弁護士法人・響
事務局長 大石徹朗様
導入後の効果
・AIリスクチェックなどの機能で、レビュー業務の属人化解消に手応え
・ひな型をナレッジとして蓄積することで、人材育成にも活用できる展望
「人権型ロー・ファーム」という経営コンセプトを掲げ、専門性の高いリーガルサービスを提供し続けている弁護士法人・響。
ウェブマーケティングを取り入れるなど、デジタル戦略も積極的に展開。インターネット広告を通じて年間10万件以上の依頼があり、トラブルや課題解決に尽力しています。顧客管理の効率化のため、2022年にクラウドサインを導入し、電子化のメリットをすでに享受しています。
さらなる業務拡大や属人化の解消に向けて、契約書チェックサービス「クラウドサイン レビュー」を新たに導入されました。AIリスクチェックやひな型ダウンロードなどのツールを活用することで、レビュー業務を中心にどのような変化が現れたのかを伺いました。
レビュー業務の属人化が課題となり、担当者の負担軽減を検討
クラウドサイン レビュー導入前は、契約書のレビュー業務に関してどのような課題がありましたか。
契約書の確認業務はかなりの数に上りますが、レビュー業務は法的リスクや不備がないかをチェックする極めて重要な作業です。これまでは担当者がひとりで行っていたため、属人化しやすく、対応に時間がかかるという課題がありました。
特に、ひな型がないゼロベースからの契約書や社内規程などを作成する場面では、その都度条文の構成やリスク評価を丁寧に行いながら、いちからドラフトを組み立てる必要があります。条文の妥当性や過去の事例との整合性を確認する作業も含めると、担当者に相当な負荷がかかっている状態でした。
また、判断基準が個人に依存すると、レビューの結果にバラつきが出やすく、やり直しが発生するリスクもあります。負担軽減だけではなく、業務拡大や属人化の解消を見据えたうえで、チェック体制そのものを強化する必要があると考えていました。
クラウドサイン レビュー導入までの経緯をお聞かせください。
ウェブサイトなどを通して事務所の認知度がアップし、さまざまな問い合わせを頂戴するようになると「契約書レビューの案件は、弁護士につなぐ前に、事務局のほうで論点を洗い出しておいてほしい」と言われることが増えました。
弁護士事務所とはいえ、スタッフ全員が法学部出身というわけではありません。レビューに対応できるスタッフは限られており、人材の育成にも時間がかかります。
そこで、有用なツールはないかと、レビューサービスの導入を検討し始め、3、4社が候補に上がりました。
「多機能すぎない点」が弁護士事務所のニーズにマッチ
各社検討したなかで、クラウドサイン レビューを選んだ決め手は何でしたか？
語弊があるかもしれませんが、多機能すぎない点が決め手となりました。
他社のサービスは、一般企業が使うには手厚くていいと感じましたが、曲がりなりにも当
法人は弁護士事務所です。一般企業と比べても法律用語に明るいスタッフが多く、弁護士も近くにおりますので、契約書の最終確認も自分たちでできます。
また、3年前から電子契約サービスのクラウドサインを導入していましたので、提供元の企業が同じという安心感もありました。機能面では、条文の中の一文単位でのリスクの指摘や参考条文の提示など、実際の契約書の起案や修正の流れにマッチしているのも決め手のひとつです。価格面でも導入のハードルが低く感じられました。
クラウドサイン レビューは、主にどのような契約で使っていますか。
最近はBtoB（企業間取引）のご契約が多くなっており、主にそちらに関連する業務で活用しています。顧問業務に関しましては、秘密保持契約書（NDA）や業務委託契約書などで使用しています。また、先方から契約書のひな型をいただいた場合もクラウドサイン レビューを使用してチェックしています。
クラウドサイン レビューを利用して、依頼された契約書の作成・レビュー業務を完了するまでの流れを教えてください。
担当者が依頼主様に契約概要をヒアリングしたうえで、まずは契約書の下書きとなるドラフトを作成します。
依頼者提供のひな型がある場合、すぐにクラウドサイン レビューでチェックします。そのうえで、権利関係やヒアリングで出た点を調整し、弁護士に相談する前に、自分で細かな点まで可能な限り修正するよう試行錯誤しています。
一方、ひな型がない場合は、書籍や「弁護士ドットコムLIBRARY」、クラウドサイン レビューから探し出してきて作成しています。なかでも、クラウドサイン レビューのひな型ダウンロード機能は大変重宝しています。事務局の担当が素案を作ったうえで、最後にクラウドサイン レビューでリスクチェックをするという流れです。
