クラウドサイン導入前は、契約締結のリードタイムとコスト、セキュリティが課題でした。
貴社の事業内容について教えてください。
ガイアックスは「人と人をつげる」というミッションのもと、ITの力で社会課題の解決を目指す企業です。
注力領域はソーシャルメディアやシェアリングエコノミーです。
ソーシャルメディア領域では、企業様向けの社内SNSの提供や、学校向けのネットいじめやトラブル解決用サービスの運用などを行なっております。
「人と人をつげる」というミッションのもと、ITの力で社会課題の解決を目指す
シェアリングエコノミー領域では、着地型観光の「TABICA」や中長距離ライドシェアの「notteco」など様々なCtoCプラットフォームを展開しております。
どのサービスで「クラウドサイン」をご利用いただいていますか。
業務委託契約書をメインとして、秘密保持契約書など入社に関するツールとして幅広く利用しています。
「クラウドサイン」の導入前にかかえていた課題をお聞かせください。
クラウドサイン導入前は契約締結のリードタイムとコストとセキュリティが課題でした。
導入前は全て紙で契約締結していたので、契約書を2部作成し郵送して1部返送してもらうのにリードタイムとコストがかかっていました。
また、締結後の書類を保管しておかなくてはいけないのでセキュリティの面でも細心の注意を払っていました。
なぜ他のツールではなく、「クラウドサイン」を選びましたか。
関西の拠点立ち上げをしていて、煩雑な契約業務をすぐに解決したいと「電子契約」について調べていました。
他のツールも検討しましたが、クラウドサインは他の会社に比べてとても対応が迅速で驚きました。
問い合わせをしたらすぐ返信がきて、弊社に説明をしに来ていただけました。
契約の法的根拠などに不安がありましたが、信頼できたのは運営会社が弁護士ドットコムだったからです。
また、事前にフリープランで機能の使用感を確かめることができ、とても使いやすかったのがクラウドサインを選んだ一番の決め手でした。
「クラウドサイン」を導入した後の業務の流れを教えてください。
クラウドサインを導入した後の業務は、以下の流れになっています。
- 事業部から採用者に採用通知
- 出勤前日、採用者にクラウドサインから契約書を送る
- 当日、担当者が採用者に説明してクラウドサインで契約締結をする
導入後はクラウドサインで契約書を送っておき、当日説明をして同意してもらうだけで契約締結が終了するのでとても助かっています。
締結方法は弊社用にマニュアル化した資料があるのでそれを見てもらっています。
株式会社ガイアックス 小暮 伯房様、流 拓巳様
「クラウドサイン」導入によってどのような効果がありましたか。
１週間から10日かかっていた締結時間が、クラウドサインでは3日程度になりました。
またクラウドサインは締結後すぐ契約書を確認できるので返送を待つ時間がなくなりました。
関西拠点では労務コストが非常に大きかったので、クラウドサインを導入したことで本来やらなければいけない業務に集中できるようになりました。書類の管理や検索もとても簡単になりました。
「クラウドサイン」の便利な点、気に入っている点があれば教えてください。
弊社で作成したテンプレートを使い、簡単に契約書が作成できるところが気に入っています。
従来の紙の契約書と比べても製本を2部作成し、郵送する必要がなくなったので劇的に便利になりました。
新しい業務の流れは現場に馴染みましたか。
クラウドサインの導入を決定してから現場の担当者の方々にデモをやってもらいましたが、特に問題もなく操作ができていました。事前にマニュアルもいただいていたので、スムーズに紙の契約から電子契約へ移行することができました。
弊社はIT系なので採用者もPCに慣れており、紙の契約書よりクラウドサインの方が喜ばれています。契約締結も円滑にできていると聞いています。
また私たちの方でもクラウドサイン上で契約状況を見ることができるので安心できています。
その他に懸念はありましたか。導入したところ、どうでしたか。
懸念点は特にありませんでした。クラウドサインの導入についてはセキュリティ担当者が一番前向きでした。
現在、地方拠点は関西のみですが、契約締結のコスト削減をすることができれば他の地方進出もしやすくなるのでは、と考えています。
今後は働き方改革の推進などでリモートワークの従業員も増えてくるので、クラウドサインを効果的に利用していく予定です。
