年間数千件の書類管理をGoogleスプレッドシートから「クラウドサイン カンリ」へ移行し、契約書管理業務の属人化解消に成功

ディーブイエックス株式会社
経営管理部 経営管理部法務課長 真柄修也様
経営管理部 法務課 西尾佑智様

 

医療機器の輸出入、販売・レンタルのほか、研究・開発なども手がける専門商社のディーブイエックス。同社は世界中の機器メーカーだけでなく、その商品の納入先となる病院も主な取引先となっており、毎年数千件規模の契約のやり取りが発生しています。

しかし、同社はこれまでGoogleスプレッドシートで契約書管理台帳を作成し、手作業で編集するなどのアナログな契約管理を行なっていたため、属人化に陥っていました。そうした状況からの脱却を図るため、「クラウドサイン カンリ」を導入。電子契約サービスとしてすでに利用していたクラウドサインとの組み合わせにより、確かな効果を実感しています。

時間のかかる非効率な手作業と属人化した契約書管理業務が課題に

―以前は契約書をどのように管理していましたか。

西尾様

契約案件が発生するたびに1つ1つ手入力していました。具体的には、取引先と契約締結することが判明した段階で、スプレッドシートで作成していた台帳にその時点で分かる情報を記入しておき、実際に締結済みになった後で契約書名や締結日、金額など詳しい内容を台帳に追記するという運用になっていました。

弊社は医療機器の商社なので、どの機器をどの病院に納入するのかも重要な情報になりますから、その情報もしっかり記録しておかなければなりません。それが毎日10件以上発生していて、1か月あたりにすると一連の作業に十数時間はかかっていたと思います。

機器はレンタルが多いですが、販売のケースもあります。その他にメンテナンス契約や契約の自動更新もあって、1つ1つのステータスを台帳に反映していくのは手作業だととにかく大変でした。また以前は複数人がそれぞれ別に記入していたのでヒューマンエラーが発生しやすく、作業が属人化しているのも問題でした。

―作業の属人化とは、具体的にはどのような状況だったのでしょう。

真柄様

台帳への入力作業は案件の進捗管理を兼ねています。契約の途中段階から台帳への記入が発生することもあるので、それ以前の事情を正確に把握していないとどこをどう編集すればいいか分かりにくい状況でした。そのため「前提知識がなくても、誰が作業しても、正しく管理できるようにしたい」と考えていたんです。

さらに、クラウドサイン カンリ導入の決定的なきっかけになったのが、メンバーの変更があったことでした。台帳管理の仕方をよく知っているメンバーが抜けることになり、新しく入社される派遣社員の方が管理できるような体制構築を検討することになりました。

―他のサービスやツールは検討されましたか。

真柄様

契約書などの文書を管理できる他のサービスとも比較したのですが、正直なところ費用面がかなりのネックでした。我々の場合、契約件数が年間数千件と比較的ボリュームがあり、その規模だと他のサービスではどうしても費用が大きくかかってしまいます。

その点、クラウドサイン カンリはスケールしてもそこまでコストがかさまないですし、契約書の内容を読み取って台帳に自動記入するAI機能も備えています。アクセスをコントロールして必要な人に共有できる、といった契約締結後のデータ管理まで強化できるので、クラウドサイン カンリは圧倒的にコストパフォーマンスが高いと感じました。

クラウドサインのサポートにより、必要情報の抽出を自動化

―導入にあたって苦労したことはありますか。

西尾様

今まで使っていたスプレッドシートの台帳から仕組みが完全に変わることと、過去の契約書をどうするか、といったところが課題になりました。過去の契約書は1万件以上あり、その全てを移行するのは難しいので、何を削って何をクラウドサイン カンリに登録するべきか、といった部分で少し悩みました。

最終的には、必要なものを精査して直近の契約書を登録し、自動更新の契約は都度登録していく形にしましたが、準備時間はそれなりにかかりましたね。

―AIで契約書内の要素を自動抽出する機能は活用できたでしょうか。

西尾様

導入直後はどう設定するのがベストなのか、調整するのに手間取ったのが正直なところです。ただ、その部分はクラウドサインの担当の方に相談して、うまく我々のやりたいことが実現できました。

たとえば、契約の相手方とは別に、実際の納入先となる病院に関わる情報も必要だったので、その抽出のやり方は試行錯誤しました。特定の種類の契約については他部署のメンバーが契約書の中身を一部確認する必要があるとのことで、その情報も自動抽出するようにしました。

業務の属人化が解消され、人材マネジメントの最適化にも繋がったクラウドサイン カンリの導入

―導入後の作業フローはどのように変化しましたか。

西尾様

案件発生段階での台帳への記入作業は完全になくなりました。締結済みの契約書データを登録するだけで中身をAIが読み取り、必要な情報が自動抽出されてクラウドサイン カンリ上の台帳に登録されます。我々がやるべきなのは情報が正しく登録されているかのチェック作業だけですね。

そのチェックも、台帳と契約書をクラウドサイン カンリ上でシームレスに確認できるので非常に便利です。これまではPDF化した契約書を台帳とは別の場所で管理していたので、台帳で検索してから契約書データの保管場所を調べる作業が必要でした。それが今では、台帳を検索したときに現れるPDFのアイコンをクリックするだけで契約書のPDFにたどり着けます。

真柄様

前提知識が必要だった業務の属人化も解消できましたし、締結後の契約書管理は全て派遣社員の方にお任せできています。もともと入力作業をしていた社員には契約書のチェックに注力してもらうなど、作業分担やメンバーのスキルの活かし方を最適化することができたので、人材マネジメントの観点でも改善が進みました。

―クラウドサインとクラウドサイン カンリをセットで利用することによるメリットはありましたか。

西尾様

クラウドサインで締結した契約書が、翌日には何もしなくてもシステムに情報登録されていて確認できるんですよね。以前は台帳に記入して、契約書データも所定の場所に保存して、というように全く別々の作業が都度発生していたのが、今はクラウドサインで締結するだけ。必要なのは各種情報の確認だけなので、本当に楽になりました。

また、私自身の業務としては契約書作成に関わる部分だけでなく、社内からの相談など法務全般のさまざまな業務があるので、そこに時間をかけられるようになったのも変化と言えます。他の領域でもツールを使って何か改善できないかな、という発想が生まれるようになったのもいいことだと思っています。

契約業務を効率化・省力化し、スムーズな事業展開にも貢献

―最後に、クラウドサイン カンリの導入を検討されている企業に向けてメッセージをお願いします。

西尾様

クラウドサイン カンリの導入により、台帳への入力の手間が省けるうえに作業の属人化も解消できるので、業務改善に繋がるのが大きなメリットだと感じています。すでにクラウドサインを利用しているなら、クラウドサイン カンリも導入することでスムーズに契約書の締結・保管・管理まで自動化できるので本当におすすめです。

真柄様

管理すべき契約書のボリュームが多い企業であるほど、クラウドサイン カンリを導入したときの効果はより大きいように思います。当社の場合、商品販売がメインで1回限りの契約書になることも多いのですが、定期的な契約更新が必要な商材を扱っている会社さんにおいては、その更新管理をミスなく行えるという意味でもメリットは大きいはずです。

クラウドサイン カンリを使えば検索性も高くなり、法務課としては社内からの契約書に関する問い合わせに素早く対応できるようにもなります。結果的にそれが会社の事業をスムーズに展開していくことにもつながるのではないでしょうか。

主な機能や特徴がわかる
クラウドサイン カンリ サービス説明資料

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