受発注システムとは？機能・選び方・注意点をわかりやすく解説

この記事では、受発注システムの主な機能やメリット、選び方、導入時の注意点についてわかりやすく解説します。

電話・FAX・メールで届く注文の転記や確認作業に追われ、「システム化したいが何から検討すればよいかわからない」とお悩みのバックオフィス担当者の方は、自社に合う受発注システムを選ぶための判断材料としてご活用ください。

受発注システムとは？

「受発注システム」とは、受注・発注に関する情報を一元管理し、電話・FAX・メールなど複数の手段で注文を受け付ける際に発生する転記作業の負担やミス（受注漏れやご誤出荷）といった、受発注業務の課題を解決するためのシステムです。

受発注業務は、受注や発注だけで完結するものではありません。その後の在庫確認や出荷、納品、請求など複数の業務につながっています。電話やFAX、メール、Excelなどで情報が分散していると、転記や確認作業が増え、ミスや対応漏れも起こりやすくなります。

こうした一連の情報をつなぎ、業務を正確かつ効率的に進めるために受発注システムが活用されています。

受発注システムの主な機能

受発注システムには、以下のような機能があります。

• 受注管理機能
• 発注管理・発注者向け機能
• 在庫管理機能
• 出荷管理機能
• 帳票発行・電子化機能（発注書・発注請書・納品書）
• 外部システムとの連携機能（会計・基幹システム等）

どの機能も、受発注の業務を効率化できます。それぞれがどのように役立つかを理解しておきましょう。

受注管理機能

受注管理機能は、取引先から受けた注文について、商品や数量、価格、納期などの情報を管理する機能です。Web上で入力された注文を取り込んだり、受注履歴や対応状況を確認したりできます。

受注情報を一元管理すれば、「いつ・どの取引先から・なにを・いくつ受注したか」を把握しやすくなります。また、転記作業も減るため、入力ミスや対応漏れの防止、受注業務の属人化の解消も可能です。

発注管理・発注者向け機能

発注管理機能は、仕入先に対する発注内容や数量、価格、納期などを管理する機能です。発注データの登録や発注書の作成、発注履歴の確認に加え、システムによっては在庫量に応じた発注や社内の承認フローにも対応できます。発注実績や在庫状況から、必要な数量やタイミングも判断しやすくなるため、発注漏れや過剰発注も防止できます。

在庫管理機能

在庫管理機能は、商品の入荷や出荷、現在庫数などを管理する機能です。受注・発注情報と在庫情報を連動させることにより、注文を受けた時点での在庫確認や、出荷や入荷に応じた在庫数の更新もできます。

在庫状況を正確に把握できれば、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫を防ぎやすくなるでしょう。また、在庫は資金が商品に形を変えたものでもあるため、適正在庫の維持は資金繰りの観点からも重要です。

出荷管理機能

出荷管理機能は、受注した商品の出荷指示や出荷実績、配送状況などを管理する機能です。受注情報と連携することで、商品や数量、納品先などの情報を出荷担当者へ正確に引き継げます。

システムによっては、ピッキングリストや送り状の作成、配送会社とのデータ連携、出荷完了通知などにも対応可能です。受注から出荷まで同じデータを活用できれば、商品の取り違えや数量間違い、出荷漏れなども防ぎやすくなります。

帳票発行・電子化機能（発注書・発注請書・納品書）

帳票発行・電子化機能は、受発注データをもとに発注書や発注請書、納品書などを作成・管理する機能です。登録済みの取引先や商品、数量、価格などのデータを利用することで、帳票ごとに同じ情報を入力する手間を減らせます。

帳票を電子化すれば、印刷や郵送、ファイリング作業も削減可能です。また、過去の取引書類を検索しやすくなるため、問い合わせ対応も効率化できます。

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外部システムとの連携機能（会計・基幹システム等）

会計ソフトや基幹システムとデータ連携できるシステムなら、会計処理のために同じ取引情報（売上や請求に関するデータ）を入力し直す作業を削減できます。特に、システム間でデータが分断されていると、二重入力や照合作業が発生しやすくなるため、既存システムとの連携方法を確認したうえで導入するシステムを選定することが重要です。

受発注システムの種類と選び方

同じ受発注システムでも、導入形態や業務範囲、費用は各システムで異なるため、自社の課題や業務に合ったものを選ぶことが重要です。

クラウド型とオンプレミス型の違い

受発注システムは、大きくクラウド型とオンプレミス型に分けられます。クラウド型はインターネット経由で利用するため、自社でサーバーを構築する必要がなく、初期投資や管理負担を抑えやすい点が特徴です。

一方、オンプレミス型は自社のサーバーなどにシステムを構築するため、独自の業務に合わせた設計やカスタマイズがしやすい傾向があります。導入時の費用だけでなく、保守・更新を含む運用負担や将来の業務変更まで考えて選択しましょう。

