導入事例

士業

弁護士事務所で進む電子契約。サービス選定のポイントは操作性。

  • 2022年5月24日(火)

弁護士法人響
法務対策部長 弁護士 島村海利様
事務局長 関口卓也様
事務局長 大石徹朗様

 

人権型ローファーム(法律事務所)をコンセプトに、普天間・嘉手納基地爆音差止訴訟のような、昨今の比較的新しい弁護士事務所では扱うことが少なくなってきている社会的意義の大きい活動も積極的に行っている弁護士法人響様。交通事故、債務整理、離婚、企業法務など一般的なトラブルの解決も担う一方で、グループには税理士法人、社労士法人、行政書士法人があるため、各々の専門・得意分野を活かした横断的な連携による依頼者への手厚いサポートも特徴としています。

インターネットを積極的に活用するデジタル戦略も同法人の強み。ただ、その影響からか注目度が高まり、案件数が大幅に増加してきたことに比例して、ご依頼者様との契約業務も増加してきました。顧客管理の効率化のため導入したクラウドサインが、弁護士事務所の業務をどう変えたのか、伺いました。

1つ1つはわずかな時間でも、積み重なれば大きな無駄に

改めて、電子契約サービスを導入することになったきっかけを教えてください。

島村様
事務所が成長し、取り扱う案件の数がどんどん増えてきて、顧客管理をどう効率的に行っていくかが大きな課題になってきた、というのがきっかけの1つです。以前は紙書類をファイリングして鍵のかかる棚に保管していましたが、ファイリングする手間も、管理する手間も、案件数の増加とともに大きくなってきました。

事務所内の棚や倉庫、借りている外部の倉庫に保管していたこともあり、管理する書類が増える一方で、コスト削減のためにも電子化したいと考えるようになりました。ただ、ご依頼者様からの委任状や契約書などには印鑑も必要で、単純に電子化したデータをやりとりすればいい、というわけにもいきませんでした。そこで電子契約サービスを検討するに至りました。

紙書類による契約業務で感じていた課題はありますか。

島村様
そもそも契約書を印刷しなければならないですし、通常は原本を2部用意しなければなりません。郵送の場合は郵送代などの費用もかかりますし、クライアントからの返送にもある程度時間がかかります。契約締結までの一連のプロセスで都度手間と時間がかかるのは、やはり気になっていました。

また契約書類が膨大にあるので、後々個々の契約でどういった特約を付加したかなどを確認する必要がある場合に、どうしても探す時間がかかります。1回あたりの時間のロスはそれほど大きくなかったとしても、そのロスが積み重なって無駄になっていました。

ポイントは年配の依頼者でも簡単に操作ができること

他の電子契約のサービスも比較検討されたと思いますが、ツール選定において重視した点と、クラウドサインを選んだ決め手を教えて下さい。

島村様
導入前に弁護士ドットコム様からいくつか資料をいただいて確認しましたが、電子契約が法的に有効であると考えられることは大きなポイントでした。

また、操作が簡単で、容易に利用を始められる事業者署名型(立会人型)であることも決め手になりましたね。スマートフォンで電子契約の手続きが可能だとしても、ご依頼者様全員がスマートフォンを使い慣れているとは限りません。複雑な操作や煩雑なやりとりがなく、ご依頼者様が悩まずに対応できる簡単さが重要でした。

ご依頼者様側でユーザー登録する必要がないことも使いやすさにつながっていると思いますし、ご依頼者様に操作方法を説明しやすいのもいいところです。

関口様
クラウドサインの場合、作成した契約書をメール送信して、内容を確認していただき、必要に応じて文字入力して同意ボタンを押してもらうだけで締結が完了します。他社のサービスもいくつかチェックしましたが、デモを使わせていただいたときに、実際に一番操作がしやすいと感じたのがクラウドサインでしたね。

すでに契約全体の半数以上を電子化に移行

クラウドサインはどんな用途、どんなフローで利用されていますか。

島村様
現在はご依頼者様との委任契約書、協議相手との和解契約書などに使っています。クラウドサインのテンプレート機能で契約書を作成して、送信した後、先ほどお話しした通り、ご依頼者様とは直接やりとりしながら締結まで進める、という流れです。

導入を進めていくうえで苦労したこと、工夫したことがあれば教えてください。

島村様
弁護士を含め所員には若いスタッフが多いせいか、デジタルについては抵抗感がなく、慣れるのも早くて、紙の方がいいというような声も特に挙がりませんでした。ご依頼者様や取引先の方にとっても、クラウドサインは分かりやすいシステムですし、すでにクラウドサインを利用している方もいらっしゃって、特に苦労するところなく、すごくスムーズに導入できたと思います。

大石様
導入を推進した島村自身がデジタルにかなり明るかった、というのもあったかと思います。電子契約のために所内フローを変えたところもありますが、最小限の変更で、体制構築にも時間をかけずに済みましたね。

今のところの電子化率はいかがですか。

島村様
所内で発生している契約書全体の約半数以上を電子化できている状況です。

導入して一番メリット感じているのはどんなところでしょうか。

関口様
やはり締結までのスピードが速くなりました。委任契約がスムーズに進めば、それだけ問題解決のスピードも早くなるということですので、ご依頼者様にもメリットを感じていただけていると思います。

大石様
紙のときは、契約締結に少なく見積もって4〜5日、長いと1週間から10日はかかっていましたが、それがクラウドサイン導入後はほぼ即日で締結できています。締結に時間がかからないというのは何よりも大きなメリットだと感じています。

クオリティの高いサービス提供のためにもデジタルツールは重要

今後クラウドサインやその他ICTツールの活用をどのように広げていきたいとお考えですか。

島村様
ご依頼者様との契約だけでなく、すでに一部の取引先との契約に活用していますが、これからはもっと増やしていければと考えています。あとは雇用契約書など、可能なものは徐々に利用していきたいですね。

最近では企業法務のニーズが高まってきており、顧問先で扱う契約書のチェック・管理のためのプラットフォームやAIによる契約書チェック支援サービスなど、新しい分野でのツール導入の検討も進めているところです。所内の弁護士全員が高いクオリティで対応できるよう、活用できるツールは導入していければと考えています。

クラウドサインの導入を検討されている同業の方に向けて、何かアドバイスやメッセージがありましたら。

島村様
弁護士業界は紙文化が非常に強いところはあるものの、徐々に電子化の流れが来ているように思います。私たちの場合は事件記録等の電子化の中で、必ず発生する契約書締結から電子化していこう、というところから導入検討を開始しました。導入は容易ですので、まずはそれを第一歩として進めていくのがおすすめです。

関口様
電子契約を導入することに、所内で反発はなかったという話がありましたが、本当に電子化して大丈夫なのか、という漠然とした不安はありました。しかし、いざ使ってみると利便性が非常に高く、契約相手への説明も簡単で、問題になることは特にありませんでした。弁護士事務所に限らず、士業の方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

大石様
弁護士業界は、業務で扱う紙の量がとんでもなく多いんです。同じように、契約書は紙でなければいけない、という風潮から抜け出しにくい業界は士業以外でも少なくないと思いますし、デジタルに苦手意識をもつ方もいらっしゃるとは思います。

でも、我々も導入して初めてそのスピード感や、操作の簡単さ、便利さを実感できました。顧客に年配の方が多いから、という理由で導入をためらっている方も、勇気をもって一歩踏み出して使ってみれば、意外とスムーズに導入できて、存分にメリットを感じられるのではないでしょうか。

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