SlackとHubbleとの連携機能を活用し電子契約ワークフローを構築

キャディ株式会社
コーポレート 伊藤 達也 様

 

社内でクラウドサインの利用を浸透させる「コツ」をお教えします

御社のサービスについて教えてください。

私たちキャディ株式会社は、「モノづくり産業のポテンシャルを解放する」ことをミッションとして、製造業の受発注業務を効率化・低コスト化する受発注プラットフォーム「CADDi」を開発・運営する企業です。

日本の製造業が高コスト体質になっていた原因はさまざまあるのですが、その一つに、見積もり作業とそのやりとりの煩雑さがあります。日本の町工場の金属加工職人達の貴重な技術力が、受注・生産開始に至るまでの事務作業にかかる時間によって阻害されてしまっている現状があります。

製造業における受発注業務のプラットフォーム「CADDi」

CADDiは、3D CADデータをアップロードいただくだけで、CADDiが持つ加工会社のデータベースを元にしたアルゴリズムにより、自動で見積もりを行うことができます。

これによって、発注企業と加工会社を強みをベースに結びつけることができるようになり、結果として、発注企業は短納期・低価格を、受注する加工会社は事務作業の削減・利益率向上を実現できます。

弊社もようやく正社員・契約社員あわせて70名を超えたところですが、今期は特に採用を強化しているところです。

伊藤さんは、弁護士ドットコムからキャディさんに転職されて、クラウドサインを広めてくださったんですよね。

私がキャディに入社したタイミングで、すでにクラウドサイン自体は導入済みだったのですが、残念なことに、 全社的にはあまり活用されていなかったんです。

そこでまず、取引先とのNDA締結といった、導入しやすい書類から使いはじめて、だんだんと利用範囲を拡大させています。

そうそう、クラウドサインを社内で浸透させる・営業現場に活用してもらうには、「さあ、導入したから今日からみなさん使いましょう」と号令をかけただけではダメなんです。ちょっとしたコツがあると思っています。

ぜひそのコツを教えてください。

第一に、社内で契約書業務に関わるキーパーソンの特定です。お客様との契約書のやりとりや、締結した契約書の管理をするキーパーソンは、実はそれほど多くないはずです。一人一人を特定して、個別に丁寧に説明することが最初の一歩。特に営業責任者や事務担当者には、時間をかけて説明しました。

キャディ株式会社 コーポレート 伊藤 達也 様

その上で、「うちの会社では、クラウドサインを使うのが当たり前なんだ」という雰囲気を醸成していくことが重要です。

キーパーソンへの個別説明は地道にやるとしても、「クラウドサインを使うのが当たり前」という雰囲気は、どうすれば醸成できるのでしょうか?

具体的に私がとった手法が、Slackとの連携機能を積極的に使うというものです。

弊社では、Wordファイルのバージョン管理システム「Hubble」とクラウドサインの連携機能を利用していて、契約書に関する法務相談は、Hubble内に書き込むコメントと、それを通知する「Slack」の法務相談チャンネルに一元化されています。

法務相談用のSlackチャンネル

多少Slackの通知件数が多くなるのは承知の上で、Hubble上に法務担当が書き込んだ修正履歴のコメントやクラウドサインの契約締結ステータスを、あえてSlack上で流すようにしているんです。

こうすることで、中途で後から入社した社員の目にもこの通知が目に触れることになります。自然と「うちでは契約にはHubbleとクラウドサインを使うものなんだ」と思ってくれて、好循環が生まれます。

最後は、Hubbleからクラウドサインを経由して直接送信します。Slack・Hubble・クラウドサインがあれば、法務のワークフロー整備はかんたんにできます。

Hubbleのクラウドサイン連携ボタン

取引先には中小企業や町工場も多いようですが、クラウドサインのようなウェブサービスは受け入れていただけるものなのでしょうか?

確かに、町工場の職人さんの中には、デジタルに馴染みの薄い方もいらっしゃいます。

そうはいっても、さすがにメールはもれなく浸透しています。クラウドサインはUIもわかりやすいので、多くは問題なく受け入れてくださっていますよ。

今後の活用拡大のプランについてもお聞かせください。

従業員規模数万人におよぶような大手製造メーカーとの取引が多いのですが、そうした会社との基本契約書などは、いまだに紙の契約書で締結しています。

これを電子化できれば、印紙税などのコストも削減できますし、管理上も間違いがなくなります。

CADDiも、紙の図面ではなく3Dデータで発注していただくことで業界構造を変革するビジネスです。それによって社会全体が大幅なコスト削減を実現できるようになります。各企業の効率化・コスト削減を超えて、社会課題の解決という文脈での電子化がますます進み、契約書がすべて電子契約になる未来も遠からずやってくる予感がします。

カスタマーオペレーションシステムを担当される吉田 祐輔様(右)
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