カーリース事業でSalesforceを基盤とした電子契約を導入し、契約締結期間を約2日に短縮　契約締結業務のスピードアップを実現し、顧客との迅速な契約締結を推進

オリックス自動車株式会社
リース営業本部 リテール統括部 統括チーム長 山田淳子様
リース営業本部 リテール統括部 統括チーム 赤松健吾様

 

法人金融、産業/ICT機器、環境エネルギー、自動車関連、不動産関連、事業投資・コンセッション、銀行、生命保険など多角的に事業を展開するオリックスグループの一員であるオリックス自動車。そのマイカーリースを取り扱う部門で、クラウドサインの活用が進められています。

もともとオリックスはリース事業から始まり、国内においてはマイカーリースの先駆者としても知られるほど。しかし、そうした歴史ある事業のためかデジタル化への対応は後手に回っていたところもあったようです。競合他社において電子契約が広がり、スピード面で不利に感じてきたなかでの「クラウドサイン Sales Automation」の導入。それによって業務がどう変化したのか、伺いました。

競合他社に追いつけていないという危機感が導入の契機に

電子契約サービスの導入前はどんな課題がありましたか。

赤松様
弊社のマイカーリースは1984年にスタートしていますが、デジタルに強いわけではなかったこともあり、契約業務に限らず、社内における電子化が遅れ気味でした。そうこうしているうちに、この業界でも電子契約を導入する競合他社さんが増えてきて、「取り残されるのでは」という危機感がありました。

そもそも紙の書類を使った契約業務では、郵送でやり取りするところでどうしても時間がかかってしまいます。また、契約書に書き損じがあったり捺印が不鮮明だったりすると、再度契約書を作成してやり直さなければならず、余計な手間が増えてしまうのも課題として感じていました。

山田様
契約書そのものに限らず、そこに付随する紙書類もたくさんあります。たとえば重要事項説明書や、代金引き落としのための口座振替依頼書など、必ずしも紙書類でなくていいものがあるので、これらも電子化できれば、という思いもありました。

そのなかでクラウドサインに決めた理由を教えてください。

赤松様
他のサービスも含めて検討したのですが、お客様の目線に立ったときに、広く認知されているクラウドサインは受け入れられやすいだろうと思ったのが理由のひとつです。

弊社としては、締結後の契約書をどのように管理できるか、契約書を確認したいときに容易に参照できるか、といった使い勝手の面でも、クラウドサインのメリットが大きいと感じました。

こういった新しい仕組みを導入する際は、スムーズに検討を進めるために比較用の資料を作成して要素ごとのスコアを付けるようにしているのですが、そのスコアにおいてもクラウドサインがベストでしたね。同時進行で社内の別部門で電子契約の導入検討が進んでいて、そちらでもクラウドサインを採用するという方針に決まったので、それも決め手になりました。

実際の商談を担うビジネスパートナーからのニーズの高まりも後押しに

クラウドサインを導入するなかで苦労したことなどはありましたか。

赤松様
社内事情でクラウドサイン導入のスケジュールがなかなか決まらず、見通しがつきにくかった頃はやきもきしました。ただ、その間に直接お客様との商談を担っていただいている弊社のビジネスパートナー様のなかでも電子契約のニーズが高まっており、導入に向けての明確なイメージをもてたのは良かったと思います。

山田様
電子契約にしたいといったお声は複数のビジネスパートナー様からいただいていました。ビジネスパートナー様はお客様と直接やりとりすることから、「できるだけ早く契約して希望の車種を手に入れたい」というお客様のご要望に応えたいという思いを強くお持ちです。その意味でも、時間短縮につながるクラウドサインの導入は急ぎたいところでした。

現在のクラウドサインの主な利用用途を教えてください

赤松様
今のところは、我々の部署が中心に扱っている個人向けのマイカーリースの契約に利用しています。お客様からウェブサイト経由でお申し込みいただき、弊社で審査を行なって、可決になれば営業担当者とお客様との間で商談を進めます。そこでお話がまとまれば、弊社からクラウドサインで契約書を送信し、締結後にカーディーラーに発注する、というような流れです。

山田様
お申し込みいただいたお客様には、弊社からお電話で本人確認を行なっており、その際に電子契約で進める旨をあわせてご説明するようにしています。ご年配の方など、電子契約でやり取りするのに不安があるという場合は紙の契約書を使用することがありますが、弊社のマイカーリースは最初にWebから申し込む形式ということもあって、電子契約が難しいとおっしゃる方は現時点ではほとんどいないですね。

「早く契約したい」顧客の要望にスピーディに応えられる「クラウドサイン Sales Automation」

導入の効果はいかがでしたか。

赤松様
弊社ではSalesforceを基盤としてクラウドサインを利用できる「クラウドサイン Sales Automation」を導入し、契約締結にかかる時間は圧倒的に短くなっています。以前の紙の契約書だと、郵送後にお客様の方で捺印してから返送していただくことになるので、少なくとも4～5日はかかります。しかしクラウドサイン導入後はおよそ8割の方と2日以内に契約締結できています。そこは大きな効果として実感していますね。

山田様
紙の契約書の場合、弊社としても1日に何回も小分けにして郵送する、というわけにはいかず、1日1回取りまとめて処理する形にせざるを得ません。夕方に商談すれば書類の郵送は翌日になるなど、タイムラグがどうしても発生してしまいます。それがクラウドサインによって解消されたことで、以前とは比較にならないほどのスピードアップができていると思います。そしてもちろん、郵送費用のコストダウンにもつながっています。

また、Salesforce上で契約書のステータス管理ができるため、どの契約がどこまで進捗しているかを確認しやすくなりました。

こうしたリース契約においてスピードはどれくらい重要なのでしょうか。

山田様
お客様のなかには限定車や人気車種を狙っている方もいらっしゃって、カーディーラーに可能な限り早く申し込みたいというケースがよくあります。弊社ではリース契約ひとつとってもさまざまなプランを用意していますから、一概に「早く契約できればいい」とは限らないと思いますが、お客様が他のリース会社と話をされている場合もあるので、そこではいかに早く契約できるかの競争になっているところもあるんです。

他社が電子契約をすでに導入されていたなかで、時間のかかる紙契約しかできていなかった弊社は、お客様にとってみればその時点で比較対象に入らない、ということになります。しかしクラウドサインを導入した今では、他社とも同じ土俵に立つことができ、そうした懸念は払拭できたように思います。

リース契約に付随する書類、チラシなども電子化へ

今後のクラウドサインの活用方針について教えてください。

赤松様
これまでのところは弊社がお客様と直接やり取りしている商談の電子契約化がメインでしたが、ビジネスパートナー様がお客様とやり取りされている商談についても、クラウドサインによる電子契約化を広げていきます。従来の紙による契約の場合、ビジネスパートナー様がお客様と契約書をやり取りしていたところを、今後は弊社が主体となってクラウドサインで契約締結することになると思います。

山田様
これは紙でなくてもいいのでは、という書類はまだまだあります。頭金の請求書やキャンペーンのチラシなど、いろいろな紙書類を電子化していきたいですね。

最後に、リース業界の他の企業様に向けてメッセージをお願いします。

赤松様
我々リース業界は金融関係ということもあり、新しい仕組みを受け入れる柔軟な動きがなかなかしにくいところがあると思います。それでも、電子契約を導入することで、契約締結までの時間が圧倒的に短くなり、お客様とのやり取りがスムーズになるなどメリットは確実にあります。業務の効率化を目指すのであれば、ぜひその第一歩となるクラウドサインを活用してみてほしいです。

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