Salesforce連携のために他社電子契約サービスから乗り換え

freee株式会社
事業企画 坪井 亜美様
事業企画 平井 康真様
事業企画 澤 悠詩様

合理的な価格で、かつSalesforceとのシームレスな連携ができることが大前提だったので、事実上クラウドサイン一択でした

freee様の事業の概況について教えてください。

坪井様
freeeでは、「スモールビジネスを、世界の主役に。」というミッションを掲げて、会計と人事労務を中心にしたクラウドサービスを提供しています。ターゲットは主に300名以下の中小企業で、そのバックオフィスやミドルオフィスで便利に使っていただけることを目指しています。

2013年3月のクラウド会計ソフトのリリースから6年が経過し、現在では登録事業者数が100万を突破して、特に中小企業におけるシェアではトップクラスに成長しました。

2018年5月には、「freee オープンプラットフォーム」戦略も発表しました。freeeとさまざまなクラウドアプリケーションをつなぐことで、お客様のビジネス環境をより便利にできればと考えています。

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クラウドサインを現在利用されている業務と、採用に至った経緯を教えていただけますか。

坪井様
クラウドサインSalesforce版を、見積書兼契約書の送付・締結で活用しています。

実はクラウドサインを利用する前から、他社の電子契約サービスをいくつか利用していました。直近、メインで利用していた電子契約サービスは、価格は安くてよいのですが、Salesforceとは連携がシームレスにできません。そのために、契約書兼見積書をお客様に送付するにあたりログインの手間が何度も発生し、作業ミスにつながっていました。

弊社では創業後の早い段階からCRMツールとしてSalesforceを利用していたこともあり、これと連携できる新たな電子契約サービスを探すことになり、電子署名と認定タイムスタンプが揃っていて法的にも安心な「クラウドサイン Salesforce版」を導入することにしました。

事業企画 坪井 亜美様

クラウドサインを使ってみて、どんなところにメリットを感じていますか。

平井様
たくさんありますが、1つは実際に営業事務を担当するスタッフの手間の削減ですね。ツールごとに画面を立上げてログインし直す手間なく、Salesforceの画面内で遷移してそのままお客様に送信できます。業務フローが分断されないので、送付までの時間が短縮されました。

もう1つは、契約書をお客様に送付して、署名されたものが戻ってきたときの管理です。納品や請求に移る際に、きちんと契約が完了しているかいないかというのは特に重要で、一番管理が難しいところでした。今までは署名済みの書類がメールで戻ってきた後、実際にそのメールを見て契約が完了していたものの、限界がありました。

クラウドサインにしてからは、Salesforce上でほぼリアルタイムに契約の進捗ステータスを確認できるようになりましたし、スタッフが次のアクションにスムーズに移れるようになったのは、かなり大きなポイントだと思います。契約から納品までのフローのなかで、次に何をすべきかがダッシュボードで把握できるので、迷うことがありません。

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坪井様
電子契約が完了したら、できるだけ早く納品したいので、リアルタイム性の高い仕組みには本当に助かっていますね。今は契約書兼見積書がSalesforce内で商談ごとにひもづけられた状態になっているので、後から探して見返しやすいです。契約更新で元の契約内容を確認する際に、ツールをあちこち行ったり来たりして探し回ることもなくなりました。

契約までの時間短縮という面で効果はいかがですか。

澤様
契約書のやりとりが1回で終わるならいいのですが、契約締結までは何回もドラフトをやりとりするのが通例です。契約後しばらくすると、当時の担当者が異動してしまって、10枚ある契約書PDFのどれが最新かすぐにはわからない、みたいなこともありました。「クラウドサイン Salesforce版」では常に最新版が更新されるので、間違いがないですよね。

平井様
最短で15分もあれば契約が完了しますから、以前と比べても1~2日は短縮できていると思います。紙の契約書を製本して郵送していた頃に比べれば、3~4営業日は短くなっているはずです。実際の送付に関わる作業を考えると、時間短縮の効果は計り知れません。

パートナー事業本部 澤 悠詩様(左)、プロダクト戦略&パートナー事業本部 平井 康真様(中央)

契約書の通知メールを受け取ったお客様から、クラウドサインの使い方がわからない、といったような質問はありませんでしたか。

平井様
クラウドサインだと何も説明せずに、お客様側で自然に完結してくれるという印象です。freeeのユーザーは幅広いので、ネットに強い方も弱い方もいらっしゃいます。そんな方が初めて電子契約や電子署名を体験するのがfreeeだったりすることもあって、簡単に使えるかどうかは大事な部分なんです。

これまで利用していた電子契約サービスでは受け取ったお客様の理解が追いつかず、結局「電子契約は難しいから、郵送でやってほしい」という話にもなりがちでした。電子契約サービスの使い方を営業担当者に説明したり、そのためのスライドを用意して渡したり、直接レクチャーしたりしていたこともあります。送付した契約書が迷惑メールとして振り分けられ、見逃されてしまうことも少なくありませんでした。

クラウドサインに変えてから、そうした手間や問い合わせは一切無くなりました。

クラウドサインに対する不満や要望、今後の展望などがあれば教えてください。

坪井様
契約書を送付したお客様から、しばらくたった後に「契約書が見られなくなる」とたまに言われます。

契約書を改めて見たいんだけれども、契約締結が完了すると、最初にメールで受け取ったURLからは開けなくなるからですね。PDFがメールで送られるのでそれを参照してもらえばよいのですが。

システムセキュリティのために、一定期間経過後はアクセス出来ないよう制限をかけているためですね。そのお客様がクラウドサインにユーザー登録してもらえれば、締結済みファイルとしてご確認いただけます。ユーザー登録の案内をわかりやすくします。

澤様
私としては、契約書の種類ごとにフォルダ分けして、そのフォルダに閲覧権限を設定できるような仕組みがあるとうれしいですね。クラウドサインは、電子契約のコストがトータルで上がったとしても使う価値はあると感じていますので。

平井様
freeeとの連携ができるようになれば、クラウドサインをもっと活用できると思います。稟議のワークフローにひもづけて、稟議の通ったものだけ契約書を発行できるようにする、なんてことも考えられそうですね。

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