株式会社J.フロントプライムスペース
管理統括本部 総務部 後方支援課 マネジャー 森谷悠太様
管理統括本部 システム部 システム課 松鵜里恵子様
管理統括本部 内装事業統括本部 営業本部 商環境営業1部 2課 マネジャー 大福南津子様
導入後の効果
・月次締め切り時点での書類未回収率80％から0％へ。返送スピードも最短10分へと劇的に向上し、工事完了承諾書の「全件回収」を達成
・丸1日を費やしていた郵送やラベル印刷などの事務工数が、ボタン一つでの一括送信により作業時間がほぼゼロに
・Webフォームを活用した承諾書の自動生成により、手作業によるミスを防止。書類回収に伴う営業現場の心理的負担も大幅に軽減
百貨店の大丸、松坂屋やパルコなどの商業施設の内装工事を手がけるJ.フロントプライムスペース。日本全国に展開している多数の店舗内装、あるいはそのテナントの内装工事を一手に引き受けていることから、契約や発注の件数は膨大なものとなっています。
歴史ある百貨店のグループ企業ということもあり、長らく紙契約が用いられてきた同社ですが、アナログな業務を脱し、効率化を図るべく電子化を決断しました。誰もがすぐに使えて安心感のあるもの、という点を第一に検討した結果、クラウドサインを選択し、高い成果を上げています。
年間数千件に及ぶ契約と進捗管理の限界。原本紛失のリスクと「見えない進捗」が課題に
―契約を電子化する前はどのような課題がありましたか。
森谷様
当社は百貨店やテナント様の内装工事を事業の一つの柱としています。1店舗あたり数百のテナント様が入り、その工事を一括して弊社で手がける分、工事件数が多いため、付随する契約締結数も自ずと膨大なものになります。紙書類の量については、新しいプロジェクトのたびに問題になっていました。
また、工事の注文書・請書や工事完了書・完了承認書といった得意先との書類のやり取りの進捗管理業務も負担になっていました。きちんと得意先に送付できているか逐一確認したり、時には原本が行方不明になって探したり。そうした状況を防ぐ意味でも、契約の進捗状況を見える化したうえで、スピーディに契約締結する方法を探していました。
―クラウドサインの導入に至った決め手を教えてください。
森谷様
電子契約サービスを選ぶにあたってはメジャーなツールを中心に検討したのですが、一度きりの取り交わしになる取引先が多く、そこでの電子化率を高めたいという狙いもありましたので、先方がアカウント作成不要で利用できることは最低条件でした。また、ツール上で先方のご担当の方の書類の進捗状況が見えるというポイントを重視しました。そうした条件を満たし、知名度が高く安心感のあるサービスと考えた時に、クラウドサインが最適と判断した経緯です。
「紙文化」が根強い業界での挑戦。催促の手間をなくし、グループ全体の効率化を掲げて合意形成
―導入にあたって苦労したことはありましたか。
大福様
私の所属する営業本部は、全国に店舗のある大丸松坂屋百貨店に出店しているテナント様がお客様になります。契約件数が年間数千件と当社の中でもかなり多い方ですが、部内のメンバーの年齢層が幅広いこともあって電子化のイメージが湧かない人も少なくありませんでした。
また、歴史の長い百貨店という業界ではまだ紙の書類が基本です。同じグループとはいえ百貨店の方やテナント様も含め電子化に不安を感じる部分も少なくなく、理解いただくのに若干時間がかかりました。工事部分だけ書類を電子化するというギャップにも戸惑いがあったようです。
―それでも最終的にはOKとなったわけですが、何がポイントでしたか。
大福様
たとえば紙の契約書をやり取りしている相手方のテナント様から書類が返送されてこない場合は、我々だけでなく百貨店側の担当者からも相手方に催促するなど、ひと手間かかっていました。しかし電子化すれば、我々も百貨店側もそういった手間がなくなります。
今どういう進捗にあるのかがクラウドサイン上で確認できますし、先方から反応がないときは簡単にリマインドメールを送信することも可能です。何度も電話をかけたりして催促するような負担が減り、グループ全体の効率が上がる、ということで最終的には納得していただけました。
Webフォームと連動した「事前承諾書」の自動生成。法務要件をクリアしつつ最小限の工数を実現
―取引先からの「事前承諾」を取得する範囲や頻度などのルール決めが大変だったと伺っています。
松鵜様
当社の法務部門の観点では、電子契約を進めるにあたって先方からしっかり事前承諾を得ることが必要とのことで、その承諾書をどのようにして取得するかが課題になりました。
承諾書を取得するには相手方の各種情報が必要です。そのため、相手方が情報を入力しやすいようWebフォーム（Microsoft forms）を設置し、そのデータを元に事前承諾書を自動生成する仕組みを構築しました。これにより、社内外双方の作業負荷を軽減しています。
その後は承諾書をクラウドサインにアップロードして送れば終わりです。セキュリティを考慮してクラウドサインで送信するところまではまだ自動化していませんが、後方支援課が契約書送信する体制で運用できていますので、最小限の手間にすることはできたと思っています。
株式会社J.フロントプライムスペース 管理統括本部 システム部 システム課 松鵜里恵子様
―社内への浸透を図るうえではどのような点に気を配られましたか。
