株式会社リコー
ESG戦略部リスクマネージメント・リーガルセンター法務室
経営・戦略法務グループ
種市直和様
導入後の効果
・組織別ルール機能で、グループ全13社が共通のシステムとして利用可能に
・海外企業との契約締結業務が1か月から数日に短縮、郵送代も120万円削減
株式会社リコーは、世界約200の国と地域で製品やサービスを提供している日本を代表するグローバルカンパニーのひとつ。関連会社は国内外254社、従業員数は7万8,665人に上ります（2025年3月31日時点）。
同社ではコロナ禍を機に、2020年6月からクラウドサインを導入し、契約業務を一元管理する社内システムの「RICOH Contract Workflow Service（通称CWS）」とAPI連携させて電子契約を利用しています。海外企業との電子契約も積極的に進めており、これまでに50か国の企業と年間約600件の契約書を電子化しています。
クラウドサイン導入の経緯や効果、海外企業との契約締結を効率化するポイントなどを伺いました。
※本導入事例は当社が主催したオンラインセミナー「海外企業との契約業務を効率化 ユーザーが語る電子契約導入から運用のリアル」を記事化した内容になります。
コロナ禍を機にクラウドサインを導入、APIでシームレスに連携
2020年6月からクラウドサインを導入いただいていますが、導入の経緯を教えてください。
種市様
コロナ禍が始まった2020年2月ごろに、社内から「契約作業をするためだけに出社したくない」といった声が出てくるようになりました。同時にシステム開発担当からも社内システムと電子契約をリンクさせたいとの要望があり、当初はもう少し遅い予定でしたが、コロナ禍を受けて実装が早まったという経緯です。
そこで、電子契約サービスでシェアNo.1のクラウドサインを導入することになり、同年11月には社内システムとクラウドサインの連携機能をリリースして、社内でも一般販売と同じものを使い始めました。
クラウドサインは、どのような社内システムと連携しているのでしょうか。
種市様
連携しているのは、弊社の関連会社が企画開発した「RICOH Contract Workflow Service（通称CWS）」です。当社の業務改善から生まれたサービスで、契約に関する相談から締結後の契約書管理までをワンストップで行えるサービスです。
クラウドサインにログインすることなく、APIでシームレスに連携できるのも特徴のひとつです。クラウドサインの操作を新たに覚える必要がなく、従来のシステムを操作するだけで一連の契約業務が完了するので、スタッフの負担軽減にもつながっています。また、クラウドサインの合意締結のフローを利用できる機能も実装しています。
組織別ルール機能でグループ会社ごとの設定が可能となり、全社の運用最適化を実現
CWSにはどのような機能があるのでしょうか。
種市様
リコーグループは国内外254社、総従業員数7万8,665人を抱えていますが、国内グループ13社で共通のシステムとしてCWSとクラウドサインを連携して使っています。組織単位で独自フローや体制、運用ルールが設定できる組織別ルール機能を使うことで、ひとつのシステムで異なった運用が可能となっており、グループ会社全体の運用最適化を実現しています。
法務相談の内容および回答や、締結された契約書の内容や期限などを一元管理できるほか、電子契約を締結する際はCWSから作成依頼を送信できる機能などがあります。
従来は契約書の郵送や押印にも手間がかかっており、法務にもそのような声は届いていましたが、電子化することで郵送代も削減できました。
海外企業との契約書を年間600件電子化し、郵送費120万円を削減
海外でも事業展開されていますが、海外企業との契約に電子契約を利用したことで、どのようなメリットを実感していますか。
種市様
契約締結までの過程が大幅に短縮されたことが最大のメリットです。紙の契約書の場合、契約書自体が海を渡ることになるので時間がかかり、契約書が戻ってくるまで1か月以上かかることもありました。
一方、電子契約は早ければ2、3日、遅くても1週間ほどで契約が締結できるので、リードタイムが削減され、契約書業務の効率が格段にアップしました。
紙の契約書だと1か月以上かかっていたものが、2、3日まで短縮できたのは劇的な変化ですね。海外企業に対しては、どのように電子化を進めていったのでしょうか。
種市様
海外・国外関係なく、まずは相手方に「電子契約で進めたいのですが、よろしいでしょうか？」と確認をとります。そこで合意が得られた相手に対してのみ、クラウドサインを使うようにしています。
2年前、リコーブランドの使用許諾契約を全面的に見直した際、世界各国にある関連会社と使用許諾契約を締結しましたが、基本的に電子契約で進めました。ヨーロッパに限ると、20カ国74社と電子契約を結びました。現在、クラウドサインで電子契約を締結している国は、アメリカ、カナダ、イギリス、フランス、中国など50か国ほどに上ります。
国内外でクラウドサインによる電子契約を使っていただいていますが、海外企業との契約書の件数はどれぐらいでしょうか。
種市様
2024年1月から12月までの1年間で約600件です。電子契約の対象は契約書のみで、見積書や発注書など一方的な意思表示で済む書面は対象外となっています。
契約書を電子化したことで、契約締結までのリードタイムが大幅に短縮され、現場からも喜びの声が届いています。郵送費などのコスト削減にもつながっており、年間120万円ほどの郵送費を削減できました。
海外の取引先からのクラウドサインに対する反応はいかがですか。電子契約自体へのハードルはそれほど高くないのでしょうか。
種市様
国や地域で異なりますが、欧米はポジティブな反応が多いです。時折、クラウドサイン以外の電子契約サービスを使ってもいいかと聞かれることもあります。その際は、先方の要求事項を確認したうえで、要求される作業レベルに応じられる場合は使ってもよいことにしています。ルールを整備し、案件ごとに担当者が判断できる体制を整えています。
電子契約を無理強いせずに、相手に合わせた対応を継続
地域や企業文化によって、電子契約への反応が異なると思いますが、どのように対応されていますか。
基本的には、先方が少しでも拒否反応を示したり、不安を感じたりしている場合は、紙の契約書を使うように指示しています。「電子契約を無理強いしない」というのが、当社のいちばんのキーワードになっています。
初めて電子契約を利用する方には、クラウドサインの機能や操作性が分かるようにマニュアルを事前に送っています。クラウドサインで配布している受信者ガイドの中から関連ページを抜き出したオリジナルのマニュアルで、日本語版だけではなく、英語版も用意しています。社内のイントラネットで公開していますので、誰でも利用できるようになっています。
今後、電子契約の推進や海外利用での文脈で考えている方針がありましたら教えてください。
原則として、クラウドサインでの電子契約を推進していく方針です。ただし、先方から違うシステムを使いたいと要望があった場合、柔軟な対応をするように指導しています。
「電子契約を無理強いしない」というスタンスを保ちながら、ゆくゆくは紙の契約書の比率を下げていきたいと考えています。
※導入事例内に記載の機能やお客様情報等は取材当時のものであり、最新情報とは限りません。閲覧いただいている時点では内容が異なっている場合がありますので、ご了承ください。
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