コンサルティング業

「AIアシスタント」のように使えるクラウドサイン レビューで契約審査業務の効率化に成功し、業務のスピードアップを実現

  • 2024年6月14日(金)

株式会社ギャプライズ
法務総務グループ 冨綱美帆様

 

ツールの商社として世界各地から革新的なテクノロジーを見出し、販売だけでなく導入支援や活用支援、コンサルティング業務などクライアントの課題解決を行う株式会社ギャプライズ。そうした事業内容を背景にコンサルタントやカスタマーサクセスがさまざまなITツールを駆使していますが、法務担当者は2名で、契約審査業務にあたるスタッフは社内に1人しかいませんでした。

日常的に発生する多数の契約業務を効率的にこなしていくことが求められるなか、目を付けたのがクラウドサイン レビュー。契約審査業務の負担を少しでも軽減したいという思いから導入し、まさに狙い通りの業務改善効果を発揮しています。

「実務経験なしでの法務への転職」かつ「契約審査は実質1人での対応」だったため工数削減を図りたかった

クラウドサイン レビューの導入以前は契約業務においてどのような課題がありましたか。

冨綱様:契約審査において工数がかかっていたことです。私自身は、大学で法律を専攻していたことから法務として仕事がしたいと思い、約1年前に現職に転職し、念願の法務関連業務を担当することになったのですが、法務担当者は私を入れて2名で、かつ法務の実務経験がない私が契約審査業務を1人で担当する状況でした。その上、多数の契約審査や法務相談、加えて、社内のコンプライアンス意識の向上施策等に対応する必要がありました。

既に社内にある契約書のひな型をそのまま使うのであればそこまで手間はかかりませんが、ひな型では対応できない案件があったり、新たに要件を加えて締結したいという要望をもらったりと、社内から相談を受けることもよくあります。

それらの工数を少しでも減らしたかったのと、社内やクライアントに対してよりスピード感をもって対応できるようにするために「手間を省ける部分は省いて工数削減を図りたい」と考えていました。

クラウドサイン レビューを選んだ経緯を教えてください

冨綱様:クラウドサインからのメールマガジンで「クラウドサイン レビュー」というサービスが始まったことを知り、そこから興味をもちました。ただ、リーガルテック関連のツールはそれまで利用したことがなかったので、他社の契約書レビューツールも含めて比較することにしました。

導入の決め手となったのがコストパフォーマンスの高さです。私が入社する以前は、過去に社内で別のAIレビューツールを使っておりましたが、個人的には、そもそもツールを使いこなせるかどうか不安で、せっかくお金をかけて高機能なツールを導入しても、使いこなせなければ宝の持ち腐れになってしまうのではいう懸念がありました。

それもあってミニマムのコストでスタートしてみたかったのが導入理由のひとつです。それと、実際にクラウドサイン レビューを試してみると、機能的にも自分の使い方に一番フィットしていると感じられたので導入を決めました。

利用規約のチェック時間は半分に、気持ちの上でも前向きに取り組める

現在はどの書類でクラウドサイン レビューを利用していますか

冨綱様:今のところはほとんどが利用規約のチェックです。社内で使用するSaaSなどのサービスを契約する際の利用規約の確認に役立てています。チェックする件数としては月数件程度です。各部署からSlackやワークフローを通じて契約書チェックの依頼があるので、クラウドサイン レビューにアップロードして指摘条項を確認する、という流れで取り組んでいます。

導入後の効果として実感しているところはあるでしょうか

冨綱様:主にリスクチェック機能を使っています。利用規約の中身を読んで留意点を社内連絡するまで、以前は最大で1時間はかかっていましたが、クラウドサイン レビュー導入後は、AIによって自動で指摘された箇所をチェックするだけなので、せいぜい30分もあれば完了します。

【クラウドサイン レビューの「リスクチェック機能」:画面イメージ】

契約書ファイルをアップロードするだけで、AIが自社に不利な条項や欠落条項を指摘し、修正・追加すべき文案を提案

チェックの抜け漏れを的確に指摘してくれることや、リスクの度合いなどに応じてA・B・Cの3段階で修正対応の優先度を表示してくれるのがわかりやすく、気に入っています。その指摘された部分の解説も非常に勉強になりますね。

利用規約も丁寧に読んでいく必要があるので、他の契約書より確認に時間がかかるものとして社内に周知しています。そのため当初は「5営業日以内に対応する」としていたのですが、クラウドサイン レビューのおかげで他の契約書と同じ「3営業日以内」に対応することが可能になり、社内からも「対応が早くなって助かる!」と嬉しい反応もありました。

定性的な面ではいかがですか

冨綱様:利用規約の契約審査は、内容に気になる部分があってもそれをサービス提供事業者側に修正してもらうことは難しいので、留意点をチェックして実務上の問題がないか確認した後、利用にあたって支障がなければ利用するという流れになります。中身に関与できないにも関わらず注意すべき箇所が多く、時間もある程度かかるので、利用規約のチェックはあまり気乗りがしないというのが正直なところでした。

でも、クラウドサイン レビュー導入後はそういった業務にも進んで対応するのを後押ししてもらえるように感じます。それこそAIアシスタントのようにサポートしてくれて、短時間で契約審査をこなせるようになるので、心理的な負担が少なく前向きに取り組めます。

契約審査業務を効率化するならスタートしやすいクラウドサイン レビューがおすすめ

今後のクラウドサイン レビューの活用方針について考えているところがあれば教えてください。

冨綱様:今後は自社の基準で契約書をチェックできるようになる「自社ひな型比較」の機能を活用していきたいと考えています。利用規約をAIでチェックしてくれるだけでもかなり助かっていますが、今はまだ目視でチェックしているNDA(秘密保持契約)や業務委託契約書でもクラウドサイン レビューを活用して同じように工数削減できれば、注力すべき他の業務に時間を割くことができると思っています。

【クラウドサイン レビューの「自社ひな型」機能:画面イメージ】

自社のひな契約書を登録することで自社独自の基準をレビュー結果に反映可能。レビュー品質の安定化につながるだけでなく新人教育などに利用することもできる

クラウドサイン レビューの導入を検討している企業に向けてメッセージをいただけましたら。

冨綱様:クラウドサイン レビューの導入を特におすすめしたいのは、私のように契約審査業務を1人で対応している方で、契約審査に割く工数が多く、改善の必要性を感じている方。それから、できる限り業務を効率化して担当する法務関連業務を広げていきたい方です。

他の契約書レビューサービスの場合には機能が多すぎて何を使えばいいのか迷ってしまいますが、クラウドサイン レビューは本当に求めている機能に絞られていて、直感的に操作できます。試しに使ってみていただければ、その使いやすさを理解いただけると思います。

※掲載内容は取材当時のものです。

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