飲食業物流・陸運業

収入印紙代を節約 – 電子契約書で経費削減に

2018年8月8日（水）

株式会社アペックス

事業総括本部　営業企画部　部長　山中教寛様

事業総括本部　営業企画部　山田麻紀様

クラウドサインの導入事例集を読み電子契約のメリットを確認、営業所の利益率向上にも直結するとあって、導入もスムーズに

貴社の事業内容について教えてください。

弊社は1963（昭和38）年に創業した、自動販売機の設置と運営管理を行っている会社です。

一杯ずつ豆から挽く本格ドリップマシン、M-one café Coffee System

主に企業や病院、高速道路のサービスエリア・パーキングエリアなどの公共施設等の一角をお借りして設置し、コーヒーなどの飲料を販売しています。缶やペットボトルが中心ではなく、紙カップでの提供が本業という点が特徴です。

カップ式自動販売機としては業界初の技術がさまざまあります。例えば、1台の機械で冷たいものと暖かいものが飲める、というのもそのひとつです。

飲料を自動販売機のなかで調理をするので、コーヒーは一杯ずつ豆を挽いてドリップしますし、コカ・コーラにしても内部で原液と炭酸を混ぜて作り立てをお出ししています。そのため、1台1台、保健所の許可を取っています。味には自信を持っていますが、難しいのは短時間でお出ししないといけないところです。

クラウドサインをご検討いただいた経緯を教えてください。

オフィスなどで本格ドリップコーヒーを楽しんでいただける、「PODドリンクシステム」を企業に向けて、パッケージ販売することを考えました。

しかし、契約書を交わすと4,000円の収入印紙がかかってしまう。このサービスは一定量のコーヒーを定期的に購入していただくビジネスモデルです。4,000円の収入印紙を貼るとなると利益は出ません。

何とかならないかと考えていたところにクラウドサインというのがある、ということを知りました。

収入印紙代をカットするためにクラウドサインを導入されたわけですね。

弊社では、効率や手間の削減よりも、費用面から導入を決めました。

導入ではクラウドサインのWebサイトにある「導入事例紹介」を拝見し、検討材料としたのですが、読んでみて「これは便利だな」と思いました。初期費用もかからず、導入も簡単にできることも、ユーザーの生の声から伝わってきました。

最初は、「PODドリンクシステム」のセールスからクラウドサインの活用を始め、次いで本格カフェサーバー「M-one café Coffee System（エム-ワンカフェコーヒーシステム）」のセールスでも活用しているところです。こちらも月に100～150件を契約しているため、印紙代は無視できません。

どのような体制でクラウドサインをご利用いただいているのでしょうか？

弊社には全国に100か所ほどの営業所があります。日々の業務は営業担当者が自身のメールアドレスを使いますが、契約には営業所のメールアドレスを使ってお客様とコンタクトを取るというルールにしました。そうすることで契約は営業所として管理するようにしています。

従来、契約書は締結後、営業所から本社の経理部に郵送していましたが、そのルールも変更し、締結した契約書はワークフローシステムに添付して経理部に送り、それを経理部や情報システム部で共有しています。

効率も良く、契約書の回収率も上がる、管理もしやすい、というメリットがあります。

事業総括本部　営業企画部　部長山中教寛様（右）山田麻紀様（左）

以前は、契約書の回収率に課題があったのですね。

お客様がお急ぎなどのご事情も踏まえ、契約書は後回しにしてでも先に設置する、ということがままあります。そうすると、設置するのが一番のハードルなため、設置が終わると契約書は疎かになってしまう。

でも、クラウドサインだとお客様にメールするだけで済みます。おかげさまで、回収率が上がりました。

社内ルールの変更は、難しくなかったですか？

もともと営業所のメールアドレスはありましたし、出張申請者や伺い書などをワークフローでやり取りをしていたので、その流れに加えただけ。難しさはありませんでした。それに、経理部や情報システム部も協力的だったのでとてもスムーズでした。

なにしろ、収入印紙代は営業所の経費になっていました。利益を向上させないといけない営業所にとって、収入印紙代が節約できるとあって、大歓迎でした。

ただ、営業担当者から使い方などの質問は来ました。質問の内容はみんなほぼ同じなので、回答できるものは回答し、どうしてもわからないところは弁護士ドットコムさんにチャットで質問して教えてもらったことを回答するようにしました。弁護士ドットコムさんのカスタマーサクセスチームからは、いつもチャットで返事を素早くいただけて、助かっています。