株式会社エルテス
コーポレート本部 コーポレートデザイン部 法務グループ 安田裕貴様
コーポレート本部 コーポレートデザイン部 法務グループ 大塚美紅様
ちょっとした失言、あるいはいわれなき誹謗中傷が、あっという間にネット全体に波紋を広げ、個人や会社の活動に大きな影響を与えてしまう。誰もがSNSで気軽に発信できるようになったことで、そうした「炎上リスク」を負うことになるケースが増えてきています。そんなネットの炎上、誹謗中傷などの解決にフォーカスしているのが株式会社エルテス様です。
分析ツールに有人監視を組み合わせた独自のサービスで顧客の不安を取り除き、さらに警備会社のM＆Aを行ってリアルの警備業界のDXにも挑んでいる同社にとって、社内業務のデジタル化は当然の成り行き。そこで、同社のサービスを利用する企業との契約を電子化するべく導入したのが「クラウドサイン Salesforce版」でした。
Salesforceとの親和性の高さが決め手
電子契約の導入を検討するきっかけは何だったのでしょうか。
安田様
まずは紙の契約書で締結するときにかかる諸々のコストを削減したいという部分からです。郵送代はもちろん、契約書類を封入して発送作業をするのにも人件費がかかりますので、そのコスト削減のために2019年末頃から検討は進めていました。しかし、そうしているうちに新型コロナウイルスの蔓延で、強制的に社内業務のDXを迫られることになりました。
在宅勤務をメインにしようとすると、紙の契約書の場合、会社に行って、先方から戻ってきた封筒を開けて、中身を確認して……という物理的な作業がやはり大きなネックになります。クラウドサインがあれば、出社を控えなければいけない状況下でも契約業務を完結できるということで、これはもうやるべきでしょうと、一気に導入に向けて進みました。
大塚様
また、紙の契約書は締結後、スキャンしてPDF化し、Salesforceにアップロードするという手間がかかっていました。法務グループは、2人だけで契約業務を行っており、私の確認作業が遅くなることで営業部門からPDFのアップロードを催促されることもあったので、締結済みの契約書の格納作業の効率化も図れたらと思っていました。
結果的に導入されたのは「クラウドサイン Salesforce版」でしたが、こちらを選んだ理由を教えていただけますか。
安田様
社内システムとしてCRMソリューションのSalesforceを導入していた当社としては、社内システムとの親和性の高さが決め手になりました。Salesforceに案件情報と契約を紐づけて、そこから直接クラウドサインで契約書を送信するという連携が可能なのがポイントです。当社ルール上、売上計上の適正性を担保するために、案件、契約、契約書類、検収書類について整合性を持たせて紐づける必要があり、案件と契約が紐づいていることで、証跡としてきちんと残せるところは重要な点でした。他の電子契約サービスでは連携が難しかったのです。
また、クラウドサインは利用している企業が多いこともメリットだと感じています。電子契約を推進していくにあたっては取引先の了承も不可欠で、普及率の高いサービスであればそのハードルが下がる可能性もあるだろうと考えました。
汎用的に使える豊富な資料。導入コンサルティングで理解もスムーズに
現在はどの書類で、どんな風に利用されていますか。
大塚様
主に利用しているのは当社と当社サービスをご利用いただく企業様と結ぶ基本契約書や、秘密保持契約書、あるいは業務委託契約書といったものです。契約書以外では、サービス申込書や検収書、契約書内容の変更にかかわる通知書でも利用しています。クライアント企業ごとにSalesforceに登録されている契約書の送付先情報を取得し連携することで、契約書PDFをアップロードしてボタンを1つ押すだけで送信できる仕組みにしています。
導入時や、運用の方法で工夫された点はあるでしょうか。
大塚様
まず電子契約のメリットやデメリット、懸念事項などをリストアップした資料を作って、社内向けに電子契約についての説明会を開きました。導入コンサルティングティングサービスも利用してクラウドサインの導入コンサルタントの方から社内説明会を実施してもらい、社内の理解を深めることができたと思います。さらに社外のお客様向けにも資料を作成し、営業部門がお客様に説明する際に困らないよう共有しました。
工夫した点としては、Salesforceを普段から活用している営業担当者が、従来の紙書類のときの手順から新たな作業を増やすことなく、Salesforce上で契約依頼の申請を完結させられるようにしたことです。申込書や検収書といった書類についても、同じくSalesforce上で法務グループに対して送付依頼を違和感なく行えるようにしました。あとは私たち法務グループの方でそれらをとりまとめ、クラウドサイン Salesforce版を通じて相手方に送付するという流れにしています。
