Fast Fitness Japanがフランチャイズ契約を電子化 年間80万円の印紙代を削減

株式会社Fast Fitness Japan
人事総務本部 総務部 シニアマネージャー
穂井田寛明様

 

24時間営業のフィットネスジム「エニタイムフィットネス」を展開するFast Fitness Japan。利用しやすさ、世界トップクラスの豊富なトレーニングマシン、安全、安心、清潔な空間、スタッフに相談しやすい環境など、ユーザー体験を重視したサービスで人気を集め、国内1,200店舗、会員数100万人の規模を誇ります。近年は新スタイルのフィットネス「The Bar Method」や、EC物販の「A PROP」など事業の多角化にも取り組んでいるところです。

コロナ禍を契機にペーパーレス化を推進してきた同社は、契約の電子化のためクラウドサインを活用し、社内業務基盤であるkintoneとの連携を実現する「クラウドサインMAKE for kintone」も導入。契約締結までのスピードアップやコスト削減だけでなく、内部統制の強化にも成功したというその取り組みについて話を伺いました。

導入実績と安定性からクラウドサインを選択、契約件数は月60～80件

ーークラウドサイン導入のきっかけは何でしたか。

導入したのは2020年ですが、その頃は世間的にも電子契約が特に注目され始めた時期だったと思います。当社ではペーパーレス化の機運が高まってきており、コロナ禍での業務の効率化も課題となる中、電子契約の導入検討が始まりました。その際、他の企業への豊富な導入実績があり、サービスとして安定している点が決め手となってクラウドサインを選びました。

ーー現在の導入状況と活用の中身について教えてください。

2020年6月に人事部での雇用契約で導入したのを皮切りに、私の所属する総務部でも同年10月から利用を開始しました。その後は、法務室での取締役会議事録などへ活用の範囲が広がっています。

総務部での利用頻度は月平均で60～80件ほどです。主な用途は秘密保持契約書やフランチャイズ契約書、出店する際の設計・施工に関わるベンダー様と結ぶ契約書です。店舗の品質を保つため「指定ベンダー制」を採用しており、設計・施工業者様と包括的な契約を結ぶ際にもクラウドサインを活用しています。

上場企業として「承認なき契約送信」を防ぐためkintone連携を決断

ーークラウドサインを運用していくなかで課題はありましたか。

当初はクラウドサインを単体利用していて、各部署の担当者1人にアカウントを発行して使ってもらっていました。社内業務基盤であるkintoneの押印申請アプリで契約・押印の申請を行い、社内承認を得た後に、その担当者がクラウドサインにログインして契約書PDFをアップロードして送信するという流れです。

ただ、この運用には問題がありました。各部署の担当者1人しかクラウドサインを使えないので、その人が忙しいと対応までに時間がかかり、契約締結が遅れてしまうことがありました。また、kintoneでの申請とひもづいていないので、社内承認の前に誤ってクラウドサインで送信してしまうリスクも完全には排除できません。

当社は2020年に上場したのですが、内部統制の観点からも、そうした承認プロセスを経ていない契約が締結されることがあってはなりません。そのため、社内承認フローと契約送信をシステム的に連携させるなどしてガバナンスを強化する必要があると考えました。

ーーそこで導入したのが「クラウドサイン MAKE for kintone」だったわけですね。

kintoneとクラウドサインの2つを容易に連携させられるということで、「クラウドサインMAKE for kintone」を利用するのは自然な流れでした。

現在はkintoneアプリ上で申請すると、しかるべき権限者の承認が完了した後に、アプリ内に「クラウドサイン送信ボタン」が表示される仕組みにしています。これにより、承認を得ていない契約書が誤って送信されるリスクを防げます。担当者に発行していたクラウドサインのアカウントは全て廃止し、すべてのプロセスをkintoneに集約しました。

契約締結のリードタイムは半分以下、印紙代と郵送費で年間100万円近い削減に

ーークラウドサイン導入やシステム連携の効果として実感しているところを教えてください。

当社では出勤とテレワークを織り交ぜたハイブリッドワークが定着していて、人によっては出社が週に2、3日だけということもあります。紙の契約書だったときは、押印権限をもつ人が出社するまで押印できない、なんてことも珍しくなかったんです。それが、クラウドサインのおかげで押印不要になり、テレワーク中でも承認できるので、リードタイムをかなり短縮できるようになりましたね。

また、先ほどお話ししたように、クラウドサイン単体利用のときは、アカウントを付与していた担当者が多忙で対応できない、という問題もあったわけですが、それもクラウドサインMAKE for kintoneでシステム連携したことで解消されました。

承認さえ下りれば申請者自身がkintone上のボタンを押すだけで契約書を送信できるので、「自分のタイミングで処理できるのでやりやすい」ですとか、「kintone上で締結の進捗状況が見えるので確認が楽」などと好評です。

ーー手間やコストの具体的な削減効果としてはいかがでしょうか。

契約締結のスピードは確実にアップしています。紙の契約書を使っていたときは、製本・押印・郵送といった作業が発生し、社内確認も含めて締結までに10日以上かかることもざらでした。今はkintone上でPDFを確認・承認し、そのまま送信できるので、申請から4～5日で締結できます。

コスト削減も大きいですね。例えばフランチャイズ契約は1件あたり1万円の印紙が必要でした。当社は年間80店舗ほどのペースで出店していますので、電子化したことによって、印紙代だけで単純に年間約80万円は削減できていることになります。郵送費用などもかかっていたことを考えれば、年間で100万円近いコスト削減効果が出ているはずです。

ーー最後に、クラウドサインの導入やシステム連携を検討している企業へメッセージをいただければ。

印紙税が発生する契約書を扱っているのであれば、電子契約にするだけで明確なコストメリットが出ますから、クラウドサインを導入した方がいいですよね。契約内容や金額によって印紙代が異なることもありますから、それを調べたり、印紙を購入したりする手間を省けるという意味でも有効です。

それに、クラウドサインはツールとしての柔軟性が高く、当社のようにkintoneをはじめさまざまなシステムと連携できる点も魅力です。電子化することで単に手間やコストを削減できるだけでなく、自社の業務フローに合わせた適切なシステム連携を行うことにより、内部統制の強化や業務効率化といったさらなる価値にもつながると思います。