• クラウド型・オンプレミス型の違いと2026年最新の選び方

業種・企業規模に応じた選定ポイント

同じ卸売業でも、数社との大口取引が中心の企業と、多数の取引先から小口注文を受ける企業では、求める機能は異なります。「同業他社が使っている」という理由だけで選ばずに、自社の受発注業務を整理したうえで選定することが大切です。ミスや手戻りが生じている原因（作業者や時間）を確認し、解決したい課題から必要な機能を絞り込みましょう。

料金体系と費用相場

受発注システムの料金体系は、月額定額制のほか、利用人数や取引先数、受注件数などに応じて料金が変わるものがあります。特にクラウド型の利用料金は、無料で使えるものから月額数万円以上のものまで幅があり、追加機能やカスタマイズをすると、別途費用が発生するケースもあるため注意が必要です。

導入コストは、基本料金だけでなく、初期費用やオプション、保守も含めて計算しましょう。また、支払う金額だけでなく、「業務をどのくらい減らせるか」という費用対効果も検討材料に含めることが重要です。

導入までの大まかな流れ

受発注システムの導入の流れは、次の通りです。

業務フローを整理する

まず現在の業務フローを整理し、改善したい業務や必要な機能を明確にすることから始めましょう。

導入前の業務整理では、二重入力や不要な確認、属人化している作業なども洗い出しましょう。既存業務をそのままシステムに置き換えるのではなく、導入を機に業務そのものを見直すことが重要です。

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複数のシステムを比較する

次に、複数のシステムを比較・選定します。ツールを比較・選定する際は専門のIT業者に相談する、日頃から付き合いのある事務機メーカー、商社、通信会社、地域ITベンダーに相談する、デジタルツール⽐較サイト‧レビューサイトで検索する、展示会に足を運ぶなどさまざまな方法があります。

デジタルツールの選定方法について詳しくはこちらの資料でも解説しています。気になる方はぜひ参考にしてみてください。

テスト運用した後、本格運用へ

ツールの契約後は、初期設定や既存データの移行をした後に、従業員への操作説明、テスト運用などを経て本格運用へ移行していく方法がおすすめです。

受発注システム導入のメリット

受発注システムを導入すると、作業時間の短縮やミスの削減につながり、蓄積した情報を業務改善や経営判断に活用できます。

業務効率化とヒューマンエラーの削減

受発注システムを導入すると、注文内容の転記や帳票作成、受注状況の確認など、これまで人が行っていた定型作業を削減できます。手入力する回数が減れば、商品番号や数量の入力間違い、転記漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。

こうしたミスは、修正作業だけでなく、再出荷や取引先への連絡、請求内容の訂正など、新たな業務やコストを発生させます。ミスそのものを減らすことで、本来発生しなくてもよい手戻りを抑えられる点も重要です。

さらに、削減できた時間を営業活動や顧客対応、業務改善など、人が担うべき付加価値の高い仕事へ振り向けることで、生産性の向上につなげられます。

リアルタイムでの受発注状況の可視化

受発注情報を一元管理すると、どの商品がどれだけ受注され、どの発注や出荷が完了しているかを把握しやすくなります。担当者ごとに情報を管理する状態から、必要な情報を組織で共有できる状態へ変えられる点もメリットです。

さらに、蓄積したデータから商品別・取引先別の受注状況や時期による変化などを把握できれば、仕入れや在庫、販売計画の判断材料になります。「見える化」そのものを目的とせず、次の行動や判断につなげることが重要です。

取引先とのやり取りの円滑化

受発注システムを活用すると、注文内容や納期、出荷状況などを取引先と共有しやすくなり、電話やメールによる確認作業を減らせます。「注文したはず」「受けていない」といった認識のずれを防ぎやすくなる点もメリットです。

また、発注書や納品書などを電子化すれば、郵送やFAXにかかる時間も削減できます。受発注は自社だけで完結する業務ではありません。自社と取引先の双方で情報共有がスムーズになれば、取引全体のリードタイム短縮にもつながります。

受発注システム導入時の注意点

導入時は、機能だけでなく、既存業務や取引先への影響、導入後の運用まで確認する必要があります。

既存業務フローとの整合性の確認

導入前には、現在の受注方法や承認手順、帳票、既存システムとの連携などを整理し、導入するシステムで対応できるか確認しましょう。自社の業務とシステムの機能が合っていないと、一部の作業だけExcelや紙で処理することになり、かえって業務が複雑になる場合があります。

一方で、既存業務のすべてをシステムに合わせる必要もありません。変更できる業務と残すべき業務を整理し、必要に応じて業務フローの見直しやシステムの設定・カスタマイズを検討しましょう。

