ラクスル株式会社
経営管理部 小川 智史様
サプライチェーンマネジメント部 今 しおり様
ここ半年ほどで、他社からクラウドサインでの締結を依頼されることが増えてきていました。
貴社の事業内容について教えてください。
弊社はクラウド型ネット印刷「ラクスル」とネット運送サービス「ハコベル」の2つのEC事業を展開しています。
「ラクスル」は、インターネットを通じて受けた印刷の注文を、提携している印刷会社の空き状況などを勘案して適切な委託先で印刷を行うことで高品質・低価格の印刷サービスを提供しております。また、印刷サービスと併せて、新聞折込・ポスティング・ダイレクトメールなどの配布手配もワンストップで注文できる集客支援サービスも提供しています。「ハコベル」も、インターネットを通じて受けた運送の注文を、提携ドライバーにリアルタイムに伝えることで、ドライバーが空いた時間を有効活用して運送サービスを提供することができるサービスです。
「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」というビジョンのもと、インターネットを通じて印刷や運送の仕組みに革命を起こし続けています。
どのサービスで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。
「ラクスル」のサービスは、自社では印刷工場を持たず、全国の提携パートナー企業に生産委託するファブレス（生産委託）型のサービスですので、全国の印刷会社、ポスティング業者、新聞販売店の皆様との契約が発生しています。クラウドサインは、これらのパートナー企業様との業務委託契約締結のために導入しました。
「クラウドサイン」導入前にはどのような課題がありましたか。
クラウドサイン導入前は紙で契約書を締結していましたが、各社との契約締結が頻繁に発生するため、その都度、印紙代・郵送費・製本などのコストが発生していました。
また、紙の契約書では締結完了までに1～２週間かかりますが、その間のステータス管理等も非常に煩雑でした。
そして何より、サービスの種類・規模の増加に伴ってパートナーが増え、契約数も増えていく一方で、弊社のようなベンチャー企業では人手も限られており、単純作業に割かれる人的リソースを削減しなければいけないという課題を感じていました。
「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。
まず、印紙代を中心としたさまざまなコストを大幅に削減することができました。具体的には契約締結1件当たり、数百円＋印紙代を節約できています。今後、締結件数が増えてくるので、削減効果はもっと大きくなる予定です。
また、締結ステータスも容易に把握できるようになったので、どこの企業に発送が完了しているかなどを、逐一、社内の担当者に確認したり、レターパックの番号を参照して調べる手間もなくなりました。
そして、人的リソースを省くことができたことが、なによりありがたいです。契約締結が容易になったことで、従業員が重要な契約締結交渉やパートナー企業様とのリレーション構築に専念できる環境を作ることができました。もし今もクラウドサインなしで契約作業をしていたら、契約書を出力して製本して郵送するという単純作業に毎日多くの時間を費やしていたと思います。
そもそもなぜ、電子契約を検討されたのでしょうか。
主な理由は、コスト削減、スピードアップ、ステータス管理の可視化の3つです。
先述したように紙の契約だと時間もお金もかかります。電子契約にすることでそのコストを削減することができ、契約締結にかかっていた時間も大幅に短縮されます。また、締結のステータスもクラウド上で管理したいと思ったので、電子契約を検討しました。
なぜ他のツールではなく、「クラウドサイン」を選びましたか。
クラウドサインは元々、法務系の仕事をしていたので、知り合い伝いに耳にしたことがありました。
他のツールも検討しましたが、クラウドサインはメール認証型の電子契約で、締結企業側の負担が低く、導入社数も多かったので安心できました。
一番の決め手になったのは、初めて触れるユーザーが迷わず使えるUIのわかりやすさです。弊社内でテストした際も、ヘルプセンターを見ることもなく、画面の流れに沿って簡単に契約締結することができました。
また、ここ半年ほどで、他社からクラウドサインでの締結を依頼されることが増えてきた点も、導入を決める後押しとなりました。
「クラウドサイン」を導入した後の業務の流れを教えてください。
現在は、もともとある社内システムで契約稟議を起票し、決裁を得られた時点でクラウドサインで書類を送信しています。
流れとしましては、
- 契約交渉
- 社内稟議
- 自社同意
- 送信
- 先方同意
- 返送
- 保管
で、この中の3～6までをクラウドサインで行っています。
弊社では契約することになった際、いきなりクラウドサインで送信するのではなく、まずはウェブフォームにて締結権限者の氏名・役職・メールアドレスなどをご登録いただいております。そうすることで送信エラーや記名欄の記載不備を防ぐことができています。
また、ウェブフォームに入力してもらった情報はCSVでダウンロードすることができるので、一括送信機能を使用するときに活用しています。
「クラウドサイン」の便利な点、気に入っている点があれば教えてください。
一番は導入ハードルの低さです。はじめて触れるユーザーでも迷わず使うことができるほど操作が簡単で、また、受信者向けのガイドライン資料も充実しており、自社での事前準備の手間が少ない点は助かりました。また、金額面でも「月額（1万円）＋従量課金制」なのでスモールスタートが可能という点も、導入のハードルが低いですね。
機能面では、「テンプレート登録機能」をよく利用しています。よく使う書類はテンプレート登録し、作業負担を軽減できます。
新しい業務の流れは現場になじみましたか。
現在はクラウドサインを一定の部署に限定して使用しているので、全社浸透はこれからです。現状、特につまずくこともなくスムーズに利用することができています。
「クラウドサイン」に対して、取引先の反応はいかがですか。
取引先に想像以上にスムーズに受け入れられているので驚いています。締結時にクラウドサインの操作方法などの質問を受けることもほとんどありません。
クラウドサインに期待していること、機能要望などがあればおしえてください。
書類作成画面の使いやすさの向上を期待していたのですが、先日発表されたラベル機能で改善されました。欲しいと思っている機能を迅速に対応してもらえてとてもありがたいです。
今後クラウドサインをどのように活用していきたいですか？
契約書だけでなく発注書、見積書、料金表など、さまざまな書類でクラウドサインを利用していきたいです。そして将来的に保管機能がより充実すれば、帳票類などをクラウドサインで管理することでコンプライアンス強化にも繋げていきたいと考えています。
従来の紙の契約書を電子化することで、新しい価値を提供するクラウドサインは、弊社のビジョンである「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」とも一致しており、共感しています。今後もクラウドサインと一緒によりよい世界を作っていきたいと考えています。
