「クラウドサイン カンリ」で契約書を探す時間を数分から数十秒に短縮化　AIによる自動抽出機能で決算期などを即座に把握できる体制を構築

税理士法人おしうみ総合会計事務所
代表・税理士・公認会計士 鴛海量明様
管理部チーフ 斉藤恵理様

 

小～中堅規模の企業や個人事業主などを中心に、多数の顧客を抱える税理士法人おしうみ総合会計事務所。コロナ禍を契機にクラウドサインを導入しペーパーレス化を果たした同社ですが、特にここ数年は顧客数が急増し、やりとりする契約書の量が膨大になってきました。

そのままだと管理業務の負担増は免れないことから、さらなる業務効率を目指すべく導入したのが、契約書等の管理を手間なく自動化できるサービス「クラウドサイン カンリ」です。それによってどのような成果を上げているのか、活用方法についてお話を伺いました。

クラウドサイン導入によりペーパーレス化するも、後回しになっていた契約書の管理

―以前の契約業務はどのように行なっていましたか。

鴛海様

元々はすべて紙契約でした。製本したものを郵送するか、お客様に対面したうえで押印いただき、それをファイルにまとめて事務所のキャビネットに保管するという形です。ファイルに個別に顧客番号を振るなどして見分けやすくはしていたものの、管理方法は完全にアナログなやり方でしたね。

 その後、コロナ禍になって対面でのやり取りが難しくなったのを機にクラウドサインを導入し、契約書を電子化しました。ただ、管理方法まではあまり深く考えていなかったのです。とりあえず新しい契約についてはペーパーレスになったし、クラウドサインにアクセスすれば一応いつでも中身を確認できますから。

―その後「クラウドサイン カンリ」を導入されました。何がきっかけになりましたか。

鴛海様

以前の紙の契約書と、電子化されている契約書が混在するようになってしまい、それを一元管理したいと思ったことがきっかけです。私たちのような会計事務所はお客様と一度契約すると長くお付き合いさせていただくことが多いのですが、企業の業績が拡大したりして税理士としての業務負担が大きくなった場合には、料金改定など契約の変更についてご相談することがあります。

その際には現在の契約内容を確認しなければなりません。紙の契約書の場合は保管場所から探し出して、実際にパラパラとページをめくって内容をチェックする必要があります。どうしても手間がかかっていましたし、そもそも契約書の保管スペースが手狭になってきて過去の契約書の電子化も課題のひとつになっていました。そんなときに「クラウドサイン カンリ」のご提案をいただき、クラウドサインとの連携のしやすさから導入を決めた、という経緯です。

プロンプトのカスタマイズによる必要項目の自動抽出で決算期や顧問料などの情報把握を容易に

―最初は紙の契約書をクラウドサイン カンリに取り込むところからのスタートだったと思いますが、苦労したことはありますか。

斉藤様

やはり紙の契約書を1枚1枚電子化していくのには時間がかかりました（※）。すべて私たちの手で頑張ってデータ化し、だいたい2カ月ほどかかったように思います。

ただ、クラウドサイン カンリの初期設定にはさほど時間はかかりませんでした。使い方のマニュアルを弁護士ドットコムからいただけましたので、権限やフォルダ分けなどの設定につまずくようなこともなく、すんなり進められましたね。

（※編集部注）別途オプションにてスキャン代行サービスも提供しております。

―運用面で工夫されたことはあるでしょうか。

斉藤様

フォルダについては、税理士業務を提供しているお客様を法人と個人とに分ける、それ以外のお付き合いのある事業者様とを分ける、というような設定をして保管している契約書を探しやすくしました。

また、契約書の内容から特定の項目をAIで自動抽出する機能では、独自のプロンプト（命令文）も設定しています^※。私たちの場合は決算期がいわば契約の見直しのタイミングになりやすいので、契約書内にある決算期や顧問料などをカスタム項目として抽出するようにしました。そうした項目は一覧で素早く確認できるので把握が容易になり、業務効率の向上にもつながっています。

（※編集部注）クラウドサイン カンリでは、AI自動入力設定の編集画面より、現在設定されているプロンプトの確認や編集、新たに作ったカスタム項目のプロンプト設定が可能です。設定方法は動画によるマニュアルにてご確認いただけます。

契約書を探す時間が「数分から数十秒」へ大幅に短縮

―他にも導入の効果を実感するところがあれば教えてください。

鴛海様

とにかく検索が楽になりました。お客様と締結した契約書は全部クラウドサイン カンリの中にありますので、現契約を確認したいときはそこで会社名を入力するだけでパッとすぐに出てきます。紙の時は少なくとも数分はかかっていた作業が、今は数十秒にも満たない時間で終えられるようになりました。

斉藤様

変更契約書は、それにひもづいている現契約も確認でき、過去からの変更の経緯や履歴みたいなものまで分かります。お客様と交渉する際に、そうした履歴を参考にできるので便利だ、という声も担当スタッフからよく聞いています。

あとはクラウドサインで契約した場合は締結後に自動で連携するので、何もしなくてもクラウドサイン カンリに登録されて検索できるようになるのも嬉しい点です。

人事関係の契約も含めて一元管理でき、業務体制の変化にも対応しやすくなる

―今後の活用方針について考えていることがありましたら。

斉藤様

今は人事関係の書類もクラウドサイン カンリに登録し、フォルダに権限設定して人事部門のスタッフだけが見えるようにして保管しています。そういった事務所内の書類管理でも有効活用できることが分かりましたので、雇用契約のような他の文書でもどんどん使っていきたいですね。

クラウドサインとクラウドサイン カンリでペーパーレス化を実現できたわけですが、今や会計、勤怠、ワークフローなどバックオフィス業務のほとんどがクラウドサービスです。これからはさらなる業務効率化に向けて、クラウドだけでなくAIの活用も広げていきたいと思っているところです。

―税理士事務所をはじめ、クラウドサイン カンリを導入してみたいと考えている方に向けてメッセージをいただければ。

鴛海様

税理士報酬を見直すタイミングというのは、たいてい決算の作業が終わった後になるかと思います。そのタイミングを把握できるようにするためにも、クラウドサイン カンリでお客様ごとの決算期を見える化しておくことは大事ではないでしょうか。

多数の顧客を抱えている事務所では、決算や申告期限を迎えるお客様がいつの時期にどれくらいの数あるか、というのを正確に覚えておくのが難しいかもしれません。それを一元的に管理しておけるという意味でも、クラウドサイン カンリは貴重なツールだと感じています。

斉藤様

たとえ今は小さな事務所だとしても、業務が拡大していけば人や書類も増えますし、スタッフの入れ替えも発生するはずです。そうしたときに契約書の内容を素早く検索できる、担当が変わってもどこに契約書があるかがはっきりしている、というのは大きなメリットですよね。

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