導入事例CASE STUDY

コンサルティング業不動産業

訪問先でサインをいただく必要がある作業完了報告書をタブレットで。現場の改善が管理業務にも波及

  • 2021年9月13日(月)

株式会社MJE
総務部 総務課/業務課/情報システム課 山下美恵子様
ICT事業部サポート課メンテナンス アシスタントマネージャー 三代雄太様
ICT事業部サポート課工事 松下英右様

 

企業のワークスペースにおける問題解決を図るべく、2つの事業を展開している株式会社MJE。オフィス機器やインフラの提案、ネットワークトラブル対応のサポートなどを行うICT事業と、シェアオフィス「billage」というレンタルオフィス・コワーキングスペースの運営を通じて、企業が人、物、お金、情報が集まる環境を整えるSS(スペースソリューション)事業を手がけています。

近年のテレワークの拡大によってフレキシブル性の高いシェアオフィスの需要が高まり、急成長している同社に、対面契約を電子化する「クラウドサイン NOW」の導入意図やその効果について伺いました。

株式会社MJE ICT事業部サポート課工事 松下英右様

多発していた契約書の作り直し。対面が主であるがゆえの余計なコストも

御社では「クラウドサイン NOW」を導入されましたが、その背景にはどんな課題があったのでしょうか。

山下様
営業部で、契約書の作り直しが多く発生していたという問題がまずありました。一度契約書を作成してやりとりさせていただいたものの、記入漏れなどのミスが起こりやすく、時間もないため交通費をかけてお客様に直接訪問し、修正や押印を改めてしていただくことも発生していました。電子化することでそういった無駄を防ぎ、効率化できるのではないかと考えたんです。

また、そういった契約書は当社によるサポート業務が含まれることも多く、印紙が必要になります。その印紙税も削減できれば、ということで、対面契約を効率化できそうな「クラウドサイン NOW」の導入を検討した、ということになります。

直接のサインが必要な契約だけでなく、報告書の電子化も図れる

数ある電子契約サービスのなかから「クラウドサイン NOW」を選ばれた理由を教えていただけますか。

山下様
一番実現したかったことが、契約時に客先に訪問して、iPadの画面に直接サインをいただくという方式です。こうした方法で電子的に対面契約できる機能は、他サービスにはあまりなく、クラウドサインではそこに特化した「クラウドサイン NOW」というサービスがありましたので、まさに私たちが想定している使い方にぴったりだと思いました。

ICT事業ではオフィス機器の納入の際、リース契約やクレジット契約を交わすことが多く、物理的なサインをいただかなければなりません。取引の性質上、お客様に訪問した方が都合が良いですし、営業的な意味では、直接訪問したほうが受注につながりやすいという側面もあります。オンラインでの営業・商談のみだと、こちらの思いが伝わりにくく、その場では「考えます」となって後でお断りされることも少なくありませんでした。

三代様
我々サポート課では、たとえばオフィス機器の設置やメンテナンスなどの際、お客様から作業完了報告書へのサインを直接いただくルールになっています。以前は紙の報告書でしたが、「クラウドサイン NOW」であればそこもiPadに置き換えられると思いました。

また、社内システムとして導入しているSalesforceとの連携も考えました。それまでもデータとして管理はできていたのですが、元々が紙の報告書ですので画像化されているだけでした。「クラウドサイン NOW」にすれば、画像ではなくテキストデータとして管理でき、後々のデータ活用にもつながるだろうという期待もありました。

作業完了報告書で先行して活用。iPadに現場で直接サイン

現在は業務のどの部分で「クラウドサイン NOW」を利用されているのでしょうか。

三代様
現状は、今申し上げた我々サポート課の作業完了報告書で活用しています。機器の設置や障害対応などのメンテナンスが完了したときに、こういう内容で工事した、ここが原因で障害が発生し、こう対処した、といった内容をお伝えした後、お客様に確認していただいた証しとしてサインをいただいています。

以前の紙書類のときは、それをオフィスに持ち帰り、書面で提出して、最終的にPDF化して保管していました。「クラウドサイン NOW」を導入してからは、紙書類ではなくiPadを現場に携帯し、完了報告書をiPad上で作ってから、お客様にもその画面上でサインしていただく形にしています。

完了報告書を対面で顧客に確認してもらい、画面上にサインしてもらっている
実際にクラウドサインNOWで利用している帳票

ボトルネック解消で管理業務が効率化。紙との使い勝手の違いに注意

「クラウドサイン NOW」を導入した効果は実感されていますか。

三代様
現場でボタン1つで作業完了報告書の申請が行えて、オフィスでなくても処理できるのは、僕らも、上長にとっても楽で、メリットが大きかったですね。報告書の件数は1カ月あたりにすると100件単位でありますので。

また、遠方のお客様を訪問する場合は直行直帰になりがちで、オフィスに戻れたとしても上長が退社後の時間になったりします。そのため、報告書の提出と押印の処理に2、3日かかることもありましたが、今では現場も上長もオンラインで対応できるので、オフィスに戻れなくてもスムーズに処理できますし、あっという間です。

山下様
紙のときはサポート課の方で完了報告書が溜まってしまい、管理部門から何度催促しても提出されない、みたいなことがあったんですが、それもかなり減っています。催促する手間自体がなくなっているので、その部分で管理業務の時間的なコストも大きく削減できていますね。

松下様
サポート課の現場としては、業務の流れ自体はこれまでとあまり変わっていないので、作業面の変化は実はそれほどないんです。ただ、以前のように2、3日溜めてしまうようなことがなくなって、全体的な業務効率は確実に上がっています。我々の作業の後、営業管理・業務管理の方がこなすべき処理もあるのですが、それが後ろ倒しになることがなくなったのは良かったと思います。

データ分析まで活用を広げ、営業支援とさらなる効率アップを図る

今後、「クラウドサイン NOW」やクラウドサインそのものの活用範囲を広げていく計画はありますか。

山下様
当初導入しようと考えていた、営業部が対面で扱っている契約書の電子化を、現在テスト運用しているところです。そこでの意見をもとにフローやシステムの改善を進めて、2021年下期には全社的に使えるようにしたいと考えています。

もちろん通常のクラウドサインも使えるようになっているので、今後は取引先との基本契約、業務委託契約などでも活用していきたいですし、そのために契約書のひな形の整理を始めているところです。サポート課と営業部を合わせるとやりとりする書類は月間数百件あり、電子化する書類はどんどん増えていくと思います。

それによって業務にどんな変化が起こることを期待していますか。また、クラウドサインの導入を検討している企業に向けてメッセージがありましたら。

山下様
今のところは社内システムとの連携までは手が付けられていません。いずれ社内システムのマスターデータと連携できるようになれば、人の手を介することなくデータが上流から下流まで自動的に流れるようになり、管理側の入力の手間がもっと軽減されるはずです。

全社でのデータ活用が進んで集計・分析がしやすくなれば、今後の営業活動に役立てられるのではないかと思いますし、業務効率がさらに高まることも間違いないと思っています。分析という意味では、「クラウドサイン NOW」のダッシュボードの活用も検討してきたいですね。

三代様
クラウドサインや「クラウドサイン NOW」は、業務の電子化の入口として一番導入しやすいサービスだな、というのが、実際に使ってみてよくわかりました。我々のように電子化できる紙書類がある程度多い業務では、導入することでコスト・時間削減につながることは間違いありません。対面契約で同じような悩みを抱えているなら、ぜひ試してみてほしいと思います。

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