスを活用して雇用契約書を電子化した企業もあります。

たとえば、当社の電子契約サービス「クラウドサイン」を導入している株式会社メルカリの事例からは、雇用契約書の電子化により紙の契約書の時に一名に対してかかっていた工数で約70人分を完了できるほどに業務時間が削減できたことが確認できます。クラウドサインの一括送信機能を利用し、雇用契約を締結する従業員全員分の「書類作成~送信」にかかる時間も約5分で終えられるようになり、業務効率化を実現しています。

また、株式会社ゼットンの事例からは、最大で月300人ものアルバイトの入社手続きに関する雇用契約書を電子化した上、クラウドサインと「kintone(キントーン)」のワークフローを連携させたことにより、契約の承認業務や契約書作成業務の効率化を実現したことがわかります。

このように、人事部門での電子契約導入により、人事担当者が雇用契約締結業務へ抱えがちな「作業工数が多い」「時間がかかる」といったお悩みを解消できます。雇用契約書の詳しい導入事例を知りたい方はクラウドサイン公式サイトにある「雇用契約書の導入事例」もご確認ください。

電子契約で雇用契約を電子化する際のポイント

電子契約で雇用契約を電子化する際のポイントとして「雇用契約に必要な書類を洗い出し電子化の対象書類を決める」「社内の承認フローを整備する」「被雇用者のメールアドレスを確認する」の3点が挙げられます。各ポイントを確認し、雇用契約書の電子化を準備していきましょう。

雇用契約に必要な書類を洗い出し電子化の対象書類を決める

一口に「雇用契約」といっても、実際の手続きでは「雇用契約書」「(雇用契約書兼)労働条件通知書」「個人情報の取扱についての同意書」「入社時誓約書」など、さまざまな書類を用意するのが一般的です。正社員、契約社員、パート・アルバイト、インターンといった雇用形態によっても必要な書類が異なるでしょう。

対象書類によって電子化の対応方法が変わってくるため、雇用契約を電子化する際はこれらの書類を洗い出し、電子化したい書類を明確にするようにしましょう。

社内の承認フローを整備する

誰が雇用契約を送信し、承認するのかといった社内の承認フローを整備します。電子署名管理規程などの社内規程や現行の承認フローと照らし合わせ、実際の運用場面で現実的に実行可能な承認フローを決定するようにしましょう。

被雇用者のメールアドレスを確認する

雇用契約を電子化する際は、電子契約を送信する前にまず被雇用者に対して雇用契約書を電子契約で締結することを伝え、締結用のメールアドレスを確認します。

被雇用者の連絡先として、「履歴書に記載のメールアドレス」「選考中の連絡先メールアドレス」等が挙げられますが、念の為に雇用契約書の締結用のメールアドレスをあらためて確認しておくのがよいでしょう。具体的には、採用決定後に被雇用者へ送るメールに雇用契約書の締結用のメールアドレスを確認する文面を記載しておくのがおすすめです。

労働条件通知書を電子化する際の注意点

雇用契約を電子契約で締結する際に、労働条件通知書も電子化したいと考えている方もいるでしょう。労働条件通知書を電子化する場合、労働基準法施行規則の定めにより契約相手方が電磁的方法による通知を希望したことが必要となるため、書類を送る前に必ず、労働者側が希望していることを確認するようにしましょう。

労働者との間で明示的に、労働者が電磁的方法による通知を「希望した」という旨がわかるような文言を含む労働条件通知書を作っておくのもよいでしょう。

労働条件通知書の電子化について詳しく知りたい方は「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を電子契約化する方法【Word版ひな形ダウンロード付】」もご一読ください。

雇用契約の電子化により採用業務を効率化できる

契約書面のやりとりで発生する手間やミスを削減するため、雇用契約と労働条件通知書をあわせて電子契約サービス「クラウドサイン」で取り交わしていただく利用事例が増えています。

雇用契約の電子化は、業務効率化やコスト削減につながります。そのなかでも電子契約サービスは、契約書の作成から締結までの業務プロセスを効率的に進めることができる上、業務効率化の手段として一部の業務や部署のみでお試しでの導入がしやすいため、これから書面の電子化を検討している方のはじめの一歩としてもおすすめです。

なお、クラウドサインでは雇用契約書のひな形をご用意しました。無料でご入手できますので、雇用契約の締結に今すぐ使えるWord形式のひな形をお探しの方は下記リンクからダウンロードしてご活用ください。

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