クラウドサイン レビューで担当者のチェックが終わったら最終的に、法務担当の弁護士が確認します。一度で済むこともあれば、訂正を求められることもあります。権利の強度など弁護士だからこそ見えてくることもあり、フィードバックをもらって調べ直したり、クラウドサイン レビューで再度リスクチェックや調査をしたりして、推敲しています。
完成した弁護士の知見が入った契約書をクラウドサイン レビューの自社ひな型や参考契約書にアップロードして貯めて行くことで、ナレッジが蓄積されていき、同じ轍（てつ）を踏まないで済むのではないかとも期待しています。
ひな型ダウンロード機能で、ゼロベースからの契約書作成もスムーズに
クラウドサイン レビューで特に気に入っている機能がありましたら教えてください。
AIリスクチェック機能です。契約書ファイルをアップロードするだけで、AIが修正や追加すべき文案などを提案してくれます。他社ツールのなかには「優先度をきちんと考えているのか」と怪しく思うようなものもありましたが、クラウドサイン レビューは優先度設定をすると、適切な順番で出てくるので非常に信頼できます。
【AIリスクチェック機能のUIイメージ】
あとは、弁護士が作成したひな型をダウンロードできる点も助かります。ゼロベースから契約書を作成することが多いので、時間短縮につながっています。
解説付きの標準ひな型が出てくる点(解説・条文集機能)も便利で、解説書を開く手間がかからず、オールインワンで解決できます。標準ひな型と比べることで、書き癖や言い回しの癖にも気づけるので参考にもなります。
毎年法律の改正がありますが、キャッチアップに使うこともありますか。
導入してまだ日が浅いので、今後使っていきたいです。当法人では、ISMSを取得していますが、規定の適用法令を提出しなければいけません。行政規則も含めると50から70近くありますが、それらをAIでチェックできると相当な時短になることが期待できます。
プロンプトを組んでChatGPTでやる方法もありますが、法務とAI両方の知識とブラッシュアップが必要です。一度取得して終わりというものではないので、個人だと限界が出てくるかと思われます。
AIリスクチェックで条文の抜け落ちを防ぎ、弁護士への確認回数も減少
クラウドサイン レビューを導入して、どのような効果がありましたか。
契約書の一次チェックを自分で壁打ちができるという観点で、スピードが格段に向上しました。ドラフトの作成時間も、1、2時間から30分ほどに短縮できました。
弁護士側も細かいチェックが省けるので、相当効率化に繋がると感じています。実際、弁護士への確認回数も減りました。従来は、条文の抜け落ちがあると、詳細な文言を確認する前に弁護士から戻されて、条文の抜け漏れを埋めて弁護士に戻して、そこから文言や権利設定の程度を弁護士に確認するという流れでした。クラウドサイン レビューを使うようになり、抜け落ちがない状態で弁護士に渡せるので時短につながります。
もちろん、これまでも精度が高いものを提出しようと努めてきましたが、クラウドサイン レビューを使うことで、弁護士からもより精度が上がったと思われているのではないでしょうか。
また、AIリスクチェックを使用することで、解説書を読んだだけでは腑に落ちなかった実務面や、実務経験者でないと気づけないリスクも示してくれます。担当者自身の成長にもつながりますし、人材育成にも使えるツールだと思います。
自社ひな型をナレッジとして蓄積し、人材育成にも活用
今後、クラウドサイン レビューをどのように活用していきたいですか。
事務所内のナレッジの蓄積に活用していきたいです。今はまだ属人化から抜け切れていませんので、突然担当者がいなくなったら、引継ぎがいない状態です。
自社ひな型や弁護士がチェックしたひな型をナレッジとして貯めていくことで、たとえば新人が異動してもすぐに使えるような状況にするのが理想です。
従業員数が増加し、案件もそれ相応に増えていますので、ナレッジの蓄積共有が最も重要だと考えています。蓄積があれば、担当者に不測の事態が起きたとしても、安心できます。
最後に、クラウドサイン レビューはどのような企業様におすすめですか。
契約書のレビューを特定の担当者もしくは少人数でやっている企業や、チェックの観点が属人化していると感じている法律事務所や士業関係者におすすめしたいです。
レビューが合っているのか不安で他の事例も見ながら確認したい場合や、チェックしてもらう前に一通りリスクを洗い出しておきたい場合などには、非常に心強い味方になってくれるでしょう。
また、体制拡大や若手育成、ナレッジの共有に力を入れていきたい事務所にとっても、可視化、標準化できるツールとして長期的な利用価値は非常に高いと思います。
※掲載内容は取材当時のものです。
この記事をシェアする
