契約書の管理を行っている中で、これからはクラウド上で管理する必要があるのは肌感としてずっと感じていました。
貴社の事業内容について教えてください。
弊社ニュートンはカラオケ事業、パセラを中心に、レストラン、ビリヤード、ウェディング、パーティー等の複合化を推進し、エンターテインメントの魅力を最大限に活かして、連動性のある事業展開を目指しています。
弊社はランチェスターの法則やストーリー戦略等を駆使し、研ぎ澄まされた経営感覚で、お客様の感動満足度UPとビジネス勝利の方程式の両立を目指しております。そして日々、社員自らの手で実現しています。
エンターテインメントの魅力を最大限に活かし、連動性のある事業展開を目指す
貴社の業務のどちらで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。
弊社は、入社関連書類の一つとして、雇用形態に関係なく全員と秘密保持契約を締結しています。クラウドサインの導入に際し、まずはこの従業員との秘密保持契約書で使い始めました。導入前、秘密保持契約書は社員のものは本社、アルバイトのものは各店舗で管理していました。それを今はクラウドサインを使い、本社にて一括管理しています。また、今後は入社時の誓約書や雇用契約書などもクラウドサインでも締結・管理していく予定です。
「クラウドサイン」の導入前にかかえていた課題をお聞かせください。
現在の従業員は、グループ会社・関連会社まで含めますと正社員だけで700人、さらにアルバイトも含めると4,000人ほどにのぼります。月に100名ほど新規採用があるので、管理する契約書の数もどんどん増えています。
締結済みの契約書は全て保管しておき、万が一何かが起きた際はすぐに探し出せる状態にしておく必要があります。そのため当初は毎月紙の原本を全店舗から本社宛に送ってもらい、あいうえお順に並び替えて管理していました。
しかしそれは非常に手間がかかるので、スキャンしてPDF化したものを本社にメールで送ってもらい、原本の紙は各店舗で保管してもらうように変更しました。本社で原本を管理する必要はなくなりましたが、各店舗に保管しているので店舗の場所はかなり占拠してしまっていました。
なぜ紙を止めて電子契約にしましたか。
契約書の管理を行っている中で、これからはクラウド上で管理する必要があるのは肌感としてずっと感じていました。
と言うのも、グループ全体の契約書を全て総務課で押印チェックをしているので、その契約書の数がかなりの量になっていました。紙ではそういったチェックに時間がかかる上、保管に場所がとられ、紛失する危険性もあります。
そのためクラウド上で管理することで保管場所をなくし、検索の手間や紛失する危険性をなくすことのできる電子契約にすることにしました。
株式会社 ニュートン 野村 昌吾様
その他、懸念点はありましたか。
秘密保持契約書を締結するにあたり、やはり電子契約に拒否反応を示す従業員が居ないかというのは考えていました。しかし、クラウドサインの場合には、相手方がクラウドサインのアカウントを持っていなくても使える点や、操作が非常に簡単なことから、そういった拒否反応は無く導入できました。
スマートフォンやPCを持っていない、もしくはメールアドレス自体を持っていない人もいますが、極めてレアケースです。万が一そういった場合は、紙の契約書を締結していますが、数も少ないため大きな負担にはなっていません。
「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。
クラウドサインを導入して、煩雑な書類管理と保存場所の必要がなくなりました。
契約書は名前を検索するだけで閲覧することができます。
また保存場所もクラウド上のため、紙で保存していて知らない間に紛失してしまう危険性もありません。
現在は特定の事業部の秘密保持契約書のみで利用しており、承認フローを店舗事務担当者→店舗責任者で組んでいます。今後、企業間取引が活発化した場合には、店舗責任者→総務課担当者→役員という流れで承認フローを組むことも想定しています。
これから1年くらいかけてクラウドサインを使う事業部や類型を増やし、利用する社員の規模も3,000人〜4,000人程度に拡大していく予定です。ゆくゆくはあらゆる契約をクラウドサインで完結させることができればと思っています。