取引先側のシステム対応状況の確認

受発注は取引先があって成立するため、自社の効率化だけでシステムを選ぶと、取引先側の負担が増える可能性があります。取引先のIT環境や担当者の操作負担、現在の発注方法なども確認しましょう。

特に取引先が多い企業では、すべての企業が同じ方法に対応できるとは限りません。取引量や頻度などから優先順位を決め、主要な取引先から段階的に移行する方法もあります。自社だけでなく、取引全体の業務負担がどう変わるかという視点が重要です。

セキュリティ・法令対応の確認

受発注システムでは、取引先情報や価格、取引数量など、事業上重要な情報を扱います。アクセス権限やデータの暗号化、バックアップ、障害発生時の復旧体制など、システムの安全性を事前に確認しましょう。

また、発注書や納品書などの取引書類を電子化する場合は、電子帳簿保存法など関連法令への対応も確認が必要です。電子帳簿保存法では、電子データで受け渡しした取引情報（電子取引データ）は、原則として電子データのまま保存しなければなりません。システムの機能だけでなく、自社の保存方法や運用ルールまで含めて確認しましょう。

さらに、取引が中小受託取引適正化法（取適法）の対象となる場合、委託事業者は発注時に、委託内容や代金の額、支払期日などを明示する義務があります。2026年1月1日に下請法を改正して施行された取適法では、この明示を電子メールなどの電磁的方法で行う際に、従来必要だった受託側の事前承諾が不要となりました。発注書を電子化する際は、法令で定められた記載事項を満たしているかもあわせて確認しましょう。

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受発注業務の電子化は発注書・契約の電子化からも進められる

受発注業務全体のシステム化が難しい場合は、発注書や契約書などから段階的に電子化する方法もあります。

発注書・発注請書を電子化するメリット

発注書や発注請書を電子化すると、印刷や押印、郵送、ファイリングなど、紙を前提とした作業を削減できます。書類の送付から確認までの時間も短縮できるため、発注手続きの迅速化にもつながります。さらに、紙の発注請書は取引内容によって印紙税の課税文書に該当する場合がありますが、電子データで作成・交付した書類には印紙税がかかりません。

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また、書類を電子データとして一元管理すれば、過去の取引を検索しやすくなり、紛失リスクや保管スペースも削減できます。受発注業務全体のシステム化が難しい企業でも、業務量が多く定型化しやすい書類から電子化することで、段階的に業務改善を進められます。

クラウドサインで実現できる発注業務の電子契約化

電子契約サービス「クラウドサイン」では、契約書だけでなく、発注書や発注請書などの書類も電子化できます。作成した書類をクラウド上で送信し、相手方の同意を得た後は、締結済みの書類をそのまま電子データとして管理できます。

実際に、発注書（注文書）をクラウドサインで電子化した企業様の事例はこちらでもご覧いただけます。

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受信側は原則としてクラウドサインのアカウントを作成せずに書類を確認・同意できるため、取引先にも利用を依頼しやすい仕組みです。紙の発注業務を電子化すれば、自社だけでなく取引先を含めた書類のやり取りも効率化できます。

よくある質問（FAQ）

受発注システムの導入でよくある疑問について解説します。

Q. 受発注システムは中小企業でも導入できますか

A. はい、中小企業でも導入できます。クラウド型には、初期費用を抑えて利用できるサービスもあります。まずは受注業務など一部の業務から導入し、段階的に利用範囲を広げる方法もあります。

Q. 受発注システムと在庫管理システムの違いは何ですか

A. 受発注システムは受注・発注を中心とした業務、在庫管理システムは商品の入出庫や在庫数量などの管理を主な目的としています。ただし、在庫管理機能を備えた受発注システムもあるため、必要な機能を確認して選びましょう。

Q. 受発注システムの導入にはどのくらいの費用がかかりますか

A. 費用は利用人数や取引件数、必要な機能などによって異なります。クラウド型では無料で利用できるサービスから月額数万円以上のものまであり、カスタマイズなどが必要な場合は別途費用が発生することもあります。

まとめ

受発注システムは、受注や発注、在庫、出荷などの情報を一元管理でき、転記作業や入力ミスの削減、受発注状況の可視化まで実現可能です。システムを導入する際は、まず現在の業務フローを整理し、ムダや課題、改善したいポイントなどを明確にし、自社にとってどの機能が必要かを見極めることが重要です。

発注書や発注請書など、取り組みやすい業務から電子化する方法もあります。自社に合った方法で段階的に業務改善を進め、生産性向上や経営成果につなげていきましょう。

なお、クラウドサインでははじめて電子契約を利用される方に向けて、電子契約とは何かをわかりやすく解説した資料も無料でご提供しています。受発注システムを導入するのはハードルが高いので、まずは発注書の電子化からスタートしたいという方はぜひ参考にしてみてください。