WyL株式会社
相談支援部部長
梅澤義章様
導入後の効果
・契約業務全体の時間が最大90分から30分程度になり、約1/3〜1/2に短縮
・半日かかっていた製本作業時間がゼロに
・障害がある方など手書きが苦手な方でも、スマホ入力でスムーズな契約が可能に
WyL株式会社は「全ての人に“家に帰る”選択肢を」というビジョンのもと、訪問看護・介護サービスなどを展開し、全国30か所以上に事業所を設置しています。子どもから高齢者まで幅広い年代に対応し、利用者に寄り添ったサービスを提供しています。
同社では創業当初から本部でクラウドサインを活用していましたが、2025年8月より、障害福祉サービスの一つである「計画相談支援事業」にも導入範囲を拡大しました。 導入の背景には、訪問サービス特有の「スタッフの移動時間の無駄」と、利用者様が抱えていた「手書きの負担」という2つの大きな課題がありました。今回は導入を推進した梅澤様にお話を伺いました。
一度に8か所の署名も。ご利用者様・ご家族様の「手書き」の負担を減らすために導入を検討
ーー以前から本部ではクラウドサインを導入されていましたが、新たに「相談支援事業」でも導入された経緯をお願いします。
梅澤様
本部ではほぼすべての帳票をクラウドで管理していまして、紙ベースだった契約書、重要事項説明書なども電子契約への移行を以前から検討していました。 私が担当する計画相談支援事業は障害をもっている方の利用も多く、なかには契約書への手書きのサインが負担になる方もいます。ご自身での署名が困難な方等は契約書一式（2部）を作成するのに、住所と名前を計8か所書かなくてはいけないこともあり、尚且つ医療・福祉制度のご利用には各社毎の契約が必要な為、少しでもご利用者様の負担を減らして差し上げたいと考えていました。
ーースタッフ側の業務課題もあったのでしょうか。
梅澤様
はい。個人情報を含む重要書類は、事務所にある鍵付きキャビネットでの保管が必須です。そのため、ご利用者様のご自宅などの訪問先で契約を結んだ後、その書類を保管するためだけに事務所に戻る必要がありました。直行直帰ができず、移動時間やコストが大きな課題となっていました。
ーー数ある事業のなかから相談支援事業に導入した理由や経緯を教えてください。
梅澤様
相談支援事業は、障害福祉サービスを受けたい方向けの事業で、当社の相談支援専門員が行政へ提出する書類の作成など必要な手続きをサポートしています。
対象となる方はお子さまから65歳ぐらいまでと幅広く、日頃からスマートフォンやパソコンを使っている世代ですので、電子契約を利用するハードルが低かったことが理由のひとつです。ご利用者様本人（18歳未満は保護者）のメールアドレスが必要ですので、最初からアドレスを持っていれば契約もスムーズに進みます。
知名度とセキュリティで「安心」のクラウドサインを選択。紙とのハイブリッドで柔軟に対応
ーー電子契約サービスを選ぶ際、重要視された点があれば教えてください。他社のサービスと比較もされましたか。
梅澤様
重要視したのは「法令対応」と「セキュリティ」です。ご利用者様にメールで契約書を送る際、見慣れないサービス名だと「本当に安全なのか？」と不安に思われる可能性があります。そのため、ネームバリューがあり、セキュリティ体制が強固なクラウドサインを選びました。
何社か比較しましたが、本部がすでにクラウドサインと契約をしていたので、サービス内容を知っていて安心感がありました。年間200〜300件の利用を想定しており、件数や料金も含めて最もマッチした点も決め手にもなりました。
ーー どのような契約書を電子化されたのでしょうか 。
梅澤様
計画相談支援事業の契約書、重要事項説明書、個人情報の使用同意書、委任状の4種類です。現在は月15件ほど送信しており、ほぼ想定どおりの件数です。
契約の流れとしては、初回に対面で契約内容をご案内して、タブレットの画面上でサインをいただいています。以前は弊社側で紙の契約書に名前を書いて持参していましたが、契約できなかった場合は、その紙を廃棄せざるを得ませんでした。しかし、電子契約なら、利用者さんに名前と住所を入力していただくフローだけを残して先に行けるので、そのような無駄もありません。
抵抗がある方には強制せず、紙の契約書とケースバイケースで対応
ーー電子契約サービスを展開するうえで、ご利用者様にはどのように説明されましたか。
梅澤様
