株式会社find 管理部
秋山義之様
「落とし物」をめぐるあらゆる課題をテクノロジーで解決するスタートアップ、株式会社find。鉄道事業者、空港、商業施設向けに遺失物管理プラットフォームを提供するほか、問い合わせ対応を請け負うBPO事業も急成長を遂げています。
同社では従来、GoogleドライブとNotionを組み合わせて独自に契約書の管理体制を構築していましたが、事業の拡大に伴って契約件数が急増。1件あたり最大10分を要する手入力作業や、フォルダ整理に伴うリンク切れといった課題が、バックオフィスを担う管理担当者の大きな負担となっていました。
管理体制の標準化とさらなる生産性向上を目指して導入したのが、AIによって契約情報の抽出と台帳作成を自動化できるサービス「クラウドサイン カンリ」です。導入によってどのように生産性向上を実現したのか、お話を伺いました。
導入後の効果
・工数削減： 1件10分を要していたNotionへの手入力作業が、AI読み取りにより「数秒のチェック」のみに激減。
・紙・電子の一元管理を実現： 人事労務関係以外の全契約書のほぼ100%をクラウドサイン カンリ上で一元管理。
・情報管理体制の構築： 全社で約40アカウントを発行。現場が自ら情報を確認できる体制を構築し、バックオフィスへの問い合わせを削減。
事業拡大に伴い契約書管理台帳への手入力が負担に
――はじめに貴社の事業内容と秋山様の業務について教えてください。
秋山： 弊社は「落とし物」に関する課題を解決するビジネスを展開しています。具体的には、鉄道会社様や複合施設様に落とし物管理システムを提供し、さらにお客様からの問い合わせに対応するチャットサポートなどのBPOサービスをセットで提供しています。
私自身は管理部のメンバーとして、経理、総務、といったバックオフィス業務を担当しています。
――「クラウドサイン カンリ」導入前には、どのように契約書を管理されていたのでしょうか。
秋山： 電子契約も紙の契約書も、最終的な保管場所はGoogleドライブでした。ただ、それだけでは「どこに何があるか」を検索したり、契約の更新期限を把握したりすることが難しいため、Notionを使って自分たちで「契約書管理台帳」を構築していたんです。
具体的には、Notionのデータベース上に、タイトル、締結日、相手先、契約期限、自動更新の有無など10項目ほどのプロパティを作成していました。紙の書類をスキャンしてPDF化してドライブに入れ、そのURLを拾ってNotionに一行ずつペタペタと貼り付けていくという手動の運用を続けていました。
――その運用で、具体的にどのような課題を感じていましたか？
秋山： 1件あたり最大で10分ほどかかっていた膨大な手入力工数による負担です。また、Googleドライブ側でフォルダ整理のためにファイルを動かすと、Notionに貼ったURLがリンク切れになってしまい、いざ書類を確認したいときに「ファイルが見つからない」という事態が頻発し、管理担当者として課題に感じていました。
また、Notionは全社共有ツールとしての側面が強いため、閲覧権限をフォルダ単位で細かく制御することが難しく、機密性の高い書類の管理にも限界を感じていたんです。
「生産性向上」の鍵は、AIによる入力作業の自動化にあり
――多くのリーガルテックツールがある中で、なぜクラウドサイン カンリを選ばれたのでしょうか。
秋山： 決め手となったのは、生産性向上が見込めたからです。
とくに、AIが契約書の内容を自動で読み取って台帳を生成してくれる自動読み込み機能が便利だと感じました。これまで10分かけて転記していた作業を、システムが代行してくれる。これこそが、専任の担当者がおらず、広範なバックオフィス業務を行っている状況に必要な効率化だと感じました。
また、Googleドライブでは実現できなかった「複数階層でのフォルダ管理」が可能になることも大きなポイントでした。BPO事業を展開する上で、案件ごとに契約を整理できる柔軟性と、契約管理に特化した機能が両立している点は、他社サービスと比較しても大きなアドバンテージでしたね。
過去の契約書の棚卸しで見つかった管理の死角
――導入にあたって、過去の契約書の移行も行われたそうですね。このプロセスで何か発見はありましたか？
秋山： はい、既存の契約書データを一気に移行したのですが、これが実は弊社にとって過去の契約書の棚卸しになりました。実際に作業をしてみると、以前の運用では気づけなかった管理の抜け漏れの発見に繋がりました。
「本当はあの書類があるはずなのに（ドライブに）入ってないな」というのがパッと見つかった。見落としを防げたのは大きいと感じています。
――「クラウドサイン カンリ」への移行作業自体が、管理体制の整備につながったのですね。
秋山： はい、管理サービスに移行するという明確な目的があったからこそ、過去の不備を見つけることができました。現在は、人事労務関係を除いた全契約書のほぼ100%をクラウドサイン カンリで保管しています。
「クラウドサイン カンリを見れば、社内の契約のすべてがわかる」という状態を作れたことで、管理の漏れに対する不安が解消されました。
「毎回管理部に聞かなくてもいい」情報管理体制の実現
――導入後、実際の運用はどのように変わりましたか。
秋山： クラウドサインで締結した書類は、何もしなくても自動で「クラウドサイン カンリ」側へ取り込まれます。私の作業は、AIが読み取った「日付」や「金額」が正しいかどうかをパッと見て、登録ボタンを押すだけです。体感としては、かつて10分かかっていた管理台帳への記入作業が「数秒のチェック」にまで短縮されました。
――現場のメンバーの方々の反応はいかがでしょうか。
秋山： 現在、正社員の全員にあたる約40アカウントを発行しています。以前は、営業担当から契約書の保管場所に関する問い合わせが来ることもありましたが、今はほとんどありません。営業メンバー自らログインし、検索機能を使って必要な情報を見つけ出しています。
また、弊社ではカスタム項目として台帳に「反社条項の有無」、「NDA条項の有無」や「再委託が可能かどうか」というフラグを設けています。BPO案件を動かす際、毎回契約書を読み返さなくても、一覧画面を見るだけで判断できる点も助かっています。
クラウドサイン カンリの導入はさらなる事業成長を支える投資になる
――期限管理の面でも、ポジティブな変化はありましたか。
秋山： はい。以前はNotionの台帳を手動でチェックしていましたが、今は更新期限が近づくと自動で通知メールが届きます。担当者を複数設定しておくことで、万が一の「見落とし」も物理的に防げる。この安心感があるからこそ、より付加価値の高い実務に時間を割けるようになりました。
――最後に、導入を検討している企業の担当者の方へアドバイスをお願いします。
秋山： クラウドサイン カンリのようなシステムを導入することは、単なるツール導入ではなく、「会社の生産性向上」に向けた投資になるのではないでしょうか。手入力のような「人間がやらなくてもいい作業」を自動化し、情報を誰でも使える資産に変える。その一歩を踏み出すことで、バックオフィスは間違いなく、事業の成長を加速させる強力なエンジンに変わるはずです。
※導入事例内に記載の機能やお客様情報等は取材当時のものであり、最新情報とは限りません。閲覧いただいている時点では内容が異なっている場合がありますので、ご了承ください。
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