先ほどお話のあった導入コンサルティングサービスはどんなところが役に立ちましたか。
安田様
なにぶん電子契約の導入は初めてのことでしたから、最初は正直なところ何をどうすればいいのかわからず、手探り状態でもありました。導入コンサルティングサービスでは「電子契約とは何か」という基礎から説明していただき、法的に安心なサービスであることの理解も進みましたし、他社での利用実績を踏まえて運用フローの提案や必要なタスク整理、社内規程のここを変えないといけないといったアドバイスまでいただけたのは助かりました。
汎用的に使える資料があらかじめ豊富に用意されていて、FAQがあったのもありがたかったですね。営業担当者がそれをベースに取引先に説明することもできました。一般的なコンサルティングですと、コンサルタント個人の知識やスキルに依存するところがあって品質が定まらないこともありますが、ドキュメントで標準化されているのは心強いですよね。
Salesforce上でクライアント企業と契約を紐づけ、シームレスに契約書を送信
導入後の効果として実感しているところがありましたら教えてください。
安田様
電子化率はまだ全社で発生している契約書の半分程度ですが、それでも契約書に貼る印紙代、郵送代の削減という目に見える経済的なメリットを享受できています。いずれまた出社を控えなければならない状況になったとしても、契約業務を滞りなく進められる環境を整えられた、という点でも大きな意義があったと思っています。
それと、紙の契約書ですと、いつ送付して、いつ相手方から戻ってきて、というようなステータスがすぐにはわからないので、営業担当者と法務グループ間で共有するスプレッドシートでステータスを管理しつつ、Salesforce上でもステータスが即座に確認できるようになりました。このあたりは我々だけでなく、営業部門のスタッフも利便性を実感しているところです。
大塚様
あとはやはり締結までにかかる時間ですね。紙の契約書では締結完了までに1週間ほどかかっていたこともありましたが、クラウドサイン Salesforce版を利用することで、それを直近平均1.5日程度にまで短縮できています。
また紙の契約書の締結後、スキャンしてPDF化し、Salesforceにアップロードするという手間の部分も、クラウドサインとSalesforceが連携していることで、自動で契約書データが所定の場所に格納されるようになっています。手間もかかりませんし、ミスすることもありません。
電子契約になってからは、営業部門から締結済み契約書の格納を催促されるということもなくなりました。
契約の相手先にはすんなり受け入れてもらえたでしょうか。
安田様
電子契約というのは相手がある話ですので、こちらから一方的に「お願いします」と言ってもすぐに実現できるわけではありません。紙の契約書で、というお客様もまだ少なくないですから。
ここから電子化率をさらに上げていくためにも、今は原則として電子契約で締結することを社内に周知しています。紙でも契約できますし、電子契約もできますよ、という説明をしてしまうと結局は紙契約が選ばれてしまいがちです。電子契約を常識に変えていく、という気概を持って望まなければいけない、と気持ちを新たにしているところです。
ユーザー数が多いサービスだからこそ機動的に電子契約を進められる
今後、クラウドサイン Salesforce版の活用をどのように広げていきたいとお考えですか。
安田様
先ほど申し上げた通り、電子化率がまだ半分程度ですので、これを上げていかないといけません。現状、ワークフローが分断されているところもまだありますから、いずれは一気通貫できるようなシステムにしていきたいとも考えています。
クラウドサインの導入を検討している企業、もしくはさらに活用していきたいと考えている企業に向けてアドバイスをいただければ。
大塚様
クラウドサインは他のいろいろなツールとも連携できるので、自社のニーズに合わせてカスタマイズしていくことも可能です。契約件数が多い会社ほど、クラウドサインを導入することで業務の効率化やコスト削減にも大きなインパクトがあるはずですし、契約に限らず申込書など幅広く活用できますから、とにかくいろいろ試してみてほしいなと思います。
安田様
数ある電子契約サービスのなかでも、ユーザー数が多いのがクラウドサインのアドバンテージの1つだと思っています。取引先に浸透していない別のツールだと、どうやって使うのかがわからず、そこで余計なコミュニケーションロスが発生してしまいます。知名度の高いクラウドサインなら話が早いですし、機動的に電子契約を進められるな、というのは私もまさに実感しているところです。できるだけユーザーの多いプラットフォームを選ぶことが、やはりおすすめですね。
