御社のサービス内容について教えて下さい。
当社は、「遊べる本屋 Village Vanguard」を運営する株式会社ヴィレッジヴァンガードコーポレーションの子会社であり、ファッション、雑貨、本、DVDなどの商品をオンラインで販売するオンラインストア「ヴィレッジヴァンガードオンライン」を運営しております。
当社ストアの特徴としては、ヴィレッジヴァンガードでしか販売していない商品や、個人の方が制作したオリジナルのユニークな商品などを取り扱っていることです。ここでしか手に入らない商品やオリジナル性の高い商品などが手に入るオンラインストアとなっています。
そのようなサービスを運営する上で、契約取引は今までどのようにされてましたでしょうか。
当社ストアの特徴でもご説明しましたが、オンラインストアでは個人の方が制作したオリジナルの商品を多く取り扱っていますので、商品の仕入先も多いのが特徴です。
このような新規に取引する仕入先とは、基本契約を締結することになりますが、今までは全て紙で契約締結を行っていたため、契約締結作業に手間を要し、締結までの時間も1〜2週間ほどは掛かっていました。契約締結以外にも、取引先から基本契約書が返送されたかどうかの管理も必要で、契約締結・管理に掛かっていた会社全体のコストは相当かかっていたように思います。
電子契約サービスの中で、なぜクラウドサインを選んだのでしょうか。
その他の電子契約とも比較したのですが、結果的にはUIのデザインで決定しました。
電子契約の特徴ですが、自分だけが利用するだけではなく、自社の従業員や取引先にも利用してもらうことになりますので、UIでの使いやすさは重要な要素となります。
また、弁護士ドットコム社が運営しているという安心も決め手の一つとなりました。契約書という重要な書面を扱う以上、どこがそのサービスを運営しているかという点も当社にとっては極めて重要ですので、運営主体が信頼できる会社だったので非常に安心でした。
運営主体が弁護士ドットコムだからこその信頼感
利用にあたって、従業員/取引先への周知方法はどのようにされましたでしょうか。
利用を決めた後、従業員に対しては、簡単にですが導入にあたって利用する方法を説明するための説明会を開催しました。実際に利用してみても、従業員は特に違和感なく利用しているようで、導入決定から実際の利用までは特に期間を設けずに、すぐに実際の実務運用まで移行できました。
取引先に対しても、クラウドサインで契約締結を行いたい旨を契約締結の前に一報する運用にしており、特にクラウドサインでは締結できないといった声も上がらず、基本的には全ての取引基本契約をクラウドサインにて締結を行っています。
クラウドサインの利用後はどのように変わりましたでしょうか。
契約締結作業にかけるコストが大幅に短縮されることになったのが、当社にとって非常に大きなメリットです。郵送費用などの直接的なコスト削減に繋がったこともありますが、契約締結作業にかかっていた手間などの削減もとても助かりました。
また、スタンダードプランに変更後は権限管理機能を利用することができ、管理権限者は、実際にクラウドサインを通して契約締結を行った担当者の書面についても、横断して閲覧・検索することができますので、会社全体の契約管理としても利便性が向上しました。
導入後も、様々な機能が追加されていますので、今後もクラウドサインの追加機能を有効活用して、業務の効率化を図ってゆきたいと考えています。