森谷様
どの単位で契約を取り交わしていくか（承諾を得るか）を決めるところが一番慎重になった部分です。物件単位にすべきか、それとも法人単位にすべきか。法人単位にすれば継続取引のときに流用できるので楽ですが、事前に固めておかなければならないところが増えます。それに対して、1つ1つの物件単位にすれば導入ハードルは低いものの運用時の手間は増えてしまいます。
松鵜様
物件単位にまで粒度を細かくしてしまうと件数が多くなってしまうということで、結果的にはほとんどが法人単位で契約する形にして、店舗ごとの契約もOKという形にしました。イレギュラーがあったときには柔軟に対応できるようにしておく、というルールにもしていますが、今のところそういうことはほとんどありません。
未回収率80％から「0％」へ。1週間かかった書類回収が最短10分に短縮
―クラウドサイン導入後の効果はいかがでしょうか。
森谷様
現在は主にテナント様との注文書・請書、完了書・完了承諾書のやり取りと、実際に工事を行うパートナー会社様との業務委託契約締結時にクラウドサインを活用しています。
全体の7割程度をクラウドサインで電子化でき、書類を郵送することはほとんどなくなりました。業務委託契約先のパートナー様はもちろんのこと、注文請書を発行する当社が負担する印紙代も少なからずあったので、そうしたコスト削減にもつながっています。
松鵜様
紙書類でやり取りしていたときは、注文請書や完了承認書が戻ってくるまで数日～1週間はかかり、「なかなか返送されないので工事を完了できない」といったこともありました。月次の締め切りに間に合わない「初月の未回収率」は80％に上るほどでした。
クラウドサイン導入後は書類の返送が非常に早くなり、送信してから10分足らずで返ってくることもあるほどです。それに伴って回収率も上がり、最近は1つも締め切りを超えることなく100%回収できました。ここまでの効果があるのか、と驚いています。
大福様
営業の方でも進捗確認のために先方と何度もやり取りが発生していました。注文書が返ってこないと工事に着手できないので、先方に頻繁に連絡したり、郵送では期日に間に合わない場合、営業担当者が直接書類を受け取りに伺うケースもありました。今はそのようなこともなくなり、間違いなく業務効率アップに繋がっています。
―やり取りがスムーズになったことで、業務に良い影響はありましたか。
森谷様
クラウドサイン導入前は、紙書類の郵送作業は月次でまとめて行っていて、丸1日かかりきりになることもありました。今は帳票に必要な情報を入力後、クラウドサインでその情報を一括で取り込み一気に送信できるようになり、ほとんど負担に感じない作業量になっています。その分、他の日次業務に時間を費やせるようになりましたね。
松鵜様
私のところでも郵送のラベル印刷に丸1日かかっていたのですが、クラウドサインだとボタン1つで情報を取り込み、送信作業も完了するので、事務効率がかなり向上していることを実感します。
大福様
正直に言いますと、社内の雰囲気も良くなったと感じます。紙書類だと誤りが見つかったり、準備に時間がかかったりするので、営業と事務の間で互いにストレスを感じてコミュニケーションにすれ違いが起きやすかったんですよね。クラウドサインで部署内や部署間の連携がスムーズになったことでストレスがなくなり、社内コミュニケーションの円滑化といった面でも、好影響を及ぼしていると思います。
「電子化の流れは止まらない」。金銭面・精神面の負担を削減し、新たな商談機会を創出するクラウドサインの価値
―今後のクラウドサインの活用方針について教えてください。
森谷様
まずは内装事業から順次クラウドサインの導入を進めていって、他の部門にもこれまでの効果やメリットを共有して展開し、得意先も含め全社で電子化のメリットを享受していきたいと思っています。
―電子契約サービスをまだ導入していない建設・内装関連の企業様に向けてメッセージをいただけますか。
森谷様
業界的にはまだ紙に依存する傾向があって、DXが遅れているところもあると思っています。ただ、それでもクラウドサインのような電子契約サービスを使ったことがある会社さんは徐々に増えていることは確かで、土壌としては整ってきています。今から始めても遅いということはないので、ぜひ試してみてほしいですね。
松鵜様
紙契約の場合、分厚い製本でコストがかかりますし、「書類を送った・送っていない」というトラブルも起こりがちです。しかし、電子化することで製本に係る事務コストはゼロになる上、送信の証跡も残るので、金銭面だけでなく精神的な負担も解消できるんですよね。電子化の流れはもう止まることはないので、早めに「使えるツール」を手に入れておくべきではないでしょうか。
大福様
スムーズに契約ができるのが一番ですよね。営業部にとっては、電子契約によって書類の紛失リスクがなくなり、互いのコストを軽減できれば新たな商談にもつながるかもしれません。クラウドサインを使った電子契約の利便性をぜひみなさんにも体感してほしいなと思います。
※導入事例内に記載の機能やお客様情報等は取材当時のものであり、最新情報とは限りません。閲覧いただいている時点では内容が異なっている場合がありますので、ご了承ください。
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