Salesforce連携で契約業務を効率化・働き方改革

Peach株式会社
代表取締役 尾崎 隼一郎様

誰でもできる仕事は全てツール化。社会で活躍できる人材を育てるために

御社では人材紹介やキャリアコンサルティングの事業を展開されています。人材紹介事業というと競合も多いと思いますが、そのなかでもどういった特徴があるのか教えていただけますか。

Peachの人材紹介事業は、求職者のご登録が完全紹介制となっているというところがポイントだと思います。現在のところ広告は一切使っておらず、すでに転職の支援や相談をさせていただいたことのある方からの口コミで広がっています。月間数十件のペースで転職相談、就活相談、キャリア形成に関する相談などのご依頼をいただいています。

2015年7月に会社を設立して、これまでのおよそ3年間で300名以上ほど、年間で100名以上の方をサポートしてきました。企業に紹介して転職する人もいれば、フリーランスのシステムエンジニア(SE)として、大手企業の仕事を請け負う人もいます。

Peach株式会社 代表取締役 尾崎 隼一郎様
Peach株式会社 代表取締役 尾崎 隼一郎様

求職者からはどういった相談が多いのですか。

SEやプログラマーの方が多いのですが、残業が多いので減らしたい、収入を増やしたい、土日を休みにしたい、といった要望をお持ちで、「ワークライフバランスを整えたい」という方が増えていますね。ただ、ワークライフバランスを整えられる企業を紹介するだけなら単なるマッチングサービスで、それだと我々がやる意味はありません。

当社は企業からいただく紹介料、業務委託料で収益を上げていますが、あくまでもキャリアカウンセラーとして、求職者の側に立って相談に乗るという立場を取っています。その人が今後5年後、10年後にどういう働き方をしていきたいのか、どういう人生でありたいのかをヒアリングし、そのためにはどういうスキルを身に付けるべきか、どういうキャリアを積み重ねていくべきかを一緒に考え、そのうえで転職先や仕事の方法を提案しています。

企業側、求職者側の双方で、御社を利用するメリットはどういったものが考えられるでしょうか。

企業側としては、紹介者がいることによる信頼感と、その紹介者を通じた求職者のパーソナリティを詳しく把握できることが喜ばれています。弊社がご紹介する求職者の方は、他の人材紹介会社を使っていない場合が多く、採用面談を進めている最中に他の人材紹介会社経由で別の企業に転職が決まってしまう、といったことがほとんどないのも特徴です。

求職者に対しては、そのご友人からの紹介で、“相談”という形でお話しすることになるので、我々が無理に転職させることはしません。今のままで転職しない方が良いのであれば、転職せず別の方法を考えます。正直なところをお話しさせていただけるのが、求職者にとっては安心できるところじゃないでしょうか。

御社のなかでクラウドサインは何に利用されていますか。

クラウドサインは、顧客管理システムであるSalesforceに統合した「クラウドサイン Salesforce版」を利用しています。Salesforceを導入したのは2015年12月頃、クラウドサインは2018年11月に試験導入し、12月から正式運用を始めました。

取引先となる企業とは、クラウドサインを業務委託契約書、開発請負契約書、基本契約書、個別の契約書に関する取り決めなどに利用しています。また、個人事業主と結ぶ業務委託契約書や、個人情報保護に関する覚書にも使用しています。12月の正式運用後は、個人事業主の方との契約をすべてクラウドサインの電子契約書で更改しています。

クラウドサインを導入しようと思ったきっかけは?

それまでは電子契約の存在を知らず、紙文書で数百件以上の契約を交わしてきて、そのやりとりが大変な手間になっていました。ところが、あるときSalesforceからライセンスに関する契約書が電子契約で送られてきて、「これは便利だな」と。

Salesforceの方にも電子契約の特徴を教えていただきながら、連携版の存在を知り、クラウドサインを利用することになりました。クラウドサイン以外の類似サービスも比較しましたが、そちらは利用料金が高額で当社にはフィットしませんでした。

実際に導入してみて効果はいかがでしたか。

実運用は総務の1名が担当しております。契約絡みの業務負担は大幅に減りました。これまでのようにドキュメントをプリントアウトして押印して、送付状を作って封筒に入れて、切手を貼って郵便局に行く……という手間がなくなったのは大きいですね。

導入前に試算したところでは、年間コストをこれまでの半分くらいに圧縮できそうです。また、働き方の面でもクラウドサインではリモートで承認して契約を進めることができるので、契約書の承認・押印をするために書類ができあがるタイミングに合わせて出社するようなこともなくなりました。

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手間やコスト以外の部分で変わったところはありますか。

当社は働き方改革にも力を入れています。残業を減らし、副業を許容する、ということよりも、1人1人の生産性を上げて働く個人と企業の価値を上げていこう、というのをミッションの1つとしています。例えば契約書をプリントして、押印して郵送する、というのは誰でもできるような作業。それを社員にやらせるのが僕は嫌なんです。

社員のみんなが生産性を上げて、これからの時代、より生き生きと働けるようになるには、もっと頭を使う仕事をたくさんやった方がいい。成長もできますし、将来的にも伸びると思うんですよ。だから、単純作業は全部自動化したい。自分としてはコストより、成長に向けた仕事ができることの方が、クラウドサイン導入の一番のメリットでした。

クラウドサインは今後、どのような業務に活用できそうですか。

見積書ですとか、お客様との間で取り決めが必要になりそうな文書については、すべてクラウドサインでやっていこうと思っています。

すでに、先方からいただいた契約書類については、それがデータでも紙でも、基本的にはデータで返すようにしています。というのは、全ての契約書はいずれ電子になると思うからです。紙で処理してくださいと言われても、電子契約でやりましょうと、相手と2、3回は“戦う”ようにしていますね(笑)。

約10名という企業規模で、Salesforceやクラウドサインなどのツールを導入するのは勇気が必要だったのでは?

「できるだけ安く、いい人材を」と考えている企業だと、クラウドサインのような人の手間を減らすツールは、どうしても最初はコストがかかってしまうように見えますし、ある程度企業規模が大きくならないと導入しにくいですよね。

僕としては、社員数を増やすよりも、社員全員の年収を800万円以上にしたいという目標があります。会社の売上を伸ばすには安くていい人材をたくさん入れればいいんですけど、それは僕のやりたいこととはちょっと違う。豊かな人生を歩むためには、誰もができるようなことをやるのではなく、クリエイティブな仕事をしたい人が多い。Peachに出会って良かったな、そう思われるような仕事をしていきたい気持ちが根底にあるんですね。

求職者側に立つ当社としては、関わった方々が5年後10年後に社会でもっと活躍できるような人に成長するために、少しでも単純作業から解放された方がいいと思っています。ですので、コスト面で少なくともプラスマイナスゼロであるなら、便利なツールはどんどん導入したい。これからもクラウドサインのようなツールはたくさん使っていきたいですね。

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