最初から「絶対に電子契約です」と契約方法を強制はせず、電子契約に少しでも抵抗や不安がある方には、紙の契約書を使用しています。電子契約を選ばれた方には、画面上で契約内容を説明し、その場でご利用者様のメールアドレスに契約書を送り、すべてのサインの記入に至るまで、丁寧にサポートしています。
ーー導入後、利用者様からはどのような反応がありましたか。
梅澤様
やはり「手書きの負担がなくなった」という点が最大のメリットです。 これまでは記入だけで疲れ果ててしまい、肝心の話をするのがやっとという方もいらっしゃいました。入力がスムーズになることで、初対面のスタッフと緊張しながら過ごす「気まずい沈黙の時間」も減り、精神的な負担軽減にもつながっていると感じます。
ーー多くの企業では、紙と電子契約の「ハイブリッド運用」をされていますが、御社はいかがですか。
梅澤様
現在は約8割が電子契約、残り1～2割が紙という比率でしょうか。障害をお持ちの方の中には、手書きは難しいけれど、スマートフォンやパソコンなら入力できる方もいるので、ケースバイケースで対応しています。
電子契約はメールアドレスがあることが前提になるので、100％電子契約に移行するのは難しいですが、現在はお問い合わせをいただいた段階でメールアドレスを確認するようにフローを変更しました。事前にメールアドレスが分かっていれば、対面時にスムーズにご案内ができます。
契約の総時間が半分以下に。製本作業ゼロ、印刷代の大幅カットにも成功
ーーここからは現場への対応についてお聞きします。フローの変更や説明など、電子契約導入の課題はありましたか。
梅澤様
事前に、現場スタッフへクラウドサインの使い方を説明して練習もしましたが、うまく伝わらなかったこともありました。電子契約自体はPDF1枚だけですが、名前などの個人情報を入力する際、設定時に枠を入れてなかったなど小さなミスも発生しましたが、何度も操作することで徐々に覚えられました。
ーー 導入後、スタッフや現場にどのようなメリットがありましたか。
梅澤様
これまでは、スタッフが半日かけて大量の契約書を作っていましたが、作る頻度が圧倒的に減りました。出先からわざわざ事務所まで契約書を取りに戻る手間も省けましたし、大切な契約書を持ち歩かなくてもよくなりました。時短はもとより、スタッフにとっても精神的な負担軽減につながりました。
契約締結の対面時間そのものは30分程度で大きく変わりませんが、準備や移動を含めると1件あたりトータルで1時間〜1時間半ほどかかっていた業務が、今は30分程度で終わります。もちろん、印刷の必要がなくなったので、用紙代とインク代も削減できました。
ーー定性面の効果はいかがでしょうか。
梅澤様
以前の保管方法は、ご利用者様の名前ごとに「あ行」などの紙ファイルを作成し、キャビネットから探し出して収納するという、アナログ作業そのものでした。ちょうど保管スペースがなくなってきて、新しいキャビネットの購入を考えていたタイミングでしたので、その購入費用や場所の確保が不要になったのは大きいですね。
スタッフが普段使っているパソコンやタブレットで契約ができるので、契約書を持ち歩く手間や、わざわざ事務所まで取りに戻る際の移動時間がほぼゼロになり、業務効率も向上しました。
在宅サービスは導入の効果大、スタッフ利用者双方にメリット
ーー最後に、電子契約を導入したことを踏まえて、アドバイスやメッセージがあればお願いします。
梅澤様
当社の場合、ご利用者様よりも、スタッフへの説明が大変でした。紙の契約書に慣れているスタッフにとって、電子契約は操作面でハードルが高かったようです。
とはいえ医療・介護分野のなかでも、「在宅サービス」では、導入のメリットが大きいと実感しています。利用者さんの自宅と事業所を往復するなど移動をともなう業務の場合、移動コストをゼロにできますし、契約前後の付随業務の時短にもつながります。なんといっても、ご利用者様の負担を減らせることで、より多くの方にサービスをご利用いただける機会を創出できます。迷われている方は、ぜひ導入をご検討ください。
※導入事例内に記載の機能やお客様情報等は取材当時のものであり、最新情報とは限りません。閲覧いただいている時点では内容が異なっている場合がありますので、ご了承ください。
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