御社の事業について教えて下さい。
トリプルグッドグループは、トリプルグッド税理士法人、トリプルグッド社会保険労務士法人、トリプルグッド法律事務所、 トリプルグッド司法書士事務所、トリプルグッド行政書士法人、トリプルグッド株式会社など、あらゆる分野の専門家が、 税務顧問、会社登記、銀行融資、許認可申請、助成金申請、人事労務、法務、マーケティング、経営戦略などワンストップ でお客様企業のサポートに日々取り組んでいます。
ワンストップ でお客様企業のサポート
クラウドサインを導入いただく前は、契約実務をどのようになされていましたか。
私どものグループの中でもっとも締結件数が多いのは、顧問契約です。
顧問契約を結ぶ前に、担当者が顧問先候補の社長様と対面で契約内容の説明をします。そのときに紙の契約書を持参し、先方に押印いただくのが基本的な契約締結の流れでした。多くの場合はその場で契約締結が完了します。
しかし、社長様が実印をお忘れになったり、先方のオフィスでの面談中に契約条件の変更を求められ、持参した契約書が使えないケースもありました。その場合、面談の場で契約作業をすることができないため、後日改めて契約書を郵送しなければなりません。
ただし、お客さまは経営者ということもあり、大変ご多忙でいらっしゃいます。こちらから送る際に返信用封筒を同封しても、押印してポストに入れるというプロセスの煩雑さのためか、なかなか返送されないというのが実情です。また、先方が出張の多い方であれば、郵送した契約書を見ていただくのにも時間差が発生します。
したがって、紙の契約書を郵送し、押印して返送いただくというのは非常に時間のかかるやり方でした。
さらに、契約件数が増えることで、切手や返送用封筒にかかる費用の負担も大きくなっていました。
クラウドサインを導入いただいて、契約実務はどのように変わりましたか。
今まで通り、顧問契約の内容に関する説明は対面で行っています。
ご納得いただけましたらその場でクラウドサインから契約書を送り、スマートフォンでサインをしていただいています。この方法であれば、先方が実印を忘れて契約締結ができなくなる心配は無いですし、たとえその場で契約内容が変わっても、契約書の内容を随時最新にして現場で対応ができるようになりました。
また、契約内容について一旦持ち帰りが発生するなど、その場での契約締結ができない場合でも、大幅に時間が短縮できるようになりました。
紙であれば、どんなに早くても書類の往復に1週間はかかります。しかし、クラウドサインで送った場合は30分足らずで契約締結が完了したりします。出張中の方でも、メールさえ見ることができれば出先での契約締結が可能なので、随分助かっています。
さらに、締結済みの契約書管理も容易になりました。クラウドサインで締結された契約書はそのままクラウド上にPDFで保存されるので、これまでのように紙の書面をスキャンして整理する必要がありません。契約書のタイトルなどでの検索もできるので、あとから見直すのも簡単になりました。
顧問契約以外で、クラウドサインをご活用いただいてるケースはありますか。
顧問契約以外ですと、現在はおもに次の3種類の書類でクラウドサインを活用しています。
まず、マイナンバーの委託契約書です。
こちらは非常に数が多いので、郵送にかかる時間とコストを大幅にカットできました。また数が多いと中には契約書の返送を忘れる相手もいますが、リマインド機能を使って何度も確認と合意を依頼できる点が便利です。
何度も確認と合意を依頼できるリマインド機能が便利
次に、遠隔のお客様との単発(顧問以外)の業務委託契約書です。
クラウドサインは、先方との物理的な距離と関係なく利用できるため、遠隔のお客様とのやりとりがスムーズになりました。対面ではないので手取り足取り操作方法をご説明することはできませんが、操作は直感的ですし、ユーザー登録が不要なので、スポットでの契約にも使いやすいと感じます。
最後に、従業員の入社時の秘密保持に関する誓約書です。
社内の書類なので導入はとりわけかんたんで、社内事務が大幅に効率化できるようになりました。
